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Conservazione Sostitutiva PEC – Software Conservazione PEC

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Software Conservazione PEC

La conservazione PEC a norma è un obbligo previsto dalla normativa italiana che impone alle aziende di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) per un periodo di tempo specificato dalle normative vigenti.

La conservazione PEC a norma è un processo critico per garantire l’integrità e la prova legale dei messaggi di posta elettronica certificata.

Per farlo, le aziende possono utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) in grado di soddisfare le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative.

I sistemi SEA possono garantire l’integrità dei messaggi PEC tramite la firma elettronica e la crittografia, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la tracciabilità e l’immutabilità dei dati.

La conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per garantire la conformità alle normative e proteggere l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione PEC a norma possono incorrere in sanzioni e multe significative. Per questo motivo, è importante adottare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) affidabile e conforme alle normative vigenti per garantire una corretta conservazione a norma delle PEC.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.
Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come e perché conservare le PEC a norma

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Come e perché conservare le PEC a norma

La conservazione PEC a norma è la pratica di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in conformità alle normative vigenti. La PEC è una forma di posta elettronica che offre una prova legale dell’avvenuta ricezione del messaggio e della sua integrità.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è necessario seguire alcune regole fondamentali. In primo luogo, è necessario conservare i messaggi PEC per il periodo di tempo specificato dalle normative vigenti. Inoltre, i messaggi PEC devono essere archiviati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) che soddisfi le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative. I sistemi SEA sono in grado di archiviare i messaggi PEC in modo sicuro e con una struttura organizzativa che rispetta le normative di conservazione. Inoltre, è importante che la conservazione a norma delle PEC sia effettuata in modo tempestivo e regolare. Ciò significa che i messaggi PEC devono essere archiviati in modo continuo e non devono essere alterati o cancellati senza una motivazione legittima.

In conclusione, la conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per le organizzazioni che utilizzano questo tipo di comunicazione. Una corretta conservazione a norma delle PEC garantisce la conformità alle normative e protegge l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine. In particolare, la conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS).

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

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I vantaggi della PEC

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I vantaggi della PEC

La PEC  (posta elettronica certifica) può essere paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Di base è una sorta di raccomandata elettronica, con tanto di validità giuridica.

Nata ormai da oltre un decennio per assicurare agli utenti la certezza, il valore legale, l’invio e la consegna, o la mancata consegna, dei messaggi e-mail al destinatario.

Con questo sistema è garantita quindi la certezza del contenuto.

I protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.

Quali sono i vantaggi della PEC rispetto alla raccomandata?

  • semplice ed economica
  • facile da inviare anche a più destinatari
  • ha valore legale
  • può essere consultata e utilizzata ovunque

Per le pubbliche amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti è ormai obbligatoria, ma sta diventando uno strumento sempre più indispensabile anche per i privati cittadini

I messaggi PEC rappresentano come si diceva prima una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

Arcadoc, il software progettato dai nostri tecnici qualificati, ha un modulo che si occupa proprio di questo, PEC MANAGER che permette agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale.

Unisce in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale

Identifica inoltre l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

 

 

 

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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro?

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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro

Il workflow è un flusso di lavoro aziendale che prevede diversi step.

Una sua migliore gestione rende più facile ed efficacie il lavoro di tutta l’azienda.

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni azienda si ritrova ad affrontare, poichè i flussi di informazioni, di dati e di documenti sono molteplici sempre e quindi l’azienda rischia continuamente che qualcosa vada perso ,e di conseguenza rischia danni amministrativi e rallentamenti nella produttività.

Noi di Aeffegroup con la progettazione di Arcadoc abbiamo pensato anche a alla gestione del workflow.

Arcadoc è un software che supporta oltrettutto anche un vero e proprio sistema di workflow documentale.

I punti di forza di Arcadoc sono molteplici:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

La soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali

 

Il software è di facile utilizzo e intuitivo.

Con l’editor visual è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente, con un controllo cosi più accurato di tutte le fasi del workflow ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza e minimizzando gli errori e i ritardi.

Per quanto detto fino ad ora quindi migliorare la gestione del “workflow” è uno degli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale.

 

 

 

 

 

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Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

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Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

 

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.
Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,
ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile
La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.
Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:
  • l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
  • riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
  • il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
  • mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
  • conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
  • personalizzabile
  • sempre disponibile

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

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Conservazione digitale a norma documenti

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Conservazione a norma: la soluzione per tutti i documenti aziendali con Arcadoc

Arcadoc grazie alla sua funzione di Conservazione digitale a norma  documenti (fino a qualche tempo fa conosciuta come Conservazione sostitutiva) permette di archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti fiscali e legali.

Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, con il quale è possibile effettuare la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte le operazioni relativa alla gestione dei documenti, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

La conservazione digitale a norma documenti  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti con valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato conservazione sostitutiva) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione digitale a norma aziendale deve quindi garantire ai documenti:

  • Reperibilità
  • Autenticità
  • Integrità
  • Affidabilità
  • Leggibilità 

Alcuni documenti da qualche anno, sono costituiti per loro natura obbligatoria alla conservazione digitale:

  • Fatture elettroniche
  • Contratti con firma digitale 
  • PEC Posta certificata

Per altri elementi la conservazione digitale a norma documenti è opzionale. Tuttavia è conveniente perché consente di ridurre o eliminare per sempre gli archivi cartacei e di conseguenza l’obbligo della loro archiviazione fisica per 10 anni.

Tra gli altri documenti vi sono:

  • Fatture
  • DDT
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilanci d’esercizio
  • Dichiarazioni fiscali
  • Pagamenti con F23 e F24
  • Offerte e Contratti
  • Registri Contabili
  • CUD

Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono quindi:

  • risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
  • rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
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    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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    Conservazione documentale a norma | Arcadoc

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    Conservazione a norma: la soluzione sicura e facile con Arcadoc

    Arcadoc grazie alla funzione di Conservazione documentale a norma, fino a qualche tempo fa chiamata Conservazione sostitutiva, permette di archiviare, conservare rispettando le norme di legge in vigore e consultare, in modo immediato e semplice, tutti i documenti fiscali e legali.

    I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte queste operazioni sulla gestione dei documenti delle aziende, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

    Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

    Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, il quale permette la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

    Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

    Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

    La conservazione documentale a norma  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale ( per esempio Fatture attive e passive, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e Peo ecc..),  eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

    Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

    Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti che hanno valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato sostituzione) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

    Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono:

    • risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
    • rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
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      Conservazione documentale | Arcadoc

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       La conservazione documentale a norma più efficiente e sicura con Arcadoc

      Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

      Arcadoc è un software di conservazione documentale

      Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

      Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

      • la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..)  permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

      •  di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

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        Software gestione documentale cloud

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        La soluzione per la gestione dei documenti aziendali è Arcadoc. Software gestione documentale cloud

        Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta tramite la funzionalità della conservazione a norma.

        Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

        Software archiviazione documentale e gestione documentale in cloud

        Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

        I moduli avanzati di Arcadoc

        • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;
        • il modulo per il Workflow e Conservazione a Norma che rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti creando quindi un iter documentale. Il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e Peo) permette di eliminare gli originali cartacei, sostituendoli con la conservazione digitale in linea con le normative vigenti.

        E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

        Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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