Segnatura di protocollo: cos’è e come funziona?

Formato della registrazione e della segnatura di protocollo: guida completa secondo le Linee guida AgID

Il formato della registrazione e della segnatura di protocollo rappresenta un elemento fondamentale nei sistemi di gestione documentale delle pubbliche amministrazioni italiane. Secondo le Linee guida AgID, esso garantisce l’identificazione univoca, la tracciabilità e l’autenticità dei documenti protocollati, assicurando trasparenza, sicurezza e interoperabilità tra enti. In questo articolo approfondiamo il formato della registrazione e della segnatura di protocollo secondo le disposizioni dell’Agenzia per l’Italia Digitale, analizzandone struttura, requisiti tecnici e standard, con l’obiettivo di fornire un quadro chiaro e aggiornato per responsabili della gestione documentale, operatori informatici e addetti al protocollo informatico.

Cos’è la segnatura di protocollo?

La segnatura di protocollo è un insieme di informazioni associate in modo permanente a un documento informatico al momento della sua registrazione nel sistema di protocollo. Questo insieme di metadati consente di identificarlo in maniera univoca, tracciarne il flusso e garantirne l’integrità nel tempo. Il concetto di formato della registrazione e della segnatura di protocollo si riferisce proprio alla modalità e alla struttura con cui queste informazioni vengono prodotte, conservate e trasmesse tra amministrazioni e sistemi informatici.

Normativa di riferimento

Il formato della registrazione e della segnatura di protocollo è definito principalmente dalle seguenti normative e documenti ufficiali:

• CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.)
• Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici – AgID
• Circolare n. 60/2013 dell’AgID – Formato della segnatura di protocollo
• Regole tecniche sul protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013)

Queste fonti stabiliscono i principi e le specifiche tecniche che il formato della registrazione e della segnatura di protocollo deve rispettare.

Finalità della segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo ha lo scopo di:

• Identificare univocamente ogni documento all’interno del sistema di protocollo informatico;
• Assicurare la provenienza e l’integrità del documento;
• Garantire l’interoperabilità tra sistemi diversi (protocollo, conservazione, trasmissione);
• Favorire la trasparenza nei processi amministrativi;
• Facilitare la conservazione digitale a norma.

Struttura del formato della registrazione e della segnatura di protocollo

Secondo le Linee guida AgID, il formato della registrazione e della segnatura di protocollo deve essere conforme ad uno specifico schema XML, denominato Segnatura.xml, che include:

1. Identificativo del documento (numero e data di protocollo);
2. Oggetto del documento;
3. Mittente/i e destinatario/i;
4. Classificazione e fascicolazione (se presenti);
5. Informazioni sui documenti allegati;
6. Riferimenti temporali e contestuali;
7. Firma digitale del documento (eventuale);
8. Identificativi univoci di trasmissione e ricezione (in caso di interoperabilità).

Il file Segnatura.xml deve essere prodotto in modo conforme allo schema XML (XSD) pubblicato da AgID e disponibile nella sezione “modelli di segnatura” del sito ufficiale.

Il file Segnatura.xml

Il cuore del formato della registrazione e della segnatura di protocollo è il file XML che accompagna il documento da protocollare. Questo file può essere:

• Allegato al documento informatico (come metadato strutturato);
• Incorporato nel pacchetto di trasmissione (es. tramite PEC o altri canali interoperabili).

Il formato XML permette una lettura automatica e sicura da parte dei sistemi informatici coinvolti, assicurando interoperabilità, coerenza e automazione dei flussi documentali.

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Obblighi tecnici

Le Linee guida AgID stabiliscono che il formato della registrazione e della segnatura di protocollo deve rispettare determinati obblighi tecnici:

• Utilizzo di standard aperti e pubblici (XML, UTF-8);
• Conformità allo schema di validazione XML fornito da AgID;
• Coerenza semantica dei dati rispetto al documento associato;
• Produzione automatica da parte del sistema di protocollo;
• Immutabilità della segnatura una volta associata al documento.

Conservazione della segnatura

Un aspetto essenziale del formato della registrazione e della segnatura di protocollo è la sua conservazione a norma, secondo quanto previsto dalle Linee guida AgID in materia di conservazione dei documenti informatici. In particolare, il file Segnatura.xml deve essere incluso nel pacchetto di versamento (SIP) e conservato insieme al documento informatico cui si riferisce, assicurando:

• Integrità del documento e dei metadati;
• Autenticità del processo di registrazione;
• Tracciabilità del flusso amministrativo.

Trasmissione e interoperabilità

Il formato della registrazione e della segnatura di protocollo assume un ruolo centrale nei processi di interoperabilità tra amministrazioni pubbliche. In caso di trasmissione elettronica di documenti (ad esempio via PEC o tramite SPCoop), è obbligatorio allegare il file Segnatura.xml secondo le specifiche tecniche AgID. Tale standardizzazione consente al sistema ricevente di:

• Verificare l’identità del mittente;
• Registrare automaticamente il documento;
• Aggiornare i fascicoli digitali;
• Rispondere con messaggi strutturati, come ricevute o notifiche.

Tipologie di segnatura di protocollo

Le Linee guida AgID individuano diverse tipologie di segnatura in funzione del contesto e della finalità:

1. Segnatura minima

Include solo i dati essenziali per l’identificazione del documento (numero, data, oggetto). Usata per protocollazioni interne o documenti non trasmessi all’esterno.

2. Segnatura completa

Comprende tutti i metadati previsti dallo schema AgID. È il formato della registrazione e della segnatura di protocollo da adottare nei casi di interoperabilità e conservazione.

3. Segnatura per conservazione

Si tratta del formato destinato a essere incluso nel pacchetto di versamento verso un sistema di conservazione digitale accreditato, in coerenza con il modello OAIS e le specifiche AgID.

Validazione e strumenti

Per assicurare la correttezza del formato della registrazione e della segnatura di protocollo, AgID mette a disposizione:

• Lo schema XSD ufficiale;
• Un validatore XML per controllare la conformità dei file;
• Specifiche dettagliate per lo sviluppo dei software di protocollo.

Gli operatori devono verificare che ogni segnatura sia tecnicamente valida, oltre che semanticamente coerente con il contenuto del documento.

Errori comuni da evitare

Nel trattamento del formato della registrazione e della segnatura di protocollo, gli errori più frequenti da evitare sono:

• Mancata validazione del file Segnatura.xml;
• Dati incoerenti (es. oggetto divergente da quello indicato nel documento);
• Uso di codifiche errate (diverse da UTF-8);
• Firma digitale non verificabile;
• Mancanza di riferimenti a fascicoli o classificazioni previste.

Best practices

Ecco alcune buone pratiche consigliate da AgID per una corretta gestione del formato della registrazione e della segnatura di protocollo:

• Automatizzare la generazione del file Segnatura.xml tramite il sistema di protocollo;
• Validare sempre il file prima della trasmissione o conservazione;
• Includere metadati di classificazione e fascicolazione quando disponibili;
• Archiviare in modo sicuro segnatura e documento in formato conforme;
• Assicurarsi che il software utilizzato sia aggiornato e conforme alle linee guida AgID.

Conclusione

Il formato della registrazione e della segnatura di protocollo rappresenta un pilastro della gestione documentale digitale nella pubblica amministrazione. Garantisce tracciabilità, integrità, trasparenza e interoperabilità, in conformità con gli standard più elevati previsti da AgID. L’adozione corretta del formato della registrazione e della segnatura di protocollo non è solo un obbligo normativo, ma una scelta strategica per rendere i processi più efficienti, sicuri e integrabili in un ecosistema digitale in continua evoluzione.

Domande frequenti (FAQ)

1. La segnatura di protocollo è obbligatoria per tutti i documenti? Sì, per tutti i documenti registrati a protocollo. Le modalità possono variare in base alla tipologia e al flusso documentale. 2. Il formato XML può essere modificato dopo la protocollazione? No. Una volta registrato, il file Segnatura.xml deve essere considerato immutabile. 3. È necessario firmare digitalmente la segnatura? Non sempre. La firma è richiesta in caso di trasmissione tra enti o verso il sistema di conservazione.   Perfetto. Approfondirò Arcadoc come piattaforma digitale per la gestione documentale, con particolare attenzione al modulo di protocollo informatico. Mi concentrerò su funzionalità, vantaggi, integrazione con altri moduli (es. conservazione, workflow, firma elettronica), aderenza alle Linee guida AgID e benefici per aziende e PA. Ti aggiorno appena ho completato la ricerca e redatto la sezione estesa.

Arcadoc: il software per il protocollo informatico

Arcadoc si presenta come una piattaforma integrata di gestione documentale che copre tutto il ciclo di vita dei documenti. La soluzione unifica il modulo di protocollo informatico con funzionalità avanzate di workflow, firma elettronica e conservazione a norma, consentendo di eliminare la carta e digitalizzare ogni processo. La gestione dei documenti diventa centralizzata: grazie all’archiviazione elettronica e alla ricerca avanzata, è possibile organizzare e ritrovare rapidamente i file aziendali. In Arcadoc ogni documento – cartaceo o digitale – riceve un numero di protocollo univoco e viene associato ai metadati necessari (mittente, destinatario, oggetto, data, AOO, ecc.) in forma permanente e non modificabile. Il risultato è un tracciamento completo di tutte le operazioni di protocollazione (compresi eventuali annullamenti), che assicura ordine, sicurezza e conformità alle Linee Guida AgID. Le principali funzionalità di Arcadoc includono:

• Protocollazione informatica completa: Arcadoc gestisce automaticamente l’assegnazione del numero e della segnatura di protocollo per i documenti in entrata, in uscita e interni, rispettando i requisiti normativi (TUDA, CAD). La piattaforma genera etichette con barcode per ogni documento cartaceo, consentendone l’acquisizione automatica tramite scanner e associandolo alla scheda di protocollo corrispondente. In questo modo ogni documento risulta identificato univocamente e inserito nel registro informatico in modo immutabile.
• Workflow documentale automatizzato: grazie al Workflow Manager integrato, Arcadoc permette di disegnare i processi aziendali (approvazioni, trasmissioni interne, ecc.) con un editor visuale. Gli step diventano automatici e vincolati a regole prestabilite: notifiche e attività vengono inoltrate agli utenti corretti, riducendo errori umani e tempi operativi. In pratica, tutti i passaggi ripetitivi vengono eseguiti in sequenza, garantendo velocità ed efficienza nel flusso di lavoro.
• Firma digitale e marcatura temporale integrate: Arcadoc include un modulo di firma digitale che supporta sia la firma esterna sia quella interna (con certificati custoditi su HSM e OTP). Ciò significa che gli utenti possono apporre digitalmente firma, marca temporale e persino un sigillo aziendale direttamente in piattaforma. L’utilizzo dell’HSM (Hardware Security Module) garantisce la custodia sicura dei certificati di firma e delle chiavi private, mentre l’autenticazione con username/password e OTP protegge il processo di firma.
• Conservazione digitale a norma: Arcadoc integra un sistema di conservazione elettronica conforme alle normative AgID e CAD. I documenti firmati digitalmente possono essere archiviati a lungo termine in modo sicuro, preservandone l’integrità e la validità legale nel tempo. Il software gestisce tutti gli step del processo di conservazione – dal calcolo dell’hash all’apposizione della marca temporale – trasformando gli archivi cartacei in una vera e propria «fortezza digitale».

Caratteristiche del protocollo informatico

Il modulo di protocollo informatico di Arcadoc è progettato secondo i più recenti standard AgID  che abbiamo approfondito. Infatti, le caratteristiche salienti includono:

• Segnatura permanente: ad ogni documento amministrativo informatico Arcadoc applica in maniera automatica la segnatura di protocollo (numero progressivo, data, AOO) in modo permanente e non modificabile, rendendo ogni file univocamente individuabile.
• Sicurezza e controllo degli accessi: solo utenti autenticati possono utilizzare il sistema. Arcadoc offre livelli differenziati di permesso (chi può visualizzare o modificare) e tiene traccia di ogni operazione. Ad esempio, le informazioni principali di protocollazione (mittente, destinatario, oggetto) non sono modificabili; eventuali annullamenti devono essere eseguiti con procedure dedicate, generando log dettagliati. La combinazione di autenticazione forte (HSM, OTP) e definizione granulare dei permessi garantisce un elevato livello di sicurezza.
• Tracciabilità completa: il sistema memorizza in modo immutabile tutti i metadati del protocollo (numero, data, mittenti, oggetto, impronta digitale del file, ecc.) e registra ogni evento in un log. Ciò permette di ricostruire esattamente la storia del documento – chi ha creato, protocollato, modificato o annullato – in linea con le disposizioni del CAD e delle Linee Guida AgID.
• Conformità normativa: Arcadoc è certificato come SaaS qualificato AgID e rispetta tutti i requisiti delle Linee Guida AgID sul protocollo informatico. Questo assicura alle aziende e alle PA che il sistema di protocollo informatico implementato sia pienamente allineato alle normative (TUDA, CAD, DPCM, eIDAS).

Vantaggi per aziende e pubbliche amministrazioni

I benefici di adottare Arcadoc sono molteplici:

• Automazione ed efficienza: l’automatizzazione dei flussi di protocollazione e documentali riduce drasticamente i tempi e gli errori legati alle operazioni manuali. Secondo le Linee Guida AgID, l’efficienza operativa aumenta eliminando la protocollazione manuale; Arcadoc concretamente accelera e semplifica le attività quotidiane.
• Interoperabilità: Arcadoc supporta lo scambio elettronico di documenti tra enti diversi senza duplicazioni. L’integrazione nativa con moduli come il PEC Manager e la fatturazione elettronica facilita la comunicazione tra PA e stakeholder esterni. Inoltre, l’adozione di standard aperti e metadati condivisi garantisce compatibilità con i sistemi di protocollo di altri enti.
• Conformità normativa e riduzione dei rischi: grazie alla conformità alle linee guida AgID e all’automazione dei controlli, aziende e pubbliche amministrazioni possono garantire la trasparenza e la regolarità formale dei procedimenti. Arcadoc aiuta a evitare sanzioni e inefficienze legate a irregolarità documentali, mantenendo sempre inalterato il valore probatorio dei documenti.
• Risparmio di tempo e costi: la digitalizzazione dei documenti riduce l’uso della carta e lo spazio di archiviazione fisica, abbassando i costi operativi. Le banche dati centralizzate e le funzionalità di ricerca avanzata consentono di trovare subito le informazioni necessarie, migliorando la produttività complessiva.

Architettura tecnologica

Dal punto di vista tecnologico, Arcadoc è estremamente flessibile e sicuro:

• Modalità di erogazione flessibili: la piattaforma è disponibile sia on-premise (installazione locale) sia come servizio Cloud/SaaS certificato AgID. La versione cloud garantisce accessibilità 24/7 e scalabilità on-demand, mentre quella on-premise risponde alle esigenze di chi richiede ambienti dedicati. In entrambi i casi, Arcadoc rimane un sistema multi-tenant in grado di gestire più entità indipendenti sulla stessa infrastruttura.
• Sicurezza avanzata: l’architettura implementa protocolli di crittografia e moduli di sicurezza dedicati. Ad esempio, l’uso dell’HSM per la custodia dei certificati di firma e l’autenticazione OTP garantiscono la protezione delle chiavi private. Inoltre, Arcadoc esegue backup regolari e monitora gli accessi in tempo reale, riducendo il rischio di perdita dati.
• SaaS qualificato AgID: come servizio digitale qualificato, Arcadoc riceve aggiornamenti centralizzati e controlli di sicurezza certificati. Ciò offre la garanzia di un’infrastruttura allineata alle normative italiane ed europee, facilitando l’adozione anche nelle amministrazioni pubbliche. L’architettura cloud elimina la necessità di costosi hardware locali e semplifica la manutenzione del sistema, lasciando che l’utente si concentri solo sulle attività di business.

Arcadoc costituisce una soluzione completa e integrata per la gestione documentale aziendale e pubblica, con un robusto modulo di protocollo informatico. La piattaforma combina protocollazione automatica, workflow, firma digitale e conservazione a norma in un unico ambiente sicuro. Vuoi saperne di più? Contattaci per una demo gratuita!