Arcadoc – Gestionale documentale ideale per le PMI

Nel contesto competitivo e sempre più digitalizzato in cui operano le piccole e medie imprese (PMI), la capacità di gestire in modo efficiente, sicuro e conforme l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali è diventata imprescindibile. Un software gestione documentale per PMI è la chiave per ridurre costi, ottimizzare i processi e garantire la conformità normativa. In questo articolo approfondiremo perché Arcadoc rappresenta la soluzione ideale per la gestione documentale nelle PMI, illustrandone le funzionalità principali, i benefici e le best practice per un’implementazione di successo.

Le sfide delle PMI nella gestione documentale

Le PMI si trovano spesso a dover affrontare le seguenti problematiche nella gestione documentale:

• Eccessivo utilizzo di carta e spazi fisici per l’archiviazione, con conseguenti costi aggiuntivi.

• Ritardi e inefficienze nei processi approvativi, dovuti a lunghe attese e percorsi manuali.

• Difficoltà di reperimento rapido dei documenti, penalizzando la produttività.

• Rischi di sicurezza e conformità normativa, soprattutto per documenti fiscali e legali.

• Mancanza di standardizzazione nei flussi di lavoro, con errori e duplicazioni.

Per superare queste sfide, le PMI hanno bisogno di un software gestione documentale per PMI che raccolga in un’unica piattaforma tutte le funzionalità necessarie per digitalizzare, archiviare, condividere e conservare i documenti.

Cos’è Arcadoc: panoramica generale

Arcadoc è un software gestione documentale per PMI sviluppato da Aeffegroup, disponibile sia in modalità cloud (SaaS) sia on-premise, progettato per assistere le aziende di tutte le dimensioni, con un focus specifico sulle esigenze delle PMI.

• Interfaccia user-friendly: accessibile via web da qualsiasi dispositivo, inclusi smartphone e tablet.

• Architettura multi-azienda: supporta più realtà organizzative in un unico ambiente, mantenendo i dati separati.

• Conformità AGID: in modalità SaaS, garantisce che i dati siano conservati sul territorio italiano, rispettando le normative vigenti.

L’obiettivo primario di Arcadoc è trasformare i flussi documentali da processi manuali e frammentati a procedure digitali, rapide e sicure, posizionandosi come la soluzione ideale per la gestione documentale nelle PMI.

Modulo Gestione Documentale: il cuore del sistema

Il modulo Gestione Documentale di Arcadoc permette di:

• Organizzare e indicizzare i documenti con metadati personalizzati (tipologia, data, autore, ecc.).

• Creare fascicoli virtuali per raggruppare documenti correlati, semplificando il reperimento.

• Ricerca avanzata basata su filtri multipli (permette di trovare ogni documento in pochi secondi).

• Annotazioni e revisioni: possibilità di aggiungere evidenze, note ed evidenziare parti di testo.

• Controllo versioni: tracking delle modifiche.

Queste funzionalità rendono il software gestione documentale per PMI uno strumento essenziale per aumentare la produttività, ridurre gli errori e garantire la tracciabilità completa di ogni documento.

Modulo Protocollo Informatico: tracciabilità e compliance

Il Protocollo Informatico è spesso obbligatorio per le PMI che interagiscono con la Pubblica Amministrazione o che necessitano di registrare flussi documentali in entrata e uscita:

• Protocollazione automatica di documenti, email e PEC, con assegnazione di numerazione univoca.

• Registrazione offline e sincronizzazione: protocollazione d’emergenza anche in assenza di connessione, con aggiornamento automatico quando online.

• Filtri e report per monitorare l’avanzamento dei protocolli e generare statistiche.

• Rispetto della normativa: conformità ai DPCM e alle regole tecniche dell’AGID.

Grazie a questo modulo, le PMI possono eliminare il registro cartaceo, assicurando rapidità, precisione e piena compliance.

Modulo Fatturazione Elettronica: integrazione end-to-end

Il software gestione documentale per PMI ideale si integra perfettamente con la Fatturazione Elettronica:

• Importazione e protocollazione automatica di fatture passive e creazione della fattura attiva.

• Archiviazione e conservazione a norma delle fatture, garantendo autenticità, integrità e reperibilità.

• Integrazione con gestionali ERP e fornitori di servizi fiscali per uno scambio dati fluido.

• Tracciamento dello stato di ogni fattura (inviata, ricevuta, scartata).

Così, le PMI possono digitalizzare l’intero ciclo di fatturazione, ridurre i tempi di registrazione e minimizzare il rischio di errori o sanzioni.

Conservazione a norma e software gestione documentale per PMI: sicurezza e valore legale

La Conservazione a Norma è un processo regolamentato che assicura la validità legale dei documenti digitali nel tempo:

1. Calcolo dell’hash: garantisce l’integrità del documento.

2. IPDA (Indice dei Pacchetti di Documenti da Archivio): lista dei file con metadati e hash.

3. Firma digitale e marcatura temporale: attestano validità legale e datazione.

Arcadoc gestisce internamente tutte le fasi, eliminando la necessità di infrastrutture esterne. Le PMI possono così:

• Ridurre costi di archiviazione cartacea.

• Dimostrare facilmente la validità legale dei documenti.

• Avere la certezza della conservazione nel tempo, senza timore di alterazioni.

PEC Manager: centralizzazione delle comunicazioni

Il modulo PEC Manager di Arcadoc (software gestione documentale per PMI) consente di:

• Gestire più caselle PEC e PEO da un’unica interfaccia.

• Protocollare automaticamente messaggi in entrata e in uscita.

• Associare metadati alle email per facilitarne la ricerca e l’archiviazione.

• Definire permessi utente per accedere solo alle caselle di propria competenza.

La centralizzazione della posta certificata è fondamentale per le PMI, che possono così snellire la comunicazione esterna e interna, garantendo tracciabilità e conformità.

Workflow Documentale: automazione e controllo

Arcadoc include un motore di workflow che permette di:

• Definire iter approvativi personalizzati (ad esempio, approvazione fatture, validazione contratti).

• Notifiche automatiche via email per ogni step.

• Tracciamento e audit trail di tutte le attività.

• Dashboard di monitoraggio per verificare lo stato dei processi in tempo reale.

Grazie all’automazione, le PMI riducono i tempi di gestione, migliorano la collaborazione tra reparti e minimizzano gli errori umani.

Gestione in cloud: accessibilità e scalabilità

Scegliendo la versione cloud (SaaS) di Arcadoc –  software gestione documentale per PMI –, le PMI ottengono:

• Accesso h24 ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo.

• Scalabilità on demand: risorse e spazio di archiviazione modulabili in base alle esigenze.

• Aggiornamenti continui senza interruzioni di servizio.

• Backup e disaster recovery gestiti dal fornitore.

Questa flessibilità è particolarmente utile per le PMI che desiderano contenere gli investimenti iniziali e crescere in modo sostenibile.

Sicurezza e permessi avanzati

La protezione dei dati in un software gestione documentale per PMI è garantita da:

• Struttura gerarchica dei permessi: accesso ai documenti basato su ruoli e gruppi.

• Autenticazione LDAP/Active Directory per gestire utenti in modo centralizzato.

• Criptaggio dei dati at-rest e in transito.

• Log di accesso e modifiche per ogni documento.

Con queste misure, Arcadoc assicura che solo il personale autorizzato possa visualizzare o modificare informazioni sensibili.

Vantaggi per le PMI

Riassumiamo i principali benefici per le PMI che adottano Arcadoc come gestionale documentale per PMI: