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Conservazione digitale a norma documenti

Conservazione a norma: la soluzione per tutti i documenti aziendali con Arcadoc

Arcadoc grazie alla sua funzione di Conservazione digitale a norma  documenti (fino a qualche tempo fa conosciuta come Conservazione sostitutiva) permette di archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti fiscali e legali.

Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, con il quale è possibile effettuare la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte le operazioni relativa alla gestione dei documenti, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

La conservazione digitale a norma documenti  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti con valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato conservazione sostitutiva) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione digitale a norma aziendale deve quindi garantire ai documenti:

  • Reperibilità
  • Autenticità
  • Integrità
  • Affidabilità
  • Leggibilità 

Alcuni documenti da qualche anno, sono costituiti per loro natura obbligatoria alla conservazione digitale:

  • Fatture elettroniche
  • Contratti con firma digitale 
  • PEC Posta certificata

Per altri elementi la conservazione digitale a norma documenti è opzionale. Tuttavia è conveniente perché consente di ridurre o eliminare per sempre gli archivi cartacei e di conseguenza l’obbligo della loro archiviazione fisica per 10 anni.

Tra gli altri documenti vi sono:

  • Fatture
  • DDT
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilanci d’esercizio
  • Dichiarazioni fiscali
  • Pagamenti con F23 e F24
  • Offerte e Contratti
  • Registri Contabili
  • CUD

Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono quindi:

  • risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
  • rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede si Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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    Conservazione documentale a norma | Arcadoc

    Conservazione a norma: la soluzione sicura e facile con Arcadoc

    Arcadoc grazie alla funzione di Conservazione documentale a norma, fino a qualche tempo fa chiamata Conservazione sostitutiva, permette di archiviare, conservare rispettando le norme di legge in vigore e consultare, in modo immediato e semplice, tutti i documenti fiscali e legali.

    I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte queste operazioni sulla gestione dei documenti delle aziende, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

    Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

    Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, il quale permette la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

    Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

    Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

    La conservazione documentale a norma  permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale ( per esempio Fatture attive e passiveRegistri contabiliCedolini, conversazioni Pec e Peo ecc..),  eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

    Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

    Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti che hanno valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato sostituzione) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

    Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono:

    • risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
    • rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
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      Come archiviare fatture elettroniche | Arcadoc


      Qual è la differenza tra archiviare e conservare le fatture elettroniche?

      Archiviazione elettronica

      L’archiviazione delle fatture elettroniche è un processo informatico che genera una sintesi di tutte le informazioni estraibili dal blocco di fatture passive ed attive, emesse nell’arco di un periodo.

      Archiviare fatture elettroniche vuol dire quindi rendere immodificabili i dati delle fatture nell’arco dell’anno, creando una sorta di ”chiusura” per ogni periodo di fatturazione. L’archiviazione delle fatture elettroniche va generata solo al termine del periodo di fatturazione, e per ogni distinta annualità.

      Bisogna inoltre procedere all’archiviazione dei file entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

      Conservazione elettronica

      Per conservazione della della fattura si intende la custodia dei documenti fiscali, che si esegue tramite lo stoccaggio e disponibilità delle fatture elettroniche su supporti utili che si conformano alle normative vigenti. L’obiettivo è rendere disponibili in modo immediato e organizzato, la disponibilità delle fratture elettroniche su eventuale richiesta degli organismi di controllo dell’amministrazione finanziaria.

      Una fattura elettronica assume lo stesso valore legale di una fattura cartacea tradizionale, ma con  vantaggi in termini di tempo, spazio e costi. Dall’archiviare fatture elettroniche si passa quindi alla conservazione delle stesse.

      Conservare digitalmente i documenti e le fatture elettroniche vuol dire sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento digitale. Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

      La sua conservazione (chiamata in passato sostituzione) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

      Arcadoc la soluzione per l’archiviazione e la conservazione delle fatture elettroniche aziendali

      Con Arcadoc è possibile gestire archiviare fatture elettroniche e la conservazione delle fatture elettroniche.

      Potrai gestire tutto il processo di fatturazione e di conservazione sostitutiva dei documenti in un unico programma gestionale online accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Con l’esclusiva procedura guidata puoi archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto con pochi semplici passaggi.

      Per Maggiori informazioni:

      Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
      Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
      Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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        Conservazione fatture elettroniche | Arcadoc

        Arcadoc. Modulo Conservazione a norma

        Con Arcadoc è possibile gestire la conservazione a norma delle fatture elettroniche, delle relative ricevute e di tutta la documentazione aziendale a valore legale in generale.

        Potrai gestire tutto il processo di conservazione fatture elettroniche, come anche dei documenti, con un unico programma gestionale online, facile e sicuro, accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Grazie al modulo Conservazione a norma e Workflow puoi  infatti archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto, con pochi semplici passaggi.

        Importante sapere che Arcadoc è un SaaS (Software as a Service) qualificato AgID (Agenzia Italia per il Digitale). Pertanto i dati del software sono conservati sul territorio dello Stato italiano.

        Cosa significa conservare a norma i documenti e le fatture elettroniche?

        La conservazione a norma, chiamata fino a qualche tempo fa conservazione digitale sostitutiva, è un processo che permette di conservare, con regole precise e tramite l’utilizzo di tecnologie avanzate, i documenti in formato digitale. Ne vengono garantite autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti che della conservazione fatture elettroniche.

        La validità legale e / o  fiscale del documento e del suo contenuto si garantisce apponendovi sul documento digitale sia la firma digitale che la marca temporale. La marca temporale è una sorta di sigillo che garantisce l’esistenza del documento  in un momento “temporalmente” definito.

        La normativa di riferimento della Conservazione a Norma

        Il DPCM del 3 dicembre 2013 riporta le norme tecniche che i sistemi di conservazione digitale devono avere affinché sia garantita l’autenticità e integrità dei documenti conservati, quindi affinché i documenti siano conservati a norma. Sono infatti spiegati i modelli organizzativi della conservazione a norma, che può essere gestita da soggetti che producono i documenti o affidata a chi offre adeguate garanzie organizzative e tecnologiche. Tra questi vi sono i soggetti accreditati presso l’Agenzia per l’Italia digitale (AgID)

        In modo specifico, negli articoli 6 e 7 del Decreto del 2013, vengono spiegati i ruoli e le responsabilità del Responsabile della conservazione. Egli produce il documento o la fattura elettronica, ma può delegare il servizio di conservazione a norma affidandola a un soggetto privato, ovvero il Responsabile del servizio di conservazione.

        Per Maggiori informazioni sulla conservazione fatture elettroniche 

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          Archiviazione fatture elettroniche in Cloud

          Archiviazione fatture elettroniche in Cloud

          Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.
          Con Arcadoc è possibile gestire la conservazione delle fatture elettroniche in cloud e delle relative ricevute.

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            Conservazione fatture elettroniche

            Conservazione Documenti e Fatture elettroniche

            Il sistema di conservazione documenti a norma prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.

            Secondo le normative vigente per conservare uno o più documenti, anche in fascicoli, a norma è necessario apporre la firma digitale e una marca temporale. Seguendo le procedure è quindi possibile creare un documento archiviato digitalmente che sostituisce, anche a fini legali e fiscali, il documento cartaceo il quale può essere quindi eliminato.

            Arcadoc, essendo un software riconosciuto AGiD (Agenzia italiana per il Digitiale) permette di gestire la conservazione a norma delle fatture elettroniche e delle relative ricevute, così come in genere di tutti i documenti aziendali.

            Potrai gestire tutto il processo di fatturazione e di conservazione sostitutiva dei documenti in un unico programma gestionale online accessibile da ogni dispositivo e in qualunque momento. Con l’esclusiva procedura guidata puoi archiviare la tua fattura elettronica in meno di un minuto con pochi semplici passaggi.
            Per Maggiori informazioni:

            Arcadoc è un software documentale 
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              Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

              Come archiviare e conservare le fatture elettroniche

              Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie avanzate e garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti.
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                Software Conservazione fatture elettroniche

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                  Conservazione fatture elettroniche, Conservazione sostitutiva e digitale, Fatturazione Elettronica e Conservazione a Norma, La gestione delle fatture elettroniche, Software gestione delle fatture elettroniche,  Software fattura elettronica, Software Conservazione fattura elettronica, Come archiviare e conservare le fatture elettroniche, software di conservazione sostitutiva