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Come archiviare fatture elettroniche | Arcadoc


Qual è la differenza tra archiviare e conservare le fatture elettroniche?

Archiviazione elettronica

L’archiviazione delle fatture elettroniche è un processo informatico che genera una sintesi di tutte le informazioni estraibili dal blocco di fatture passive ed attive, emesse nell’arco di un periodo.

Archiviare fatture elettroniche vuol dire quindi rendere immodificabili i dati delle fatture nell’arco dell’anno, creando una sorta di ”chiusura” per ogni periodo di fatturazione. L’archiviazione delle fatture elettroniche va generata solo al termine del periodo di fatturazione, e per ogni distinta annualità.

Bisogna inoltre procedere all’archiviazione dei file entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Conservazione elettronica

Per conservazione della della fattura si intende la custodia dei documenti fiscali, che si esegue tramite lo stoccaggio e disponibilità delle fatture elettroniche su supporti utili che si conformano alle normative vigenti. L’obiettivo è rendere disponibili in modo immediato e organizzato, la disponibilità delle fratture elettroniche su eventuale richiesta degli organismi di controllo dell’amministrazione finanziaria.

Una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma con  vantaggi in termini di tempo, spazio e costi. Dall’archiviare fatture elettroniche si passa quindi alla conservazione delle stesse.

Conservare digitalmente i documenti e le fatture elettroniche vuol dire sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento digitale. Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

La sua conservazione (chiamata in passato sostituzione) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

Arcadoc la soluzione per l’archiviazione e la conservazione delle fatture elettroniche aziendali

Con Arcadoc è possibile gestire archiviare fatture elettroniche e la conservazione delle fatture elettroniche.

Potrai gestire tutto il processo di fatturazione e di conservazione sostitutiva dei documenti in un unico programma gestionale online accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Con l’esclusiva procedura guidata puoi archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto con pochi semplici passaggi.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

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    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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    Archiviare fatture elettroniche, Conservazione fatture elettroniche, Conservazione sostitutiva e digitale, Fatturazione Elettronica e Conservazione a Norma, La gestione delle fatture elettroniche, Software gestione delle fatture elettroniche, software di conservazione sostitutiva

    Conservazione fatture elettroniche | Arcadoc

    Arcadoc. Modulo Conservazione a norma

    Con Arcadoc è possibile gestire la conservazione a norma delle fatture elettroniche, delle relative ricevute e di tutta la documentazione aziendale a valore legale in generale.

    Potrai gestire tutto il processo di conservazione fatture elettroniche, come anche dei documenti, con un unico programma gestionale online, facile e sicuro, accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Grazie al modulo Conservazione a norma e Workflow puoi  infatti archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto, con pochi semplici passaggi.

    Importante sapere che Arcadoc è un SaaS (Software as a Service) qualificato AgID (Agenzia Italia per il Digitale). Pertanto i dati del software sono conservati sul territorio dello Stato italiano.

    Cosa significa conservare a norma i documenti e le fatture elettroniche?

    La conservazione a norma, chiamata fino a qualche tempo fa conservazione digitale sostitutiva, è un processo che permette di conservare, con regole precise e tramite l’utilizzo di tecnologie avanzate, i documenti in formato digitale. Ne vengono garantite autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti che della conservazione fatture elettroniche.

    La validità legale e / o  fiscale del documento e del suo contenuto si garantisce apponendovi sul documento digitale sia la firma digitale che la marca temporale. La marca temporale è una sorta di sigillo che garantisce l’esistenza del documento  in un momento “temporalmente” definito.

    La normativa di riferimento della Conservazione a Norma

    Il DPCM del 3 dicembre 2013 riporta le norme tecniche che i sistemi di conservazione digitale devono avere affinché sia garantita l’autenticità e integrità dei documenti conservati, quindi affinché i documenti siano conservati a norma. Sono infatti spiegati i modelli organizzativi della conservazione a norma, che può essere gestita da soggetti che producono i documenti o affidata a chi offre adeguate garanzie organizzative e tecnologiche. Tra questi vi sono i soggetti accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID)

    In modo specifico, negli articoli 6 e 7 del Decreto del 2013, vengono spiegati i ruoli e le responsabilità del Responsabile della conservazione. Egli produce il documento o la fattura elettronica, ma può delegare il servizio di conservazione a norma affidandola a un soggetto privato, ovvero il Responsabile del servizio di conservazione.

    Per Maggiori informazioni sulla conservazione fatture elettroniche 

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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      Conservazione documentale | Arcadoc

       La conservazione documentale a norma più efficiente e sicura con Arcadoc

      Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

      Arcadoc è un software di conservazione documentale

      Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

      Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

      • la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Registri contabiliCedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..)  permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

      •  di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

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        Conservazione a norma,  Archiviare Documenti Digitali, Conservazione a norma, Conservazione fatture elettroniche, Conservazione sostitutiva, Conservazione Sostitutiva, Software Conservazione Sostitutiva, gestione documentale cloud, conservazione documentale

        Archiviazione fatture elettroniche in Cloud

        Archiviazione fatture elettroniche in Cloud

        Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.
        Con Arcadoc è possibile gestire la conservazione delle fatture elettroniche in cloud e delle relative ricevute.

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          Conservazione fatture elettroniche

          Conservazione Documenti e Fatture elettroniche

          Il sistema di conservazione documenti a norma prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

          Secondo le normative vigente per conservare uno o più documenti, anche in fascicoli, a norma è necessario apporre la firma digitale e una marca temporale. Seguendo le procedure è quindi possibile creare un documento archiviato digitalmente che sostituisce, anche a fini legali e fiscali, il documento cartaceo il quale può essere quindi eliminato.

          Arcadoc, essendo un software riconosciuto AGiD (Agenzia italiana per il Digitiale) permette di gestire la conservazione a norma delle fatture elettroniche e delle relative ricevute, così come in genere di tutti i documenti aziendali.

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          Arcadoc è un software documentale 
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            Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

            Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

            Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.
            Con Arcadoc è possibile gestire la conservazione delle fatture elettroniche e delle relative ricevute.

            Potrai gestire tutto il processo di fatturazione e di conservazione sostitutiva dei documenti in un unico programma gestionale online accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Con l’esclusiva procedura guidata puoi archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto con pochi semplici passaggi.
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                Software gestione documentale cloud

                La soluzione per la gestione dei documenti aziendali è Arcadoc. Software gestione documentale cloud

                Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta tramite la funzionalità della conservazione a norma.

                Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

                Software archiviazione documentale e gestione documentale in cloud

                Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

                I moduli avanzati di Arcadoc

                • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;
                • il modulo per il Workflow e Conservazione a Norma che rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti creando quindi un iter documentale. Il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Registri contabiliCedolini, conversazioni Pec e Peo) permette di eliminare gli originali cartacei, sostituendoli con la conservazione digitale in linea con le normative vigenti.

                E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

                Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
                Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
                Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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                  On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

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                  Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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                  Conservazione a norma, Archiviare Documenti Digitali, Archiviare Documenti Digitali in Cloud, Conservazione a norma in Cloud, Conservazione fatture elettroniche Conservazione Sostitutiva, Software Conservazione Sostitutiva, gestione documentale cloud

                  Conservazione a norma in Cloud

                   Conservazione a norma in Cloud

                  Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

                  Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

                  Software archiviazione documentale

                  Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

                  Sono disponibili altre funzioni di Arcadoc Cloud attivando i seguenti moduli:

                  • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;
                  • il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);
                  • il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Regitri contabiliCedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

                  E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

                  Per Maggiori informazioni:

                  Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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                    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

                    Quanti documenti si prevede si Salvare in 1 anno?

                    Funzionalità accessorie
                    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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                    Conservazione a norma, Archiviare Documenti Digitali, Archiviare Documenti Digitali in Cloud, Conservazione a norma in Cloud, Conservazione fatture elettroniche, Conservazione sostitutiva in cloud, Conservazione Sostitutiva, Software Conservazione Sostitutiva, gestione documentale cloud, Software gestione documentale cloud

                    Conservazione sostitutiva in cloud

                    Conservazione sostitutiva in cloud

                    Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di gestire con molteplici funzionalità i documenti aziendali. Inoltre, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, prima conosciuta come conservazione sostitutiva, Arcadoc permette di eliminare la carta.

                    Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

                    Software archiviazione documentale

                    Arcadoc Cloud è un prodotto multi – aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

                    Sono disponibili altre funzioni di Arcadoc Cloud attivando i seguenti moduli:

                    • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;
                    • il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);
                    • il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Regitri contabiliCedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

                    Conservazione sostitutiva, conservazione a norma. Qual è la differenza?

                    Nel DPCM del 3 dicembre 2013 vi sono riportate sia le regole tecniche che i requisiti essenziali affinché sia garantita autenticità ed integrità dei documenti informatici conservati. Da qui il termine conservazione sostitutiva, poi modificata con conservazione a norma.
                    Oggi, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), con il D. Lgs 82/2005 impone che la conservazione sia fatta in conformità alle linee guida, dell’ art. 43 D.Lgs 82/2005, modificato dal D.Lgs 217/2017.

                    AgID e Conservazione a norma

                    Per i documenti fiscali la conservazione a norma viene regolata dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, datato 17 giugno 2014, dove sono state semplificate alcune incombenze. L’Agid afferma che “conservare documenti è una funzione essenziale insita nella produzione documentale stessa” al fine di mantenere autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. La conservazione a norma (ex “sostitutiva”)  permette di attuare i processi organizzativi e le procedure informatiche con valore legale e fiscale dei documenti informatici: tramite una firma digitale e di una marca temporale.

                    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
                    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
                    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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                      On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

                      Quanti documenti si prevede si Salvare in 1 anno?

                      Funzionalità accessorie
                      Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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