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Conservazione Sostitutiva PEC – Software Conservazione PEC

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Software Conservazione PEC

La conservazione PEC a norma è un obbligo previsto dalla normativa italiana che impone alle aziende di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) per un periodo di tempo specificato dalle normative vigenti.

La conservazione PEC a norma è un processo critico per garantire l’integrità e la prova legale dei messaggi di posta elettronica certificata.

Per farlo, le aziende possono utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) in grado di soddisfare le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative.

I sistemi SEA possono garantire l’integrità dei messaggi PEC tramite la firma elettronica e la crittografia, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la tracciabilità e l’immutabilità dei dati.

La conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per garantire la conformità alle normative e proteggere l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione PEC a norma possono incorrere in sanzioni e multe significative. Per questo motivo, è importante adottare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) affidabile e conforme alle normative vigenti per garantire una corretta conservazione a norma delle PEC.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.
Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come e perché conservare le PEC a norma

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Come e perché conservare le PEC a norma

La conservazione PEC a norma è la pratica di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in conformità alle normative vigenti. La PEC è una forma di posta elettronica che offre una prova legale dell’avvenuta ricezione del messaggio e della sua integrità.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è necessario seguire alcune regole fondamentali. In primo luogo, è necessario conservare i messaggi PEC per il periodo di tempo specificato dalle normative vigenti. Inoltre, i messaggi PEC devono essere archiviati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) che soddisfi le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative. I sistemi SEA sono in grado di archiviare i messaggi PEC in modo sicuro e con una struttura organizzativa che rispetta le normative di conservazione. Inoltre, è importante che la conservazione a norma delle PEC sia effettuata in modo tempestivo e regolare. Ciò significa che i messaggi PEC devono essere archiviati in modo continuo e non devono essere alterati o cancellati senza una motivazione legittima.

In conclusione, la conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per le organizzazioni che utilizzano questo tipo di comunicazione. Una corretta conservazione a norma delle PEC garantisce la conformità alle normative e protegge l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine. In particolare, la conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS).

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro?

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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro

Il workflow è un flusso di lavoro aziendale che prevede diversi step. Una sua migliore gestione rende più facile ed efficacie il lavoro di tutta l’azienda.

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni azienda si ritrova ad affrontare, poichè i flussi di informazioni, di dati e di documenti sono molteplici sempre e quindi l’azienda rischia continuamente che qualcosa vada perso ,e di conseguenza rischia danni amministrativi e rallentamenti nella produttività.

Noi di Aeffegroup con la progettazione di Arcadoc abbiamo pensato anche a alla gestione del workflow. Arcadoc è un software che supporta oltrettutto anche un vero e proprio sistema di workflow documentale.

I punti di forza di Arcadoc sono molteplici:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

La soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali

Il software è di facile utilizzo e intuitivo.

Con l’editor visual è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente, con un controllo cosi più accurato di tutte le fasi del workflow ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza e minimizzando gli errori e i ritardi.

Per quanto detto fino ad ora quindi migliorare la gestione del “workflow” è uno degli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Il Sistema di Workflow con Arcadoc

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Il Sistema di Workflow con Arcadoc

Cos’è il Workflow Documentale Digitale? Il workflow documentale digitale è un sistema che automatizza e controlla il flusso dei documenti all’interno di un’organizzazione. Si basa sull’utilizzo di software specializzati che permettono di creare, revisionare, approvare, distribuire e archiviare i documenti in formato elettronico. Questo tipo di sistema sostituisce i tradizionali flussi documentali basati su carta e semplifica i processi aziendali, riducendo tempi e costi.

I vantaggi del Workflow Documentale Digitale:

  1. Maggiore efficienza operativa: Il workflow documentale digitale elimina i processi manuali e riduce la necessità di spostarsi fisicamente con documenti cartacei. Questo permette un notevole risparmio di tempo, semplifica le attività quotidiane e consente una maggiore produttività. I documenti possono essere facilmente condivisi, modificati e approvati in modo collaborativo, riducendo i ritardi e gli errori.
  2. Migliore tracciabilità: Il sistema di workflow documentale digitale offre una visione chiara e dettagliata dello stato di avanzamento dei documenti. È possibile identificare rapidamente chi è responsabile di una specifica fase del processo e monitorare i tempi di elaborazione. Ciò garantisce una maggiore tracciabilità e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
  3. Maggiore sicurezza e controllo: Il workflow documentale digitale consente di impostare regole di accesso e controllo sui documenti. Solo le persone autorizzate possono visualizzare, modificare o approvare i documenti, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o modifiche indesiderate. Inoltre, i documenti sono archiviati in modo sicuro e possono essere facilmente recuperati in caso di necessità.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

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Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

 

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.
Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,
ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile
La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.
Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:
  • l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
  • riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
  • il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
  • mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
  • conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
  • personalizzabile
  • sempre disponibile

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come gestire il “ciclo di vita” di ogni documento

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Come gestire il “ciclo di vita” di ogni documento

Come gestire il ciclo di vita di ogni documento? Il Workflow documentale ti da questa possibilità rendendo il lavoro più efficiente.

Un documento può essere quindi acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato ottimizzando tutti i processi.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di Workflow Documentale

Arcadoc diventa la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali.

Cosa significa per Arcadoc “ottimizzare i processi”?

Ottimizzare i costi, ottimizzare il tempo, innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni, diminuire il rischio di errori e smarrimenti permettendo di aumentare i profitti dell’azienda.

Quali sono i punti di forza del Workflow documentale di Arcadoc?

  • Facile da usare: ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.
  • Editor visuale processi: è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.
  • Automazione processi: i documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.
  • Gestione stato di avanzamento lavori: facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori

La gestione del Workflow non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc.

Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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I flussi di lavoro con Arcadoc

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I flussi di lavoro con Arcadoc

La gestione del flusso di lavoro non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc

Un workflow, tradotto lettarlmente in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività, dette task, che si svolgono una di conseguenza all’altra.

Un Workflow documentale aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità dei prodotti/servizi e anche di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di flusso di lavoro .

 

I documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.

Con l’editor visuale è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

Quali sono i vantaggi del workflow documentale?

  • Completa automazione dei processi documentali aziendali
  • Controllo dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei tempi di evasione
  • Ottimizzazione dei processi aziendali e quindi efficienza
  • Minimizzazione  degli errori e dei ritardi

Con Arcadoc abbiamo ulteriori vantaggi:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi

Vantaggi non di poco conto nella frenetica quotidianeità lavorativa.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Il tuo nome (richiesto)

    Ragione Sociale

    La tua email (richiesto)

    Telefono

    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Chiave.

     

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    Aumentare la produttività con Arcadoc

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    Aumentare la produttività con Arcadoc

    Gestione flussi di lavoro aziendale

    “La gestione documentale è un processo informatico dei documenti,  processo che può essere suddiviso in 3 fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma”.

    Ma cosa intendiamo nello specifico?

    Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, poichè all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire. La gestione documentale diventa quindi un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda soprattutto quindi se consideriamo l’aumento esponenziale dei dati e delle normative sulla privacy.

    Arcadoc permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

    Il software di Arcadoc è stato sviluppato dai professionisti di Aeffegroup per soddisfare le esigenze delle piccole, medie e grandi imprese. L’obiettivo è quello di  rendere utilizzabili nell’immediato le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano e di avere un controllo più minuzioso dell’accesso da parte dei collaboratori a queste informazioni aziendali.

    Attraverso la gestione elettronica dei documenti possiamo ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

    La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

    Gestire i documenti per migliorare la produttività

     

    Una corretta gestione documentale consente di eliminare il disordine, ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Attraverso questa gestione documentale è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti .

    In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

    Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. Inoltre la gestione documentale in Arcadoc ha un’ interfaccia grafica semplice ed intuitiva che ti smartizza ancora di più il lavoro.

    Riassumendo le caratteristiche principali della gestione documentale con Arcadoc

    • Facile da usare
    • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
    • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
    • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
    • Gestione delle contese su modifiche simultanee
    • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
    • Personalizzabile

    Per Maggiori informazioni:

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    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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    Gestire documenti in Cloud

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    La gestione dei documenti in cloud risulta una gestione ancora più efficiente.

    Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma cloud. Permette una rapida gestione del flusso di lavoro aziendale e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Arcadoc in versione Cloud è accessibile e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è quindi un esempio reale di Software as a Service (SaaS). Il Data Center Arcadoc è stato progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

    Il Software as a Service (SaaS) è “un insieme di mezzi, servizi e competenze che consente alle aziende di esternalizzare completamente alcuni aspetti del loro sistema informativo e sostituirlo con un costo di funzionamento piuttosto che con un investimento vero e proprio.” 

    Arcadoc SaaS presenta determinati vantaggi quali:

    • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati
    • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
    • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
    • conservazione a norma, sulla fatturazione elettronica e sul protocollo informatico
    • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
    • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo
    • protezione sicura degli accessi attraverso la tecnologia di crittografia ssl

    Per Maggiori informazioni:

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