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Funzione di gestione documentale

Funzionalità: Gestione Documentale

Arcadoc è il software sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali. Arcadoc, grazie alle funzionalità di workflow documentale supportate, permette una rapida gestione dei flussi di lavoro aziendali e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni.

La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

La gestione dei documenti aziendali è più semplice con Arcadoc.

L’utilizzo di sistemi di gestione documentale efficienti aiuta qualunque realtà aziendale a gestire in maniera più produttiva le risorse disponibili. Il software di gestione documentale Arcadoc è stato sviluppato sia per rendere immediatamente utilizzabili le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano, sia per un controllo più accurato dell’accesso a queste informazioni aziendali.

Attraverso questo controllo è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura, anche con quale livello di autorizzazione (in modifica o sola lettura) in modo semplice ed intuitivo. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti.

 Gestione documentale

  • Facile da usare
  • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
  • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
  • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione delle contese su modifiche simultanee
  • Possibilità di autenticazione attraverso Active Directory o protocollo LDAP
  • Personalizzabile

Arcadoc ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva.

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

Non solo i documenti, Arcadoc digitalizza l’intero processo!

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Tipo di Installazione
Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

Quanti documenti si prevede si Salvare in 1 anno?

Funzionalità accessorie
Conservazione E-mail e PecWorkflow e ConservazioneArchiviazione Fatture Elettroniche

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Classificazione dei documenti con Titolario

Classificazione dei documenti tramite Titolario

Arcadoc permette di gestire e classificare i documenti tramite titolario di classificazione che consente all’utente di gestire una struttura gerarchica di classificazione documentale; in questo modo sarà possibile raggruppare i documenti secondo logiche gerarchiche stabilite dagli utenti, in maniera speculare alla classificazione della documentazione cartacea.

Il titolario di classificazione supportato da Arcadoc ha una profondità parametrizzabile fino a quattro livelli. La classificazione definita nel titolario è applicabile sia ai documenti protocollati che ai documenti non protocollati attraverso un apposito campo presente nella scheda di protocollo per i documenti protocollati e nella scheda di classificazione per quelli non protocollati

E’ possibile modificare la classificazione di un documento così come inserire il valore della classificazione in un momento successivo all’operazione di attribuzione della segnatura di protocollo.

Gli utenti in possesso di apposito ruolo applicativo sono in grado di modificare il titolario di classificazione in modo semplice ed intuitivo. Le operazioni effettuate sono tracciate nel log del titolario e riportano: data e orario di effettuazione dell’operazione, nominativo dell’autore della modifica, tipologia della modifica effettuata, seguendo lo stesso paradigma utilizzato per il log delle operazioni effettuate sulle schede di protocollo, più avanti descritto.

Arcadoc ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva, vieni a trovarci non te ne pentirai!

Per Maggiori informazioni:

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Le funzionalità del protocollo informatico

Protocollazione informatica

Alle funzionalità relative alla gestione documentale generica di Arcadoc, si aggiungono inoltre le funzionalità tipiche del protocollo informatico.

Queste permettono di effettuare la protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita dall’azienda, nonché delle comunicazioni interne, secondo le norme di legge vigenti.

La protocollazione di un documento fa sì che questo non possa essere cancellato fisicamente, ma solo annullato in modo logico: in questo modo si impedisce la creazione di discontinuità nei progressivi di protocollo.

 

 

Il sistema inoltre supporta la stampa del registro di protocollo. Una funzionalità di stampa dei protocolli generati durante l’anno, in modo da avere un report formale e dettagliato dei documenti transitati in ingresso e in uscita dal protocollo aziendale.

 

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La funzione di protocollazione

Funzionalità: Protocollo Infomatico

Alle funzionalità relative alla gestione documentale generica di Arcadoc, si aggiungono inoltre le funzionalità tipiche del protocollo informatico

Queste permettono di effettuare la protocollazione dei documenti in ingresso e in uscita dall’azienda, nonché delle comunicazioni interne, secondo le norme di legge vigenti.

L’interfaccia di amministrazione supporta le funzionalità necessarie a definire le Aree Organizzative Omogenee e le segnature di protocollo, mentre aggiunge al ciclo di vita del documento i metadati relativi al protocollo.

Contestualmente alla generazione del protocollo, è possibile richiedere al sistema di generare un’etichetta (generata dalla stampante collegata alla postazione del protocollatore) contenente il “barcode” che identifica il documento protocollato. L’etichetta ha anche la funzione di permettere l’acquisizione massiva degli allegati dei documenti: un’applicazione desktop, collegata allo scanner del protocollatore, utilizza i barcode delle etichette per identificare in maniera automatica i protocolli presenti nelle immagini scansionate, e associare tali immagini ai documenti corrispondenti presenti a sistema.

 

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La gestione documentale, archiviare i documenti digitalmente, Gestione documentale, protocollazione informatica ,gestione sicura dei documenti, Modulo per la gestione documentale, archiviazione documenti cartacei, conservazione digitale, conservazione digitale dei documenti, software per archiviare i documenti digitalmente, software documentale, servizio di archiviazione documenti, custodia e gestione archivi cartacei, funzionalità di protocollo informatico, il protocollo informatico, protocollazione dei documenti, barcode per numero protocollo, etichetta barcode

Classificazione dei documenti tramite Titolario

Titolari di Classificazione

Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

 

Permette inoltre di gestire e classificare i documenti tramite i Titolari di Classificazione che consentono all’utente di gestire una struttura gerarchica di classificazione documentale, legata anche alla gestione della fascicolazione; in questo modo sarà possibile raggruppare i documenti secondo logiche gerarchiche stabilite dagli utenti, in maniera speculare alla classificazione/divisione in fascicoli della documentazione cartacea.

La classificazione definita nel titolario è applicabile sia ai documenti protocollati che ai documenti non protocollati attraverso un apposito campo presente nella scheda di protocollo per i documenti protocollati e nella scheda di classificazione per quelli non protocollati.

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Titolari di Classificazione

Classificazione dei dati tramite Titolario

Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

 

Permette inoltre di gestire e classificare i documenti tramite Titolario di classificazione che consente all’utente di gestire una struttura gerarchica di classificazione documentale, legata anche alla gestione della fascicolazione; in questo modo sarà possibile raggruppare i documenti secondo logiche gerarchiche stabilite dagli utenti, in maniera speculare alla classificazione/divisione in fascicoli della documentazione cartacea.

La classificazione definita nel titolario è applicabile sia ai documenti protocollati che ai documenti non protocollati attraverso un apposito campo presente nella scheda di protocollo per i documenti protocollati e nella scheda di classificazione per quelli non protocollati.

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La Gestione Documentale

La Gestione Documentale

La gestione documentale rappresenta il core dell’applicazione Arcadoc, su cui tutti i moduli aggiuntivi, che supportano funzionalità avanzate, si appoggiano.

Il ciclo di vita di un documento parte dalla sua creazione ad opera di un utente che ne definisce i metadati obbligatori, eventualmente quelli secondari (inclusa la tipologia) e ne effettua lo smistamento (ovvero ne stabilisce la visibilità in gestione o in consultazione) verso le strutture, gli utenti o i gruppi di utenti opportuni o combinazioni di questi

Ad un documento viene generalmente associato un allegato che ne costituisce il contenuto principale, e uno o più allegati secondari.

Qualche vantaggio?

Questo ed altro potrebbe convincerti che la gestione documentale digitale è ormai un’opportunità irrinunciabile. Con Arcadoc questo è possibile.

Per Maggiori informazioni:

 

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La conservazione Digitale dei documenti

Conservazione Digitale dei Documenti

Archiviare un documento cartaceo elettronicamente ed fruirne tramite tecnologie informatiche è ormai facilissimo, grazie alle nuove tecnologie.

Le normative vigenti ci obbligano a conservarli per soddisfare precisi obblighi, come quelli fiscali. Non tutti sono a conoscenza della possibilità di poter conservare i documenti in formato digitale, anziché in formato cartaceo, mantenendo anche tutta l’efficacia “civilistica”, come l’opponibilità a terzi.

Con i nostri software e le nostre soluzioni, la conservazione Digitale dei Documenti è facile ed economica.

Qualche vantaggio nella Conservazione digitale dei Documenti? Il risparmio di spazi per gli archivi, dei sistemi di sicurezza, del personale per il mantenimento degli archivi…

Questo ed altro potrebbe convincerti che la conservazione a norma è ormai un’opportunità irrinunciabile. Con il modulo software per la conservazione digitale dei documenti di Arcadoc vogliamo offrirvi la soluzione più semplice a questi problemi.

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Modulo Conservazione a Norma

Conservazione a Norma dei Documenti

Archiviare un documento cartaceo elettronicamente ed fruirne tramite tecnologie informatiche è ormai facilissimo, grazie alle nuove tecnologie.

La funzionalità di protocollo informatico e la conservazione integrate, permettono di velocizzare e semplificare i processi di controllo imposti dai regolamenti.

Il tutto senza alcuno sforzo e lavoro aggiuntivo!

Con i nostri software e le nostre soluzioni, la Conservazione a Norma dei Documenti è facile ed economica.

Qualche vantaggio nella Conservazione a Norma dei Documenti? Il risparmio di spazi per gli archivi, dei sistemi di sicurezza, del personale per il mantenimento degli archivi…

Questo ed altro potrebbe convincerti che la conservazione a norma è ormai un’opportunità irrinunciabile. Con il Modulo della Conservazione a Norma dei Documenti, vogliamo offrirvi la soluzione più semplice a questi problemi.

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Il Modulo Workflow Manager 

Il Modulo Workflow Manager 

Arcadoc rispetta le esigenze di divulgazione e distribuisce le informazioni in modo controllato e sicuro 

Grazie al modulo Workflow Manager di Arcadoc realizzato da Aeffegroup sarà possibile gestire i processi aziendali su di un flusso informatico.

Il Workflow Manager di Arcadoc consente di rappresentare le attività che compongono i processi aziendali e di legarle secondo logiche sequenziali o seguendo percorsi alternativi in base a determinate condizioni; il modulo rende inoltre possibile stabilire collegamenti a documenti e definire le operazioni che è possibile svolgere su di essi, oltre che fissare come e quando ogni utente facente parte di un processo è chiamato ad eseguirle.

L’adozione di modelli di processo chiaramente definiti permette di migliorare l’organizzazione del lavoro, sia all’interno di aziende private che di Enti pubblici, consentendo di:

  • facilitare e ancor più, guidare gli utenti nello svolgimento del proprio lavoro;
  • rispettare le procedure aziendali e le relative tempistiche;
  • verificare il corretto funzionamento del modello adottato e migliorare eventuali criticità.

Se sei alla ricerca di un Modulo Workflow snello e sicuro, il modulo Workflow di Arcadoc è quello che ti serve.

Qualche vantaggio ? La gestione dei processi aziendali su un flusso di tipo informatico..

Questo ed atro potrebbe convincerti che il modulo di workflow manager di Arcadoc è ormai indispendabile.

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