Articoli

Conservazione a Norma

/in /da

Conservazione a Norma

Per quanto riguarda la Conservazione a Norma dal 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee guida di AGID sulla gestione dei documenti informatici.

Le nuove linee guida sono operative dal 1° Gennaio 2022 e queste regole devono adeguarsi sia le Pubbliche Amministrazioni che i Privati.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la Conservazione a Norma dei documenti.

Essa equipara i documenti cartacei a quelli elettronici e permette alle aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

I professionisti di Aeffegroup con la creazione di Arcadoc avevano come obiettivo quello di rendere il lavoro nelle aziende più snello e preciso.

Ogni documento “archiviato” per la Conservazione a Norma attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”.

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

Pec

/in /da

PEC

La PEC  (posta elettronica certifica) può essere paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Di base è una sorta di raccomandata elettronica, con tanto di validità giuridica.

Nata ormai da oltre un decennio per assicurare agli utenti la certezza, il valore legale, l’invio e la consegna, o la mancata consegna, dei messaggi e-mail al destinatario.

Con questo sistema è garantita quindi la certezza del contenuto.

I protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.

Quali sono i vantaggi della PEC rispetto alla raccomandata?

  • semplice ed economica
  • facile da inviare anche a più destinatari
  • ha valore legale
  • può essere consultata e utilizzata ovunque

Per le pubbliche amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti è ormai obbligatoria, ma sta diventando uno strumento sempre più indispensabile anche per i privati cittadini

I messaggi PEC rappresentano come si diceva prima una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

Arcadoc, il software progettato dai nostri tecnici qualificati, ha un modulo che si occupa proprio di questo, PEC MANAGER che permette agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale.

Unisce in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale

Identifica inoltre l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

 

 

 

Per Maggiori informazioni

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:

Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

 

PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

Workflow

/in /da

Workflow

Il workflow è un flusso di lavoro aziendale che prevede diversi step.

Una sua migliore gestione rende più facile ed efficacie il lavoro di tutta l’azienda.

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni azienda si ritrova ad affrontare, poichè i flussi di informazioni, di dati e di documenti sono molteplici sempre e quindi l’azienda rischia continuamente che qualcosa vada perso ,e di conseguenza rischia danni amministrativi e rallentamenti nella produttività.

Noi di Aeffegroup con la progettazione di Arcadoc abbiamo pensato anche a alla gestione del workflow.

Arcadoc è un software che supporta oltrettutto anche un vero e proprio sistema di workflow documentale.

I punti di forza di Arcadoc sono molteplici:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

La soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali

 

Il software è di facile utilizzo e intuitivo.

Con l’editor visual è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente, con un controllo cosi più accurato di tutte le fasi del workflow ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza e minimizzando gli errori e i ritardi.

Per quanto detto fino ad ora quindi migliorare la gestione del “workflow” è uno degli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale.

 

 

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

La Conservazione a Norma

/in /da

La Conservazione a Norma

La Conservazione a Norma equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, portando le aziende a beneficiare di numerosi vantaggi.

Arcadoc, il software che i professionisti di Aeffegroup hanno progettato per la gestione documentale nelle aziende, è già pronto per la Conservazione a Norma dei documenti.

Attraverso questo processo il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi.

Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

Tra i documenti che devono essere conservati a norma vi sono:
  • Fatture.
  • DDT.
  • Ricevute fiscali e scontrini fiscali.
  • Dichiarazioni fiscali.
  • Bilanci d’esercizio.
  • Pagamenti con i modelli F23 e F24
  • Registri Contabili.
  • CUD.

Con Arcadoc tutto risulta in ordine.

 

Come detto sopra i vantaggi per le aziende che utilizzano un software di gestione documentale sono numerosi:

  • Conforme normativa vigente
  • Riduce costi archiviazione e di carta
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Diminuisce i tempi di ricerca dei documenti e quindi i costi opeartivi
  • Abbatte rischi di deterioramento dati sensibili
  • Sempre disponibili
  • Personalizzabile

Con il servizio di conservazione a norma qualunque documento può essere conservato in osservanza alle direttive AgID espresse nel Codice dell’Amministrazione Digitale.

AgID sostiene l’innovazione digitale e promuove la diffusione delle competenze digitali anche in collaborazione con le istituzioni e gli organismi internazionali, nazionali e locali.

 

La Conservazione a Norma con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

Conservazione Sostitutiva a Norma

/in /da

Conservazione Sostitutiva a Norma

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la Conservazione Sostitutiva a Norma.

La Conservazione Sostitutiva  è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale per la sua conservazione.

La nomenclatura corretta in realtà infatti è Conservazione Digitale a Norma.

https://blog.pwc-tls.it/it/2022/01/17/manuale-della-conservazione-elettronica-nuovi-obblighi-a-partire-dal-1-gennaio-2022/

In che cosa consiste?

In un iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.

Ogni documento archiviato con Arcadoc viene quindi  inserito in un  lotto e bloccato con firma digitale e marca temporale per rendere forma e contenuto del documento non più modificabile e rendere certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei a fini fiscali e civilistici ovvero permette di eliminare costi di archiviazioni e tempi di ricerca

Il software viene inoltre costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi più il filo.

 

Quali sono quindi i vantaggi della Conservazione Sostitutiva a Norma?

  • Riduce l’utilizzo di carta, costi di archiviazione e tempi di ricerca
  • Abbatti i costi operativi
  • Conforme normativa vigente
  • Limita i rischi di deterioramento dei dati sensibili
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Sempre disponibile
  • Personalizzabile

 

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

 

Conservazione a Norma per le PEC

/in /da

Conservazione a Norma per le PEC

Per la conservazione a Norma PEC, Arcadoc ha pensato a PEC Manager, un modulo perfettamente integrato a Arcadoc.

PEC Manager fornisce una soluzione unificata che permetta agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Ma andiamo per gradi.

https://www.agendadigitale.eu/cittadinanza-digitale/bisogna-conservare-a-norma-anche-le-pec-ecco-come-e-perche/

ARCADOC – LA SOLUZIONE PIÙ SEMPLICE PER LA GESTIONE  DOCUMENTALE

Perchè è importante la Conservazione a Norma per le PEC?

I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

Arcadoc ha un sistema di conservazione per le PEC che permette di “congelare” i messaggi, le firme, le ricevute per il tempo necessario, prolungandone la validità legale.

 

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

 

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

 

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

La Conservazione a Norma con Arcadoc

/in /da

La Conservazione a Norma con Arcadoc

La Conservazione a Norma con Arcadoc è un processo facile, immediato e veloce.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti, prodotto da Aeffegroup. https://www.aeffegroup.biz/

Ma andiamo per ordine. Cosa significa “conservare a norma”?

La Conservazione a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendogli quindi un’efficacia giuridica equivalente a quella riconosciuta al documento cartaceo.

Permette quindi ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione e di risparmiare tempo.

La validità legale del documento e del suo contenuto è garantito dall’apposizione sul documento di due “sigilli”:

  • firma digitale,
  • marca temporale, un “timbro” che garantisce l’esistenza del documento  in un momento “temporalmente” preciso

Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”, inoltre Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Possiamo quindi elencare i principali vantaggi della Conservazione a Norma con Arcadoc

  • Conforme alla normativa vigente
  • Abbatte i costi archiviazione e ricerca documenti
  • Riduce rischi di deterioramento dati sensibili
  • Elimina l’utilizzo di carta
  • Riduzione costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

 

 

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

Workflow Documentale Digitale

/in /da

Workflow Documentale Digitale

Il Workflow Documentale Digitale ha diverse funzioni all’interno di un’azienda, tutte con un denominatore comune ovvero l’efficienza.   https://it.wikipedia.org/wiki/Gestione_del_ciclo_di_vita_del_prodotto

La gestione documentale ancora oggi è un punto critico per diverse aziende.

Si tratta di uno degli aspetti della vita aziendale in cui efficienza e affidabilità diventano fattori chiave ancora prima dell’inizio della trasformazione digitale.

Partiamo dalla base, cosa significa, cos’è?

Il Workflow Documentale Digitale letteralmente tradotto in italiano significa “flusso di lavoro” ed è una procedura standardizzata con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. Ciascuna organizzazione potrà quindi seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.

Arcadoc ne supporta un vero e proprio sistema.

Arcadoc, la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali         

 

 

I documenti inseriti nel sistema seguiranno tutti i processi in maniera automatica o su scelta dell’utente nel caso in cui debbano essere apportate determinate modifiche.

Questo consentirà una completa automazione dei processi documentali aziendali, controllando lo stato di avanzamento delle lavorazioni, i tempi di evasione e ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza, minimizzando gli errori e i ritardi.

Inoltre come tutto il resto della gestione documentale, anche il Workflow Documentale Digitale di Arcadoc permette una condivisione di tali documenti fra tutti i collaboratori,  Arcadoc facilita quindi lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori, il lavoro risulterà quindi più facile e i risultati più immediati.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

Conservazione a Norma

/in /da

Conservazione a Norma

La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei  https://www.agid.gov.it/

 

 

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.
Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,
ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile
La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.
Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:
  • l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
  • riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
  • il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
  • mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
  • conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
  • personalizzabile
  • sempre disponibile

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

Workflow

/in /da

Workflow

Il workflow documentale consente alle aziende di seguire il ciclo di vita di ciascun  documento. https://it.wikipedia.org/wiki/Workflow_management

Un documento può essere quindi acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato ottimizzando tutti i processi.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di Workflow Documentale

Arcadoc diventa la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali.

Cosa significa per Arcadoc “ottimizzare i processi”?

Ottimizzare i costi, ottimizzare il tempo, innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni, diminuire il rischio di errori e smarrimenti permettendo di aumentare i profitti dell’azienda.

Quali sono i punti di forza del Workflow documentale di Arcadoc?

  • Facile da usare: ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.
  • Editor visuale processi: è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.
  • Automazione processi: i documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.
  • Gestione stato di avanzamento lavori: facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori

La gestione del Workflow non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc.

Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività