Gestione PEC: come ottimizzare le comunicazioni aziendali con Pec Manager di Arcadoc
La Posta Elettronica Certificata (PEC) rappresenta, nel contesto italiano, lo strumento di comunicazione digitale con valore legale equiparato alla raccomandata con avviso di ricevimento. Oggi la gestione PEC delle aziende e degli studi professionali è una leva fondamentale per garantire tracciabilità, sicurezza e compliance normativa nelle relazioni con clienti, fornitori e Pubbliche Amministrazioni.
Gestione PEC: cos’è e perché è cruciale gestirla correttamente
Definizione e valore legale della PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che, grazie al rilascio di ricevute di accettazione e consegna, conferisce alle comunicazioni elettroniche lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. Infatti, il gestore di posta certificata rilascia al mittente una ricevuta di accettazione (che attesta l’invio) e una ricevuta di avvenuta consegna (che attesta il recapito al destinatario), entrambe con data e ora certe. agid.gov.itit.wikipedia.org
Dal punto di vista normativo, la PEC è disciplinata dal Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, che investe l’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) del compito di definire le regole tecniche e di vigilare sui gestori di PEC. agid.gov.it
Ruolo di AGID nella gestione PEC
L’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) svolge funzioni di normazione, accreditamento e controllo sui gestori PEC. In particolare, AGID:
Definisce le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione e la gestione dei messaggi PEC;
Gestisce l’elenco ufficiale dei gestori PEC autorizzati;
Esercita attività di vigilanza e ispezione sui gestori, comprese verifiche sull’interoperabilità dei sistemi e controlli di conformità. agid.gov.itagid.gov.it
Per un’azienda o un professionista, l’iscrizione al registro dei gestori PEC garantisce che le caselle utilizzate siano conformi alla normativa, ma non esime il titolare dalla responsabilità di conservare correttamente i messaggi per l’intero periodo di legge (10 anni).
Le principali sfide nella gestione PEC aziendale
Sebbene la PEC offra un’innegabile sicurezza giuridica, la gestione pratica delle caselle PEC in ambito aziendale presenta diverse criticità:
Molteplicità di caselle e complessità organizzativa nella gestione PEC
Spesso un’azienda utilizza più caselle PEC (dipartimentali, di settore, di funzione, ecc.). Tenere sotto controllo tutte le caselle significa:
Accedere manualmente a ogni singolo account;
Gestire separatamente ricevute di accettazione e consegna per ciascun messaggio;
Rischiare di non visualizzare tempestivamente comunicazioni rilevanti (ad esempio, scadenze legali).
Tale frammentazione si traduce in inefficienza, possibili errori di smarrimento o duplicazione dei messaggi, nonché in tempi di risposta lenti arcadoc.it
Necessità di protocollazione dei messaggi per la gestione pec
Gestione PEC significa che ogni messaggio PEC in entrata o in uscita può contenere documenti giuridicamente rilevanti, come contratti, notifiche fiscali o atti amministrativi. In molti contesti (soprattutto nella Pubblica Amministrazione o nei settori regolamentati), è obbligatorio protocollare tali documenti, associarli a un numero univoco di protocollo e gestirli nel sistema di gestione documentale aziendale. Se la protocollazione non è automatica, si corre il rischio di:
Perdere il collegamento tra messaggi PEC e flusso documentale interno;
Compromettere la tracciabilità e la ricerca dei documenti nel tempo.
Gestione PEC: tracciamento e associazione delle ricevute
Il valore legale della PEC deriva proprio dalle ricevute di accettazione e consegna. Tuttavia, quando l’utente non dispone di un sistema integrato, il lavoro di associare manualmente le ricevute ai messaggi risulta impegnativo e soggetto a errori, con possibili ripercussioni in caso di contenzioso.
Conservazione a norma nella gestione PEC
Il fornitore del servizio PEC è tenuto a conservare i messaggi solo per un periodo di 30 mesi, ma il titolare della casella ha l’obbligo di conservarli per 10 anni (art. 2200 e 2214 del Codice Civile). Ciò richiede:
Implementare un servizio di conservazione digitale accreditato AgID, con procedure certificate di conservazione a norma;
Garanzia di integrità, autenticità e immodificabilità dei messaggi PEC e delle relative ricevute;
Ripristino sicuro in caso di necessità legali o di audit interno.
Senza un sistema automatizzato ed un’ottima gestione PEC, le aziende rischiano di non rispettare i requisiti normativi, esponendosi a sanzioni e contenziosi.
Gestione PEC: permessi e profilazione utente
Un’azienda non può concedere accesso indistinto alle caselle PEC aziendali. Gli utenti devono avere diritti differenziati in base al ruolo aziendale (es. amministrativo, legale, commerciale). Le sfide relative includono:
Assegnazione manuale dei permessi a ciascuna casella;
Rischio di accessi non autorizzati a comunicazioni sensibili;
Trafilamento di informazioni interne su utenti non competenti.
Pec Manager di Arcadoc: panoramica delle funzionalità nella gestione PEC
Per rispondere alle esigenze descritte, Arcadoc ha sviluppato un modulo specifico denominato Pec Manager, integrato all’interno del proprio software di gestione documentale. Pec Manager consente di:
Archiviare, protocollare e distribuire tutti i messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) e di Posta Elettronica Ordinaria (PEO) da un’unica piattaforma;
Gestire più caselle PEC/PEO contemporaneamente, definendo permessi e profili utente;
Effettuare la protocollazione automatica dei documenti in entrata e in uscita;
Garantire il tracciamento completo delle comunicazioni (ricevute di accettazione e consegna associate);
Implementare la conservazione a norma di tutti i messaggi PEC, con archiviazione in cloud in conformità alla normativa vigente;
Filtrare e ricercare i messaggi rapidamente, grazie a funzionalità avanzate di ricerca e filtraggio;
Integrare il flusso PEC con il Workflow documentale (ad esempio, instradare automaticamente un messaggio PEC al reparto competente).
Grazie a questi moduli, un’azienda può gestire l’intero ciclo di vita dei messaggi PEC dal momento dell’invio/ricezione fino all’archiviazione definitiva, riducendo tempi, errori e rischi legali.
Dettaglio delle funzionalità chiave di Pec Manager
Gestione centralizzata di più caselle PEC e PEO
Con Pec Manager è possibile configurare più caselle (PEC e PEO) all’interno dell’interfaccia unica di Arcadoc. Ogni casella è parametrizzata con:
Utenti e profili: si definisce quali operatori aziendali possono accedere alla singola casella e in che modalità (lettura, protocollazione, eliminazione);
Permessi dettagliati: ad esempio, il reparto legale potrà visualizzare e protocollare le comunicazioni, mentre il reparto amministrativo potrà solo archiviare;
Visualizzazione unica: tutte le caselle sono presentate in un’unica dashboard, evitando di “saltare” da un account all’altro.
Questa centralizzazione consente di ridurre la complessità operativa e garantisce che nessun messaggio PEC rimanga non letto o non protocollato.
Protocollazione automatica dei messaggi
Le comunicazioni PEC in entrata e uscita vengono protocollate dal software di gestione PEC con due modalità:
Protocollazione in entrata: dall’elenco dei messaggi arrivati, l’utente seleziona il messaggio in arrivo e, con un clic, avvia il processo di protocollazione, associandolo automaticamente a metadati quali data, ora, mittente, destinario e oggetto del messaggio;
Protocollazione automatica in uscita: tutti i messaggi PEC inviati vengono protocollati in background, senza intervento manuale. Pec Manager accoppia automaticamente le ricevute di accettazione e consegna ai messaggi originali, registrando data e ora certe di invio e ricezione;
La protocollazione automatica in uscita è particolarmente utile per gli uffici che inviano numerose PEC (ad esempio, notifiche, comunicazioni amministrative) perché garantisce che ogni invio sia tracciato e conservato come documento ufficiale, senza possibilità di errore umano.
Tracciamento completo: associamento delle ricevute
Ogni messaggio PEC genera due ricevute:
Ricevuta di accettazione (il gestore PEC certifica l’avvenuto invio verso il destinatario);
Ricevuta di avvenuta consegna (il gestore certifica che il destinatario ha ricevuto il messaggio, o ne attesta il mancato recapito).
Pec Manager associa in automatico queste ricevute al messaggio originale, creando una catena di prova completa e immodificabile. Ciò semplifica la verifica di:
Data e ora dell’invio;
Data e ora della ricezione;
Eventuali anomalie (ritardi, mancata consegna).
Il tracciamento unificato delle falle (ad esempio, se un destinatario rifiuta o la casella non esiste) viene gestito in dashboard, con segnalazioni e alert automatici.
Conservazione a norma dei messaggi PEC
Come già anticipato, la normativa civile impone alle aziende e alle PA di conservare i messaggi PEC per un periodo di 10 anni. Poiché i gestori PEC si limitano a conservare per 30 mesi, è responsabilità del titolare:
Aderire a un servizio di conservazione digitale accreditato AgID;
Garantire integrità, autenticità e leggibilità dei messaggi, delle ricevute e degli allegati;
Organizzare la struttura di archiviazione in modo da eseguire:
Backup periodici;
Firma e marca temporale sui pacchetti di archiviazione;
Ripristino in tempi rapidi in caso di richiesta legale.
Il software per la gestione PEC di Arcadoc integra una soluzione di conservazione in cloud a norma, con:
Check automatici di integrità (hash, checksum);
Firma digitale e marca temporale sui lotti di documenti da conservare;
Accesso sicuro tramite autenticazione multi-fattore (SPID, CIE).
La conservazione è gestita interamente all’interno della piattaforma Arcadoc Cloud, permettendo di ridurre i costi di infrastruttura e rispondendo ai requisiti AGID per la conservazione a norma.
Filtri e ricerca avanzata
La ricerca dei messaggi PEC in archivi non strutturati può diventare operazione lunga. Pec Manager offre:
Filtri di ricerca basati su mittente, destinatario, oggetto, data, allegati presenti;
Ricerche full-text all’interno del corpo dei messaggi, per identificare rapidamente le comunicazioni di interesse;
Salvataggio query personalizzate, così da richiamare in un solo clic le ricerche frequenti (es. “PEC scadute”, “PEC con allegati”);
Reportistica sull’attività PEC, con conteggi di messaggi inviati, ricevuti, in scadenza e non protocollati.
Grazie a questi strumenti, l’utente trova in pochi secondi qualsiasi comunicazione, garantendo rapidità di risposta e migliore organizzazione interna.
Permessi e profilazione utente
Nella gestione PEC, la sicurezza delle informazioni è un punto cruciale. Pec Manager permette di:
Creare profili utente personalizzati, associati a gruppi o reparti;
Assegnare livelli di accesso alla singola casella PEC (lettura, protocollazione, gestione ricevute, cancellazione);
Implementare log di accesso e azioni compiute, così da verificare eventuali anomalie o accessi non autorizzati;
Notifiche automatiche per eventuali attività sospette (es. tentativi di accesso ripetuti, modifiche non autorizzate).
Ciò consente di rispettare i principi di minimo privilegio e di garantire la riservatezza delle mail PEC più sensibili (ad es. comunicazioni legali, privacy, contratti).
Integrazione con il sistema di gestione documentale
Il modulo per la gestione PEC di Arcadoc non è un modulo isolato, ma parte integrante di Arcadoc, il software di gestione documentale completo. Le integrazioni principali sono:
Protocollo informatico: ogni documento PEC acquisito entra automaticamente nel flusso di protocollazione;
Workflow documentale: i messaggi PEC in arrivo possono innescare flussi di lavoro (es. inoltro automatico al responsabile, richieste di approvazione);
Firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale: gli allegati di una PEC possono essere firmati digitalmente e marcati con data/ora certa, senza uscire dalla piattaforma;
Fatturazione elettronica e conservazione: se una PEC contiene fatture elettroniche, Arcadoc importa automaticamente i metadati e archivia la fattura nella sezione dedicata;
Gestione documentale in cloud: tutte le PEC, i documenti protocollati e i file firmati/archiviati sono memorizzati su infrastruttura cloud con sicurezza elevata e accessibilità 24/7;
Questa totalità di integrazione consente di eliminare attività frammentate e ridurre i tempi di gestione, poiché l’intero ciclo delle comunicazioni digitali è svolto in un ambiente unico e controllato.
I benefici concreti dell’adozione di Pec Manager
Miglioramento dell’efficienza operativa
Riduzione dei tempi di ricerca: filtri avanzati e salvataggio query accorciano drasticamente i tempi di reperimento delle PEC;
Eliminazione di passaggi manuali: protocollazione automatica in entrata e in uscita libera l’utente da compiti ripetitivi;
Accesso unico a più caselle: non si perde tempo ad aprire differenti client di posta;
Semplificazione del flusso documentale: ogni PEC diventa documento protocollato e archiviato, senza dover importare file manualmente.
Sicurezza e conformità normativa
Conservazione a norma AgID: Pec Manager garantisce l’intero processo di conservazione digitale per 10 anni, come previsto dal Codice Civile (art. 2200 e 2214);
Tracciamento delle ricevute: l’associazione automatica delle ricevute conferisce evidenza certa dell’avvenuta spedizione e ricezione;
Permessi granulari: profilazione utente riduce il rischio di accessi non autorizzati;
Log e audit trail: ogni azione compiuta sul sistema è tracciata, soddisfacendo eventuali requisiti di certificazione ISO o audit interni.
Riduzione dei rischi legali ed economici
Evitare sanzioni: la mancata conservazione dei messaggi PEC per il periodo di legge può comportare sanzioni e contestazioni in sede legale;
Diminuzione degli errori umani: protocollazione automatica e integrazione con workflow riducono la possibilità di dimenticanze o protocolli duplicati;
Risparmio sui costi: eliminazione di software terzi per la gestione PEC, riduzione dei costi di infrastruttura grazie al cloud di Arcadoc;
Velocizzazione dei processi: tempi di risposta rapidi migliorano la soddisfazione dei clienti e la reputazione aziendale.
Integrare la gestione PEC in un sistema di gestione documentale completo
Il ruolo di Arcadoc come soluzione Documentale Integrata
Arcadoc è un software di gestione documentale disponibile sia in versione Cloud che On-premise, qualificato AgID per il protocollo informatico. La sua architettura modulare consente di affiancare a Pec Manager gli altri componenti:
Protocollo informatico per protocollare tutti i documenti cartacei e digitali;
Gestione documentale in cloud con accessibilità h24 e condivisione sicura di file;
Marca temporale e firma digitale per certificare data/ora e integrità degli atti;
Workflow documentale per orchestrare flussi di lavoro complessi secondo regole personalizzate;
Conservazione digitale a norma con moduli dedicati per fatture elettroniche, registri contabili, contratti.
Questa piattaforma unificata permette di eliminare silos informativi e di ridurre significativamente i tempi di gestione documentale, implementando best practice riconosciute a livello normativo e tecnologico.
Flusso di lavoro tipico con Pec Manager e gestione documentale
Un esempio di workflow aziendale che integra Pec Manager:
Arrivo di una PEC nel sistema Arcadoc;
Protocollazione automatica in entrata, con assegnazione del numero di protocollo e associazione delle ricevute;
Inoltro automatico (tramite il modulo Workflow) alla segreteria legale per verifica e firma digitale degli allegati più rilevanti;
Creazione di attività (task) per il reparto amministrativo per predisporre la risposta;
Generazione di un documento di risposta (con firma e marca temporale) e invio tramite PEC; la risposta viene automaticamente protocollata in uscita;
Archiviazione definitiva di tutta la corrispondenza in cloud, con conservazione a norma per 10 anni;
Monitoraggio tramite dashboard di eventuali PEC in scadenza o non consegnate.
In questo modo, l’intero ciclo di vita di una comunicazione PEC avviene in un’unica piattaforma, con evidenza certa dei tempi e delle azioni compiute, riducendo drasticamente il margine di errore.
Linee guida e best practice per una corretta gestione PEC
Creazione di procedure interne e formazione
Definire una procedura aziendale che specifichi:
Quali caselle PEC esistono e a quale funzione corrispondono;
Chi è responsabile di ciascuna casella e quali operazioni è autorizzato a compiere;
Tempi massimi di risposta alle PEC (es. 48 ore lavorative).
Organizzare sessioni di formazione per gli utenti su:
Utilizzo di Pec Manager;
Principi base della PEC e del valore legale associato;
Norme di sicurezza (ad esempio, riconoscere PEC potenzialmente fraudolente).
Pianificazione della conservazione digitale
Verificare l’accreditamento del sistema di conservazione a norma (deve essere conforme alle linee guida AGID);
Stabilire frequenze di salvataggio (ad esempio, giornaliere o settimanali) delle copie di backup;
Test periodici di recupero dati per accertarsi della leggibilità e integrità dei dati archiviati;
Controlli di scadenza: generare report mensili sulle PEC in scadenza (non recapitate o in attesa di protocollazione).
Categorizzazione e tagging dei messaggi
Applicare etichette e metadati a ogni messaggio in base a categorie di interesse (legale, amministrativo, commerciale);
Abbinare documenti correlati (ad esempio, un contratto allegato a una PEC) tramite il modulo documentale di Arcadoc;
Utilizzare parole chiave coerenti per agevolare le ricerche future;
Automatizzare, dove possibile, l’assegnazione di tag tramite regole di workflow (es. se nel corpo della PEC compare la parola “fattura”, associare categoria “Amministrativo”).
Monitoraggio e reportistica
Generare report periodici (mensili, trimestrali) su:
Numero di PEC ricevute/inviate;
Tempi di protocollazione medi;
PEC non recapitate o respinte;
PEC non protocollate dopo X giorni;
Identificare colli di bottiglia nel flusso di risposta;
Impostare alert automatici in caso di anomalie (es. casella in raggiungimento del limite massimo di archiviazione).
Aggiornamento continuo e adeguamento normativo
La normativa sulla PEC si evolve (dal 2018 si sta procedendo all’armonizzazione con eIDAS e, dal 2024, al passaggio al protocollo REM). Tenersi aggiornati tramite AGID.
Verificare periodicamente l’accreditamento del gestore di PEC scelto e la validità del servizio di conservazione;
Partecipare a eventi e webinar dedicati alle evoluzioni normative in tema di PEC, conservazione digitale e identità elettronica.
