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La Conservazione a Norma con Arcadoc

La Conservazione a Norma con Arcadoc

La Conservazione a Norma con Arcadoc è un processo facile, immediato e veloce.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti, prodotto da Aeffegroup. https://www.aeffegroup.biz/

Ma andiamo per ordine. Cosa significa “conservare a norma”?

La Conservazione a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendogli quindi un’efficacia giuridica equivalente a quella riconosciuta al documento cartaceo.

Permette quindi ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione e di risparmiare tempo.

La validità legale del documento e del suo contenuto è garantito dall’apposizione sul documento di due “sigilli”:

  • firma digitale,
  • marca temporale, un “timbro” che garantisce l’esistenza del documento  in un momento “temporalmente” preciso

Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la firma digitale e la marca temporale, inoltre Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Possiamo quindi elencare i principali vantaggi della Conservazione a Norma con Arcadoc

  • Conforme alla normativa vigente
  • Abbatte i costi archiviazione e ricerca documenti
  • Riduce rischi di deterioramento dati sensibili
  • Elimina l’utilizzo di carta
  • Riduzione costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

 

 

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

Workflow Documentale Digitale

Workflow Documentale Digitale

Il Workflow Documentale Digitale ha diverse funzioni all’interno di un’azienda, tutte con un denominatore comune ovvero l’efficienza.   https://it.wikipedia.org/wiki/Gestione_del_ciclo_di_vita_del_prodotto

La gestione documentale ancora oggi è un punto critico per diverse aziende.

Si tratta di uno degli aspetti della vita aziendale in cui efficienza e affidabilità diventano fattori chiave ancora prima dell’inizio della trasformazione digitale.

Partiamo dalla base, cosa significa, cos’è?

Il Workflow Documentale Digitale letteralmente tradotto in italiano significa “flusso di lavoro” ed è una procedura standardizzata con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. Ciascuna organizzazione potrà quindi seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.

Arcadoc ne supporta un vero e proprio sistema.

Arcadoc, la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali         

 

 

I documenti inseriti nel sistema seguiranno tutti i processi in maniera automatica o su scelta dell’utente nel caso in cui debbano essere apportate determinate modifiche.

Questo consentirà una completa automazione dei processi documentali aziendali, controllando lo stato di avanzamento delle lavorazioni, i tempi di evasione e ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza, minimizzando gli errori e i ritardi.

Inoltre come tutto il resto della gestione documentale, anche il Workflow Documentale Digitale di Arcadoc permette una condivisione di tali documenti fra tutti i collaboratori,  Arcadoc facilita quindi lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori, il lavoro risulterà quindi più facile e i risultati più immediati.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione a Norma

Conservazione a Norma

La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei  https://www.agid.gov.it/

 

 

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.
Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,
ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile
La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.
Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:
  • l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
  • riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
  • il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
  • mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
  • conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
  • personalizzabile
  • sempre disponibile

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

Workflow

Workflow

Il workflow documentale consente alle aziende di seguire il ciclo di vita di ciascun  documento. https://it.wikipedia.org/wiki/Workflow_management

Un documento può essere quindi acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato ottimizzando tutti i processi.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di Workflow Documentale

Arcadoc diventa la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali.

Cosa significa per Arcadoc “ottimizzare i processi”?

Ottimizzare i costi, ottimizzare il tempo, innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni, diminuire il rischio di errori e smarrimenti permettendo di aumentare i profitti dell’azienda.

Quali sono i punti di forza del Workflow documentale di Arcadoc?

  • Facile da usare: ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.
  • Editor visuale processi: è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.
  • Automazione processi: i documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.
  • Gestione stato di avanzamento lavori: facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori

La gestione del Workflow non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc.

Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

Conservazione digitale a norma documenti

Conservazione a norma: la soluzione per tutti i documenti aziendali con Arcadoc

Arcadoc grazie alla sua funzione di Conservazione digitale a norma  documenti (fino a qualche tempo fa conosciuta come Conservazione sostitutiva) permette di archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti fiscali e legali.

Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, con il quale è possibile effettuare la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte le operazioni relativa alla gestione dei documenti, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

La conservazione digitale a norma documenti  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti con valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato conservazione sostitutiva) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione digitale a norma aziendale deve quindi garantire ai documenti:

  • Reperibilità
  • Autenticità
  • Integrità
  • Affidabilità
  • Leggibilità 

Alcuni documenti da qualche anno, sono costituiti per loro natura obbligatoria alla conservazione digitale:

  • Fatture elettroniche
  • Contratti con firma digitale 
  • PEC Posta certificata

Per altri elementi la conservazione digitale a norma documenti è opzionale. Tuttavia è conveniente perché consente di ridurre o eliminare per sempre gli archivi cartacei e di conseguenza l’obbligo della loro archiviazione fisica per 10 anni.

Tra gli altri documenti vi sono:

  • Fatture
  • DDT
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilanci d’esercizio
  • Dichiarazioni fiscali
  • Pagamenti con F23 e F24
  • Offerte e Contratti
  • Registri Contabili
  • CUD

Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono quindi:

  • risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
  • rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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    Conservazione documentale a norma | Arcadoc

    Conservazione a norma: la soluzione sicura e facile con Arcadoc

    Arcadoc grazie alla funzione di Conservazione documentale a norma, fino a qualche tempo fa chiamata Conservazione sostitutiva, permette di archiviare, conservare rispettando le norme di legge in vigore e consultare, in modo immediato e semplice, tutti i documenti fiscali e legali.

    I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte queste operazioni sulla gestione dei documenti delle aziende, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

    Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

    Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, il quale permette la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

    Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

    Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

    La conservazione documentale a norma  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale ( per esempio Fatture attive e passiveRegistri contabiliCedolini, conversazioni Pec e Peo ecc..),  eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

    Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

    Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti che hanno valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato sostituzione) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

    Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono:

    • risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
    • rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
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      Conservazione documentale | Arcadoc

       La conservazione documentale a norma più efficiente e sicura con Arcadoc

      Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

      Arcadoc è un software di conservazione documentale

      Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

      Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

      • la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Registri contabiliCedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..)  permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

      •  di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

      Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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        Software gestione documentale cloud

        La soluzione per la gestione dei documenti aziendali è Arcadoc. Software gestione documentale cloud

        Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta tramite la funzionalità della conservazione a norma.

        Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

        Software archiviazione documentale e gestione documentale in cloud

        Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

        I moduli avanzati di Arcadoc

        • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;
        • il modulo per il Workflow e Conservazione a Norma che rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti creando quindi un iter documentale. Il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Registri contabiliCedolini, conversazioni Pec e Peo) permette di eliminare gli originali cartacei, sostituendoli con la conservazione digitale in linea con le normative vigenti.

        E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

        Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
        Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
        Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

          Il tuo nome (richiesto)

          Ragione Sociale

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          Tipo di Installazione
          Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
          On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

          Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

          Funzionalità accessorie
          Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

          Il tuo messaggio

          Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

          Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Tazza.

          Conservazione a norma, Archiviare Documenti Digitali, Archiviare Documenti Digitali in Cloud, Conservazione a norma in Cloud, Conservazione fatture elettroniche Conservazione Sostitutiva, Software Conservazione Sostitutiva, gestione documentale cloud

          Conservazione a norma in Cloud

           Conservazione a norma in Cloud

          Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

          Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

          Software archiviazione documentale

          Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

          Sono disponibili altre funzioni di Arcadoc Cloud attivando i seguenti moduli:

          • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;
          • il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);
          • il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Regitri contabiliCedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

          E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

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            Conservazione a norma, Archiviare Documenti Digitali, Archiviare Documenti Digitali in Cloud, Conservazione a norma in Cloud, Conservazione fatture elettroniche, Conservazione sostitutiva in cloud, Conservazione Sostitutiva, Software Conservazione Sostitutiva, gestione documentale cloud, Software gestione documentale cloud

            Gestione conservazione a Norma

            Conservazione a Norma – Software

            Archiviare un documento cartaceo elettronicamente e fruirne tramite tecnologie informatiche è ormai facilissimo, grazie alle nuove tecnologie.

            Le normative vigenti ci obbligano a conservarli per soddisfare precisi obblighi, come quelli fiscali. Pochi sanno però che è possibile conservare i documenti in formato digitale, anziché in formato cartaceo, mantenendo anche tutta l’efficacia “civilistica”, come l’opponibilità a terzi.

            Con i nostri software e le nostre soluzioni, la conservazione a norma è facile ed economica.

            Qualche vantaggio? Il risparmio di spazi per gli archivi, dei sistemi di sicurezza, del personale per il matenimento degli archivi…

            Questo ed altro potrebbe convincerti che la conservazione a norma è ormai un’opportunità irrinunciabile. Con il modulo software per la conservazione sostitutiva di Arcadoc vogliamo offrirvi la soluzione più semplice a questi problemi.

            Per Maggiori informazioni:

            Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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