Gestione documenti cartacei VS digitali: il costo (nascosto) della carta

Gestione documenti cartacei VS digitali La digitalizzazione, ormai è risaputo, è diventata una necessità imperativa per le aziende e per le Pubbliche Amministrazioni. Eppure, nonostante i vantaggi evidenti dei documenti digitali, molte realtà continuano a mantenere una parte significativa della propria documentazione in formato cartaceo. Il passaggio dai documenti cartacei a quelli digitali non è solo una questione di risparmio di spazio o di praticità, ma ha anche implicazioni economiche più profonde che, spesso, non vengono prese in considerazione. In questo articolo esploreremo il costo nascosto dei documenti cartacei, confrontandoli con quelli digitali, per comprendere meglio perché la digitalizzazione non è solo una scelta tecnologica, ma una vera e propria strategia economica.

Il costo visibile della gestione documenti cartacei

Il primo aspetto da considerare è il costo visibile legato ai documenti cartacei. Non si tratta solo della carta, ma di un insieme di risorse necessarie per gestire ed archiviare fisicamente i documenti.

Gestione documenti: carta, inchiostro e forniture

Anche se la carta sembra una risorsa economica, i costi associati alla sua produzione ed acquisto per la gestione documenti non sono trascurabili. Per esempio:

carta: il prezzo della carta sembra relativamente basso, ma se si moltiplica per il volume di documenti prodotti e archiviati, il costo cresce rapidamente. Un’azienda di medie dimensioni può facilmente spendere migliaia di euro l’anno solo per carta e toner.
Inchiostro e toner: La stampa di documenti, soprattutto quelli di alta qualità o colorati, può essere una spesa importante. Le cartucce di toner, per esempio, hanno un costo che può variare tra i 50 e i 300 euro a seconda del modello e della quantità di inchiostro utilizzato, e una stampante può consumare più di una cartuccia al mese.
Forniture aggiuntive: Penne, evidenziatori, cartelle, fascicoli, armadi e scaffali sono solo alcuni degli altri costi legati alla gestione di documenti cartacei.

Spazio di archiviazione per la gestione documenti

Uno degli aspetti più tangibili e misurabili del costo dei documenti cartacei è lo spazio fisico che occupano. Le aziende devono non solo archiviare i documenti, ma anche garantire che siano sicuri e accessibili quando necessario. Questo comporta l’acquisto di:

mobili e scaffali per l’archiviazione.
Spazi dedicati all’archivio, che spesso occupano stanze intere o magazzini.
sistemi di protezione contro furti, danni o deterioramento.

Gestione e Organizzazione

La gestione documenti cartacei è un’attività che richiede tempo e risorse umane. Le persone incaricate della gestione dei documenti devono:

Classificare, catalogare e archiviare i documenti.
Ricercare documenti specifici quando necessari, un processo che può richiedere tempo, soprattutto con archivi non organizzati.
Monitorare le scadenze dei documenti (documenti legali, fiscali, contratti, ecc.) per evitare problematiche legali o finanziarie.

Questi compiti, oltre a richiedere un notevole impegno in termini di tempo lavorativo per la gestione documenti, aumentano il rischio di errori, smarrimenti e inefficienze.

Il costo nascosto della gestione documenti cartacei

Se il costo visibile dei documenti cartacei è facilmente comprensibile, ci sono anche costi nascosti che spesso vengono trascurati, ma che possono rivelarsi devastanti per le aziende a lungo termine.

Rischi gestione documenti: smarrimento e danno

Uno dei maggiori svantaggi dei documenti cartacei è che sono soggetti a perdite fisiche, sia per errore umano che per danni accidentali. I documenti cartacei possono essere:

Persi o smarriti durante la gestione
Distrutti da eventi imprevisti, come incendi, allagamenti o danni da umidità
Illeggibili a causa di danni fisici (es. macchie, strappi, sbiadimento dell’inchiostro).

In tutti questi casi, il rischio di compromettere operazioni aziendali importanti, di dover affrontare problemi legali o di incorrere in penalità fiscali è elevato. Le aziende devono anche considerare i costi per recuperare i documenti smarriti, se possibile.

Sicurezza e conformità

I documenti cartacei sono molto più difficili da proteggere contro accessi non autorizzati. Anche quando vengono archiviati in luoghi sicuri, i documenti cartacei sono soggetti a furti, smarrimenti o accessi indesiderati. Inoltre:

Protezione dei dati personali: con l’introduzione delle normative GDPR, le aziende sono obbligate a garantire la protezione dei dati personali. I documenti cartacei sono più vulnerabili agli attacchi o alla manipolazione.
Conformità alle normative: Gestire documenti cartacei in modo conforme a normative fiscali o legali può essere una vera sfida. La ricerca di documenti per verificare la loro conformità può richiedere ore e costare molto in termini di lavoro e consulenza.

Efficienza e tempo nella gestione documenti

La gestione manuale dei documenti cartacei non solo è costosa, ma è anche inefficiente. Ogni volta che un documento cartaceo deve essere trovato, consultato o trasferito, si perde tempo prezioso. In alcune aziende, il tempo dedicato a questi compiti potrebbe superare le decine di ore ogni mese, con un impatto diretto sulla produttività.

A lungo termine, le inefficienze causano un ritardo nelle decisioni, un aumento degli errori e una riduzione della competitività dell’impresa.

Perché i documenti digitali sono più economici (e sicuri)

Dopo aver esplorato il lato oscuro dei documenti cartacei, è chiaro che i documenti digitali offrono numerosi vantaggi sia in termini economici che operativi.

Risparmio economico

Zero costi di stampa: Con i documenti digitali, le aziende risparmiano significativamente su carta, inchiostro e toner.
Eliminazione dei costi di archiviazione fisica: Non sono più necessari armadi o spazi dedicati all’archiviazione. I documenti possono essere salvati su server locali o nel cloud, riducendo significativamente i costi di gestione.
Automazione dei flussi di lavoro: Con i documenti digitali, le aziende possono implementare workflow automatizzati per ridurre il tempo speso nella gestione e approvazione dei documenti.

Migliore sicurezza e conformità

I documenti digitali sono molto più facili da proteggere, grazie a tecnologie come la crittografia, la firma digitale e l’autenticazione a più fattori. Inoltre, la backup regolare e l’archiviazione nel cloud assicurano che i documenti siano sempre al sicuro da eventi imprevisti come incendi o danni fisici.

I sistemi di gestione documentale digitali (DMS) sono anche progettati per garantire la conformità alle normative e per monitorare gli accessi ai documenti in tempo reale, rendendo molto più semplice garantire che le aziende rispettino le leggi e i regolamenti.

Accessibilità ed efficienza

I documenti digitali possono essere ricercati, accessibili e condivisi istantaneamente, riducendo significativamente il tempo speso nella ricerca e nella gestione dei documenti. Grazie a funzioni come la ricerca avanzata ed i filtri, è possibile recuperare un documento in pochi secondi senza dover cercare tra mille carte.

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