Gestione documentale in Cloud

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La conservazione documentale in cloud si riferisce alla pratica di archiviare e gestire documenti e dati in formato digitale su servizi di cloud computing. Invece di conservare i documenti fisicamente su supporti cartacei o su dispositivi di archiviazione locali, i documenti vengono caricati su server remoti accessibili tramite Internet.

La conservazione documentale in cloud offre anche una maggiore flessibilità nell’accesso ai documenti. Essi possono essere recuperati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite dispositivi connessi a Internet, consentendo la collaborazione in tempo reale e semplificando il lavoro remoto. Inoltre, la gestione dei documenti nel cloud può includere funzionalità avanzate come la ricerca testuale, l’indicizzazione dei contenuti e la possibilità di impostare autorizzazioni di accesso per garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni.

Sono disponibili funzioni di Arcadoc in versione Cloud e On-Premise con i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere).

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di sostituire gli elementi digitalizzati con gli originali cartacei rispettando la norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare la conservazione documentale in cloud.

Innanzitutto, consente di eliminare la dipendenza da supporti fisici, riducendo i costi associati all’acquisto, alla manutenzione e alla gestione di server e dispositivi di archiviazione locali. Inoltre, il cloud offre una maggiore scalabilità, consentendo di aumentare o ridurre lo spazio di archiviazione in base alle esigenze senza dover acquistare hardware aggiuntivo.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Flussi documentali e protocollo informatico

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Flussi documentali e protocollo informatico

Si riferiscono al processo di creazione, revisione, approvazione, distribuzione e archiviazione dei documenti all’interno di un’azienda o di un’istituzione.

Definire le regole per la creazione dei documenti

I flussi documentali possono essere gestiti in diversi modi, a seconda delle esigenze dell’organizzazione. Possono essere gestiti manualmente, ad esempio utilizzando cartelle fisiche o documenti cartacei che vengono passati da una persona all’altra per l’approvazione o la revisione. Al contrario, possono essere gestiti in modo elettronico, con l’utilizzo di software specifici per la gestione dei documenti o dei sistemi di workflow digitali.

L’obiettivo principale dei flussi documentali è garantire che i documenti vengano elaborati in modo efficiente, che le persone coinvolte nel processo siano adeguatamente informate sullo stato dei documenti e che vengano rispettate le procedure di approvazione e revisione. Inoltre, i flussi documentali possono contribuire a migliorare la tracciabilità e l’accessibilità dei documenti, facilitando la ricerca e l’archiviazione.

Arcadoc semplifica la gestione del protocollo informatico e permette diverse operazione immediate:

  • la gestione del protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
  • ricercare e consultare in maniera rapida e semplice i documenti protocollati e le informazioni in fase di registrazione di protocollo
  • controllare gli accessi e le attività svolte dagli utenti su qualunque documento
  • stampare o memorizzare il giornale di protocollo
  • collegare o raggruppare uno o più documenti
  • smistare automaticamente i documenti a seconda della tipologia

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Fatturazione Elettronica come conservare

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Come conservare le Fatture elettroniche

Archiviare i documenti e fatture elettroniche

Con i nostri software e le nostre soluzioni, la protocollazione e archiviazione dei documenti è facile ed economica. Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Non è ultimo è possibile conservare fatturazione elettronica.

Contestualmente alla generazione del protocollo, il sistema permette facilmente di recuperare i documenti oggetto di conservazione, organizzandoli in viste ordinate e fornendo all’utente un’efficiente interfaccia di ricerca. Permette quindi di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

 Conservazione delle fatture elettroniche

Sulla creazione dei documenti ci sono vaste tipologie tra cui la tipologia di creazione di un documento di tipo fattura elettronica. Quindi ARCADOC ti permette di poter creare un semplice documento di tipo “Fattura Elettronica”, caricando  un file di tipo .p7m. Automaticamente ARCADOC legge dal file i dati necessari per la classificazione della fattura (Cognome, Nome, Denominazione, Codice Fiscale, Partita IVA, Data Emissione, Periodo Imposta, Tipo Documento, Numero Fattura, Sezionale, Importo, Importo, imponibile) e crea poi il documento, con la possibilità inoltre di inviarlo allo SDI.

A partire dal 1° gennaio 2019 tutti gli operatori economici, residenti o stabiliti in Italia, hanno l’obbligo di emettere fatturazione elettronica.

Questo comporta l’adozione di soluzioni software per la fatturazione elettronica in grado di rispondere a quanto richiesto dalla normativa vigente. Arcadoc integra questo sistema comunque tramite la conservazione a norma, che conferisce valore legale e fiscale non solo alle fatture fiscali ma a tutti i documenti che si vogliono archiviare digitalmente in sostituzione della carta che può essere quindi eliminata.

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Gestione documentale: ottimizza la tua produttività aziendale

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Gestione documentale: ottimizza la tua produttività aziendale

 

La gestione documentale rappresenta un aspetto fondamentale per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal settore di appartenenza. Un’efficace gestione dei documenti consente di organizzare, archiviare e recuperare le informazioni in modo rapido ed efficiente, garantendo un flusso di lavoro ottimizzato e una migliore produttività aziendale. In un mondo sempre più digitalizzato, la gestione efficiente dei documenti è diventata una priorità per molte aziende.

Con un volume sempre crescente di informazioni da organizzare, archiviare e condividere, un software di gestione documentale diventa un alleato indispensabile.

La centralizzazione dei documenti è un passo cruciale per migliorare l’efficienza. Utilizzare un sistema di gestione documentale che consenta di archiviare, organizzare e recuperare i documenti in modo rapido ed efficiente è fondamentale. La creazione di una struttura di archiviazione coerente semplifica la ricerca e riduce il tempo speso a cercare documenti. Inoltre, l’adozione di un software di gestione documentale che supporti l’indicizzazione dei contenuti può automatizzare gran parte del processo di organizzazione e rendere più facile il recupero delle informazioni necessarie.

Arcadoc è il software sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

La gestione documentale tradizionale può essere un processo dispendioso in termini di tempo ed energia. I documenti cartacei sono soggetti a smarrimenti, danni o deterioramento nel corso del tempo. Con Arcadoc, può essere eliminato il bisogno di archivi fisici e ottimizzato la ricerca e l’accesso alle informazioni. Questo permette di risparmiare tempo prezioso e ridurre gli errori umani. Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali

Arcadoc, semplice, sicuro e flessibile

Arcadoc consente di organizzare i tuoi documenti in modo logico e strutturato. Possono essere create categorie, sottocategorie e attributi personalizzati per classificare i tuoi file in base alle varie esigenze specifiche. Inoltre è possibile accedere ai documenti in modo rapido e semplice attraverso funzioni di ricerca avanzate. 

La sicurezza dei documenti è un aspetto critico nella gestione documentale. Garantire che i documenti siano accessibili solo alle persone autorizzate è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili dell’azienda.

Uno dei vantaggi principali di un software di gestione documentale è la possibilità di collaborare in modo efficace. Puoi condividere documenti con i tuoi colleghi o clienti in modo sicuro e controllato. Le autorizzazioni di accesso possono essere impostate per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare, modificare o condividere i documenti. Inoltre, puoi tenere traccia delle modifiche apportate ai file e ripristinare versioni precedenti se necessario.

Automazione dei processi

Un software di gestione documentale può automatizzare molti dei tuoi processi aziendali. Puoi impostare flussi di lavoro automatici per gestire l’approvazione dei documenti, l’assegnazione delle attività e le notifiche. Questo ti permette di ridurre gli errori umani e accelerare i tempi di lavoro. Inoltre, puoi integrare il software di gestione documentale con altre applicazioni aziendali, come il sistema di contabilità o gestione dei progetti, per una maggiore efficienza complessiva.

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

Gestione documentale
  • Facile da usare
  • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
  • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
  • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione delle contese su modifiche simultanee
  • Possibilità di autenticazione attraverso Active Directory o protocollo LDAP
  • Personalizzabile
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Come Conservare le Fatture Elettroniche con Arcadoc

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Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità elettronica e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa.

Con Arcadoc tutto risulta in ordine.

La conservazione di fatture elettroniche, se effettuata sotto certe condizioni, mette sullo stesso piano i documenti cartacei a quelli elettronici e permette ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.

Attraverso la conservazione a norma il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi. Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Infatti tutte le fatture elettroniche devono essere conservate per un minimo di 10 anni.

Questo vuol dire che non possiamo più limitarci solo a stampare le fatture e conservarle in un faldone.

I soggetti obbligati alla conservazione

Le fatture elettroniche devono essere conservate a norma di legge, e tale obbligo di conservazione ricade sia sull’emittente della fattura che sul destinatario della stessa, ai sensi dell’art. 39 del DPR n. 633/1972.

L’obiettivo di conservazione di fatture elettroniche con Arcadoc è garantire veridicità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel corso del tempo

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

La conservazione di fatture elettroniche con Arcadoc ha come si può ben capire diversi vantaggi:

  • Conforme normativa vigente
  • Riduce il consumo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Sempre disponibile
  • Personalizzabile

Arcadoc la soluzione smart per i tuoi documenti

Per Maggiori informazioni: 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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La Digitalizzazione dei Processi Aziendali

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La Digitalizzazione dei Processi Aziendali

Digitalizzare i processi aziendali non significa solo di adottare tecnologie innovative ma attuare una profonda revisione del modo in cui si lavora. Digitalizzare i Processi Aziendali significa intraprendere la strada di una profonda trasformazione metodologica del modo di lavorare,  l’obiettivo è ottimizzare, semplificare, accelerare e rendere più agili tutte le attività aziendali.

Questo è quello che abbiamo fatto noi di Aeffegroup con la creazione di Arcadoc, software nato per la gestione documentale.

Innanzitutto abbiamo ascoltato i nostri clienti capendo quelli che erano i punti di forza e le criticità del loro lavoro e poi abbiamo pensato:

” Cosa potrebbe esaltare i loro punti di forza e cosa potrebbe risolvere le loro criticità?”

La risposta si racchiude in quel software, Arcadoc .
Arcadoc è un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. E’ stato creato per mettere in salvo i documenti permettendo l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno.

Arcadoc appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” in italiano sistema di sistema di gestione documentale e permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Ciò che lo contraddistingue sono:

  • Sicurezza
  • Semplicità
  • Flessibilità
  • Saas qualificato AGID

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Protocollo Informatico Software

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Protocollo Informatico Software

Il Protocollo Informatico Software è diventato un elemento cruciale per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei documenti e garantire un flusso di lavoro efficiente e organizzato.

Il Protocollo Informatico Software è una tecnologia fondamentale nel mondo della comunicazione digitale. Si tratta di un insieme di regole e procedure che definiscono come i dati devono essere scambiati tra due o più dispositivi informatici.

L’importanza del Protocollo Informatico Software

Il protocollo informatico software è un sistema strutturato che disciplina la creazione, la classificazione, l’invio, la ricezione e la conservazione dei documenti all’interno di un’organizzazione. Questo sistema garantisce l’accesso rapido alle informazioni, riduce gli errori umani e semplifica la gestione dei documenti aziendali. Implementare un protocollo informatico software offre numerosi vantaggi in termini di efficienza, organizzazione e conformità normativa.

I Vantaggi del Protocollo Informatico Software

L’adozione di un protocollo informatico software comporta vantaggi significativi per le aziende. Innanzitutto, promuove l’efficienza operativa. Grazie a un sistema strutturato, i documenti possono essere organizzati, categorizzati e archiviati in modo logico, semplificando la ricerca e il recupero delle informazioni. Inoltre, il protocollo informatico software permette di automatizzare molti processi, come l’invio di documenti, il monitoraggio delle scadenze e la gestione delle versioni, riducendo gli errori umani e ottimizzando i tempi di lavoro.

Un altro vantaggio fondamentale è l’organizzazione centralizzata dei documenti. Grazie al protocollo informatico software, è possibile archiviare tutti i documenti in un’unica piattaforma accessibile a tutti i dipendenti autorizzati. Ciò semplifica la condivisione delle informazioni tra i membri del team, promuovendo la collaborazione e riducendo la duplicazione dei documenti.

La scelta di un software di protocollo informatico professionale è altrettanto importante. Esistono diverse soluzioni software disponibili sul mercato, progettate per agevolare la gestione documentale e il protocollo informatico. Scegliere un software che soddisfi le esigenze specifiche dell’azienda, offrendo funzionalità come la gestione dei flussi di lavoro.

Arcadoc , il software progettato da Aeffegroup, rispecchia queste ed altre esigenze delle aziende.

 

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Gestione documentale per la PA: elettronica e conservativa

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Gestione documentale per la PA: elettronica e conservativa

Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per monitorare, gestire e archiviare documenti, riducendo così in modo rilevante la carta.

Arcadoc è una piattaforma che permette di archiviare, organizzare, gestire le informazioni e i flussi aziendali.

Arcadoc gestisce qualsiasi tipo di documento ed informazione, in totale sicurezza e rendendo immediato il loro reperimento.
Con il modello di gestione documentale puoi gestire qualsiasi tipologia di documento ed informazione, reperirlo facilmente e rapidamente e assicurarne la totale sicurezza.

Con il software di gestione documentale, tutti i tuoi documenti importanti sono archiviati ed organizzati in un unico posto, in maniera strutturata.
Puoi organizzare i criteri per l’archiviazione dei documenti e personalizzare le modalità di ricerca, impostare automatismi di fascicolazione e controllare la tracciabilità.
Trasforma la tua azienda in un’impresa automatizzata, sicura e conforme, liberandoti per il lavoro che conta davvero.

Archiviazione documenti digitali nella PA

Archiviare documenti elettronici (Word, Excel, Power Point, immagini, video, eMail…) provenienti dai vari sistemi informatici che l’azienda utilizza.
Organizzare e collegare i documenti in modo manuale o automatico tramite fascicoli, pratiche, relazioni e Hashtag.
Eseguire ricerche in modo strutturato e/o destrutturato per ritrovare sempre l’informazione ricercata.

Lavora da qualsiasi luogo.

Accessibilità senza pari significa che la tua soluzione di gestione dei documenti va dove vai tu.
Che si tratti di lavorare in ufficio o da remoto, i tuoi documenti sono sempre con te.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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Conservazione documentale in Cloud

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 Soluzioni Conservazione documentale in Cloud

La conservazione documentale in Cloud è un concetto che si riferisce alla pratica di archiviare e gestire i documenti digitali in ambienti di cloud computing. Il cloud computing è un modello di distribuzione di risorse informatiche che consente l’accesso a servizi di calcolo, archiviazione e elaborazione dei dati tramite Internet.

Software Conservazione documentale in Cloud

Arcadoc Cloud è un prodotto che può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

La conservazione documentale in Cloud offre diversi vantaggi rispetto all’archiviazione tradizionale su supporti fisici o in ambienti locali. Alcuni dei benefici includono:

  1. Accessibilità: i documenti archiviati nel Cloud possono essere facilmente accessibili da qualsiasi posizione e dispositivo connesso a Internet. Ciò consente agli utenti di recuperare i documenti in modo rapido ed efficiente, senza dover dipendere da una posizione fisica specifica.
  2. Scalabilità: i servizi di conservazione documentale in Cloud possono scalare in base alle esigenze dell’organizzazione. Gli utenti possono facilmente aumentare o diminuire lo spazio di archiviazione in base alla quantità di documenti da conservare, senza dover investire in hardware o infrastrutture aggiuntive.

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

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Conservazione Sostitutiva PEC – Software Conservazione PEC

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Software Conservazione PEC

La conservazione PEC a norma è un obbligo previsto dalla normativa italiana che impone alle aziende di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) per un periodo di tempo specificato dalle normative vigenti.

La conservazione PEC a norma è un processo critico per garantire l’integrità e la prova legale dei messaggi di posta elettronica certificata.

Per farlo, le aziende possono utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) in grado di soddisfare le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative.

I sistemi SEA possono garantire l’integrità dei messaggi PEC tramite la firma elettronica e la crittografia, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la tracciabilità e l’immutabilità dei dati.

La conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per garantire la conformità alle normative e proteggere l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione PEC a norma possono incorrere in sanzioni e multe significative. Per questo motivo, è importante adottare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) affidabile e conforme alle normative vigenti per garantire una corretta conservazione a norma delle PEC.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.
Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

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