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Conservazione documentale in Cloud

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 Soluzioni Conservazione documentale in Cloud

La conservazione documentale in Cloud è un concetto che si riferisce alla pratica di archiviare e gestire i documenti digitali in ambienti di cloud computing. Il cloud computing è un modello di distribuzione di risorse informatiche che consente l’accesso a servizi di calcolo, archiviazione e elaborazione dei dati tramite Internet.

Software Conservazione documentale in Cloud

Arcadoc Cloud è un prodotto che può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

La conservazione documentale in Cloud offre diversi vantaggi rispetto all’archiviazione tradizionale su supporti fisici o in ambienti locali. Alcuni dei benefici includono:

  1. Accessibilità: i documenti archiviati nel Cloud possono essere facilmente accessibili da qualsiasi posizione e dispositivo connesso a Internet. Ciò consente agli utenti di recuperare i documenti in modo rapido ed efficiente, senza dover dipendere da una posizione fisica specifica.
  2. Scalabilità: i servizi di conservazione documentale in Cloud possono scalare in base alle esigenze dell’organizzazione. Gli utenti possono facilmente aumentare o diminuire lo spazio di archiviazione in base alla quantità di documenti da conservare, senza dover investire in hardware o infrastrutture aggiuntive.

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione Sostitutiva PEC – Software Conservazione PEC

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Software Conservazione PEC

La conservazione PEC a norma è un obbligo previsto dalla normativa italiana che impone alle aziende di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) per un periodo di tempo specificato dalle normative vigenti.

La conservazione PEC a norma è un processo critico per garantire l’integrità e la prova legale dei messaggi di posta elettronica certificata.

Per farlo, le aziende possono utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) in grado di soddisfare le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative.

I sistemi SEA possono garantire l’integrità dei messaggi PEC tramite la firma elettronica e la crittografia, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la tracciabilità e l’immutabilità dei dati.

La conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per garantire la conformità alle normative e proteggere l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione PEC a norma possono incorrere in sanzioni e multe significative. Per questo motivo, è importante adottare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) affidabile e conforme alle normative vigenti per garantire una corretta conservazione a norma delle PEC.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.
Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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Come e perché conservare le PEC a norma

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Come e perché conservare le PEC a norma

La conservazione PEC a norma è la pratica di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in conformità alle normative vigenti. La PEC è una forma di posta elettronica che offre una prova legale dell’avvenuta ricezione del messaggio e della sua integrità.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è necessario seguire alcune regole fondamentali. In primo luogo, è necessario conservare i messaggi PEC per il periodo di tempo specificato dalle normative vigenti. Inoltre, i messaggi PEC devono essere archiviati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) che soddisfi le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative. I sistemi SEA sono in grado di archiviare i messaggi PEC in modo sicuro e con una struttura organizzativa che rispetta le normative di conservazione. Inoltre, è importante che la conservazione a norma delle PEC sia effettuata in modo tempestivo e regolare. Ciò significa che i messaggi PEC devono essere archiviati in modo continuo e non devono essere alterati o cancellati senza una motivazione legittima.

In conclusione, la conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per le organizzazioni che utilizzano questo tipo di comunicazione. Una corretta conservazione a norma delle PEC garantisce la conformità alle normative e protegge l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine. In particolare, la conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS).

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

Per Maggiori informazioni:

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I vantaggi della PEC

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I vantaggi della PEC

Nell’era digitale in cui viviamo, la posta elettronica certificata (PEC) si è affermata come uno strumento fondamentale per la comunicazione elettronica tra le aziende, gli enti pubblici e i cittadini. La PEC offre una serie di vantaggi significativi rispetto alla tradizionale posta cartacea, che vanno dall’efficienza alla sicurezza e alla sostenibilità. In questo articolo, esploreremo in dettaglio i vantaggi della PEC e come sta trasformando la nostra comunicazione.

Efficienza nella comunicazione: Uno dei principali vantaggi della PEC è l’efficienza nella trasmissione delle informazioni. Con un semplice clic, è possibile inviare documenti, contratti e comunicazioni a destinatari in tutto il mondo in pochi secondi. A differenza della posta tradizionale, che richiede tempi di spedizione più lunghi, la PEC offre una consegna istantanea, consentendo alle aziende e agli enti pubblici di risparmiare tempo prezioso nelle loro attività quotidiane.

Arcadoc, il software progettato dai nostri tecnici qualificati, ha un modulo che si occupa proprio di questo, PEC MANAGER che permette agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale. Risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale. Unisce in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale Identifica inoltre l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:

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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro?

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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro

Il workflow è un flusso di lavoro aziendale che prevede diversi step. Una sua migliore gestione rende più facile ed efficacie il lavoro di tutta l’azienda.

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni azienda si ritrova ad affrontare, poichè i flussi di informazioni, di dati e di documenti sono molteplici sempre e quindi l’azienda rischia continuamente che qualcosa vada perso ,e di conseguenza rischia danni amministrativi e rallentamenti nella produttività.

Noi di Aeffegroup con la progettazione di Arcadoc abbiamo pensato anche a alla gestione del workflow. Arcadoc è un software che supporta oltrettutto anche un vero e proprio sistema di workflow documentale.

I punti di forza di Arcadoc sono molteplici:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

La soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali

Il software è di facile utilizzo e intuitivo.

Con l’editor visual è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente, con un controllo cosi più accurato di tutte le fasi del workflow ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza e minimizzando gli errori e i ritardi.

Per quanto detto fino ad ora quindi migliorare la gestione del “workflow” è uno degli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale.

Per Maggiori informazioni:

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Come Trasformare le Fatture Cartacee

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Come Trasformare le Fatture Cartacee

 

La conservazione di fatture elettroniche è innanzitutto una procedura informatica che permette di conferire nel tempo valore legale a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

Questo vuol dire che non possiamo più limitarci solo a stampare le fatture e conservarle in un faldone.

Anche perchè il codice civile stabilisce un principio generale sulla conservazione delle scritture contabili secondo il quale le lettere, la corrispondenza commerciale, i telegrammi e le fatture devono essere conservati per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.

E’ stata creata allora una specifica procedura da eseguire, prevista dalla legge, per una valida conservazione delle fatture elettroniche : vediamo come funziona.

Innanzitutto c’è da sottolineare che esistono due elementi fondamentali : la firma digitale e la marca temporale.

La “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento rendendolo non più modificabile; mentre la “marca temporale” rende certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per questo processo in tutte le sue fasi.

La Conservazione di Fatture Elettroniche a Norma risulterà allora  facile e veloce!

 

Arcadoc permette quindi di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Questo processo permette infatti:

  • consente in primis di eliminare i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • riduce sensibilmente il rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture;
  • abbatte anche i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione.

…ed Arcadoc li centra tutti.

Inoltre Arcadoc  viene costantemente aggiornato per la rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi il filo.

 

Per Maggiori informazioni:

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

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    Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

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    Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

    La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

    La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

     

    Ma quali documenti vanno conservati a norma?

    Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.
    Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,
    ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.
    La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile
    La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.
    Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:
    • l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
    • riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
    • il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
    • mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
    • conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
    • personalizzabile
    • sempre disponibile

    Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

     

     

    In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

    Per Maggiori informazioni:

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    A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

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    A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

    La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico

    Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta.

    Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

    Conservazione Sostitutiva documenti contabili

     

    Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

    Sono disponibili anche altre funzioni attivando i seguenti moduli:

    • Pec Manager (si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita)
    • Workflow Documentale (rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici)
    • Conservazione a Norma dei documenti (permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge)

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    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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      Conservazione documentale | Arcadoc

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       La conservazione documentale a norma più efficiente e sicura con Arcadoc

      Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

      Arcadoc è un software di conservazione documentale

      Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

      Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

      • la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..)  permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

      •  di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

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