Gestione documentale in Cloud
La conservazione documentale in cloud si riferisce alla pratica di archiviare e gestire documenti e dati in formato digitale su servizi di cloud computing. Invece di conservare i documenti fisicamente su supporti cartacei o su dispositivi di archiviazione locali, i documenti vengono caricati su server remoti accessibili tramite Internet.
La conservazione documentale in cloud offre anche una maggiore flessibilità nell’accesso ai documenti. Essi possono essere recuperati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite dispositivi connessi a Internet, consentendo la collaborazione in tempo reale e semplificando il lavoro remoto. Inoltre, la gestione dei documenti nel cloud può includere funzionalità avanzate come la ricerca testuale, l’indicizzazione dei contenuti e la possibilità di impostare autorizzazioni di accesso per garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni.
Sono disponibili funzioni di Arcadoc in versione Cloud e On-Premise con i seguenti moduli:
• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.
• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere).
• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di sostituire gli elementi digitalizzati con gli originali cartacei rispettando la norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).
Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare la conservazione documentale in cloud.
Innanzitutto, consente di eliminare la dipendenza da supporti fisici, riducendo i costi associati all’acquisto, alla manutenzione e alla gestione di server e dispositivi di archiviazione locali. Inoltre, il cloud offre una maggiore scalabilità, consentendo di aumentare o ridurre lo spazio di archiviazione in base alle esigenze senza dover acquistare hardware aggiuntivo.
Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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