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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro?

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Come ottimizzare e velocizzare il lavoro

Il workflow è un flusso di lavoro aziendale che prevede diversi step. Una sua migliore gestione rende più facile ed efficacie il lavoro di tutta l’azienda.

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni azienda si ritrova ad affrontare, poichè i flussi di informazioni, di dati e di documenti sono molteplici sempre e quindi l’azienda rischia continuamente che qualcosa vada perso ,e di conseguenza rischia danni amministrativi e rallentamenti nella produttività.

Noi di Aeffegroup con la progettazione di Arcadoc abbiamo pensato anche a alla gestione del workflow. Arcadoc è un software che supporta oltrettutto anche un vero e proprio sistema di workflow documentale.

I punti di forza di Arcadoc sono molteplici:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

La soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali

Il software è di facile utilizzo e intuitivo.

Con l’editor visual è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente, con un controllo cosi più accurato di tutte le fasi del workflow ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza e minimizzando gli errori e i ritardi.

Per quanto detto fino ad ora quindi migliorare la gestione del “workflow” è uno degli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

Il Sistema di Workflow con Arcadoc

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Il Sistema di Workflow con Arcadoc

Cos’è il Workflow Documentale Digitale? Il workflow documentale digitale è un sistema che automatizza e controlla il flusso dei documenti all’interno di un’organizzazione. Si basa sull’utilizzo di software specializzati che permettono di creare, revisionare, approvare, distribuire e archiviare i documenti in formato elettronico. Questo tipo di sistema sostituisce i tradizionali flussi documentali basati su carta e semplifica i processi aziendali, riducendo tempi e costi.

I vantaggi del Workflow Documentale Digitale:

  1. Maggiore efficienza operativa: Il workflow documentale digitale elimina i processi manuali e riduce la necessità di spostarsi fisicamente con documenti cartacei. Questo permette un notevole risparmio di tempo, semplifica le attività quotidiane e consente una maggiore produttività. I documenti possono essere facilmente condivisi, modificati e approvati in modo collaborativo, riducendo i ritardi e gli errori.
  2. Migliore tracciabilità: Il sistema di workflow documentale digitale offre una visione chiara e dettagliata dello stato di avanzamento dei documenti. È possibile identificare rapidamente chi è responsabile di una specifica fase del processo e monitorare i tempi di elaborazione. Ciò garantisce una maggiore tracciabilità e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
  3. Maggiore sicurezza e controllo: Il workflow documentale digitale consente di impostare regole di accesso e controllo sui documenti. Solo le persone autorizzate possono visualizzare, modificare o approvare i documenti, riducendo il rischio di accessi non autorizzati o modifiche indesiderate. Inoltre, i documenti sono archiviati in modo sicuro e possono essere facilmente recuperati in caso di necessità.

Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

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Conservazione a Norma contro gli Archivi Digitali

La conservazione a norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la validità legale a un documento informatico, rendendolo giuridicamente valido come il documento cartaceo.

La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

 

Ma quali documenti vanno conservati a norma?

Questo processo è obbligatorio per le fatture elettroniche, i contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata, che da legge deve essere conservata per almeno 10 anni.
Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti,
ogni documento viene bloccato attraverso la firma digitale e la marca temporale.
La firma digitale permette la conservazione del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile
La marca temporale invece rende certa la data e l’ora di creazione.
Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei apportando diversi vantaggi:
  • l’utilizzo della carta si riduce, di conseguenza vengono ridotti anche i consumi
  • riduce i costi di archiviazione e di ricerca dei documenti
  • il rischio di deterioramento del documento viene meno e quindi dei dati sensibili
  • mantiene inalterato il valore probatorio sia ai fini legali che fiscali
  • conforme alla normativa vigente, in continuo aggiornamento
  • personalizzabile
  • sempre disponibile

Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

In un’azienda sia di piccole che medie che grandi dimensioni avere un software che gestisce tutti i documenti è uno dei più grandi vantaggi che aiuta a rendere smart il lavoro di tutti i giorni.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

 

Arcadoc e la gestione documentale sicura e semplice

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Arcadoc e la gestione documentale sicura e semplice

Arcadoc è la soluzione per la gestione documentale sicura e semplice e più facile sia per la sua installazione che per il suo utilizzo.

I suoi punti di forza sono:

  • SEMPLICITA’

  • Facile da usare
  • Intuitivo
  • Utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
  • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine
  • Flessibilità modulare.

  • SICUREZZA

  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione priorità di accesso su modifiche simultanee
  • Possibilità di autenticazione su Active Directory

 

  • FLESSIBILITA’

  • Accessibile via web
  • Possibilità di archiviazione delle immagini anche su Enterprise Content Management System (ECMS)
  • Espandibilità modulare delle funzionalità (gestione del protocollo informatico, fatturazione elettronica, conservazione a norma, gestione del workflow documentale)

 

  • SAAS QUALIFICATO AGID

          Arcadoc è un SaaS (Software as a Service) qualificato AGID

I dati del software sono conservati sul territorio stato Italiano.

 

La soluzione per la gestione documentale trovata con Arcadoc aumenta la sicurezza degli archivi consentendo di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente. Gli amministratori possono dettare le regole per ogni struttura o gruppo dell’azienda. Ogni utente/gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido

 

I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

 

“La creazione di un archivio digitale è inutile senza un software che lo gestisca in maniera efficiente.”

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Albero.

     

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    A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

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    A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

    La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico

    Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta.

    Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

    Conservazione Sostitutiva documenti contabili

     

    Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.-

    Arcadoc permette di eliminare la carta

    Sono disponibili anche altre funzioni attivando i seguenti moduli:

    • Pec Manager (si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita)
    • Workflow Documentale (rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici)
    • Conservazione a Norma dei documenti (permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge)

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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      Conservazione sostitutiva, Conservazione sostitutiva dei documenti, Conservazione sostitutiva per aziende, Conservazione a norma dei documenti, Archivio digitale, Gestione documentale, Protocollo informatico, Arcadoc

      I documenti visti come risorsa con Arcadoc

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      I documenti visti come risorsa con Arcadoc

      Iniziamo chiarendo che cos’è.

      La Gestione Documentale è l’insieme di soluzioni software che consentono alle aziende di gestire e organizzare, anche a distanza, i flussi di dati e di documenti utili per la propria attività.

      In sostanza è un Sistema basato su software che tiene traccia delle varie versioni del documento, originale e con modifiche apportate, gestisce e archivia documenti in uscita, riceve, spedisce e gestisce procedure e flussi documentali (workflow).

      Perchè proprio Arcadoc?

      Arcadoc, la soluzione più semplice per la Gestione Documentale

      Arcadoc è un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.

      Appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” , in italiano “sistema di Gestione dei documenti”

      Arcadoc permette di capire chi sta utilizzando un documento, definire un processo, controllarne lo stato d’avanzamento e le eventuali problematiche facilitando lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori, questo è possibile grazie al suo sistema di workflow documentale integrato e alla creazione di archivi condivisi.

      Arcadoc e il suo sistema di Workflow

      Ogni utente gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido.

      Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale

      • semplicità
      • sicurezza
      • flessibilità
      • saac qualificato igid

      I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

       

      Per Maggiori informazioni:

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        Gestione documentale, gestione documentale per aziende, Gestione documentale in cloud,  archiviazione documentale, archiviazione dei documenti, Arcadoc

         

        I flussi di lavoro con Arcadoc

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        I flussi di lavoro con Arcadoc

        La gestione del flusso di lavoro non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc

        Un workflow, tradotto lettarlmente in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività, dette task, che si svolgono una di conseguenza all’altra.

        Un Workflow documentale aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità dei prodotti/servizi e anche di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

        Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di flusso di lavoro .

         

        I documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.

        Con l’editor visuale è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

        Quali sono i vantaggi del workflow documentale?

        • Completa automazione dei processi documentali aziendali
        • Controllo dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei tempi di evasione
        • Ottimizzazione dei processi aziendali e quindi efficienza
        • Minimizzazione  degli errori e dei ritardi

        Con Arcadoc abbiamo ulteriori vantaggi:

        • Facile da usare
        • Editor visuale processi

        Vantaggi non di poco conto nella frenetica quotidianeità lavorativa.

        Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

        Per Maggiori informazioni:

        Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
        Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
        Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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          Tipo di Installazione

          Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
          On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

          Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

          Funzionalità accessorie
          Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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          Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Chiave.

           

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          Aumentare la produttività con Arcadoc

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          Aumentare la produttività con Arcadoc

          Gestione flussi di lavoro aziendale

          “La gestione documentale è un processo informatico dei documenti,  processo che può essere suddiviso in 3 fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma”.

          Ma cosa intendiamo nello specifico?

          Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, poichè all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire. La gestione documentale diventa quindi un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda soprattutto quindi se consideriamo l’aumento esponenziale dei dati e delle normative sulla privacy.

          Arcadoc permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

          Il software di Arcadoc è stato sviluppato dai professionisti di Aeffegroup per soddisfare le esigenze delle piccole, medie e grandi imprese. L’obiettivo è quello di  rendere utilizzabili nell’immediato le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano e di avere un controllo più minuzioso dell’accesso da parte dei collaboratori a queste informazioni aziendali.

          Attraverso la gestione elettronica dei documenti possiamo ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

          La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

          Gestire i documenti per migliorare la produttività

           

          Una corretta gestione documentale consente di eliminare il disordine, ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Attraverso questa gestione documentale è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti .

          In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

          Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. Inoltre la gestione documentale in Arcadoc ha un’ interfaccia grafica semplice ed intuitiva che ti smartizza ancora di più il lavoro.

          Riassumendo le caratteristiche principali della gestione documentale con Arcadoc

          • Facile da usare
          • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
          • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
          • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
          • Gestione delle contese su modifiche simultanee
          • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
          • Personalizzabile

          Per Maggiori informazioni:

          Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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          Protocollo informatico e Gestione archivi

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          Protocollo informatico e Gestione archivi

          Arcadoc è un software documentale, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. La gestione documentale riguarda l’organizzazione e gestione dei documenti. Che siano documenti acquisiti con scanner o documenti prodotti elettronicamente. Arcadoc consente di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. A ogni documento viene associato un codice elettronico del relativo documento archiviato.
           

          Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

          Le funzioni comprendono quindi la gestione del ciclo di vita dei documenti. Dalla creazione o acquisizione  con relativo protocollo, fino all’archiviazione e conservazione a norma. Inoltre Arcadoc permette di gestire gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione.
           
          Infatti questo software documentale è un prodotto multi- aziendale. Vuol dire che:
          • si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
          • può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
          • gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.

          I vantaggi di Arcadoc per la gestione documentale

          I vantaggi di Arcadoc, software documentale, sono molteplici.
          1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
          2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
          3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.
          I moduli di Arcadoc, software documentale, adatti a ogni esigenza
           
          Arcadoc, dispone di cinque moduli.
          • Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
          • PEC Manager
          • Workflow e Conservazione a Norma
          • Fatturazione Elettronica
          • Firma Digitale Remota
          Il software documentale si può installare sia in versione cloud che on premise. Inoltre è disponibile anche su dispositivo mobile.

          Per Maggiori informazioni

          Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
          Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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            Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

            Funzionalità accessorie
            Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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            Software documentale gestione documenti

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            A cosa serve un software di gestione per documenti?

            Il software di gestione documentale agisce nella gestione quotidiana di informazioni e documentazioni aziendali, favorendo i tempi di archiviazione cartacea e riducendo drasticamente le quantità di carta. Grazie alla dematerializzazione dei dati, la ricerca di tutte le informazioni utili tramite il software di gestione documentale, consente l’immediato reperimento delle informazioni e semplifica le operazioni di gestione sul ciclo di vita di un documento.
            Arcadoc è un software di gestione di documenti, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Il software consente quindi di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. A ogni documento viene associato un codice elettronico del relativo documento archiviato.

            La soluzione del software di gestione documentale risulta particolarmente indicata per le PMI e per gli Enti della Pubblica Amministrazione.

            Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

            Le funzioni comprendono  la gestione del ciclo di vita dei documenti. Dalla creazione o acquisizione con relativo protocollo, fino all’archiviazione e conservazione a norma. Inoltre Arcadoc permette di gestire gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione.
             
            Arcadoc è un prodotto multi- aziendale. Ciò significa:
            • si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
            • si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
            • gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.

            I vantaggi di Arcadoc nella gestione dei documenti

            1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
            2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
            3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.
            Arcadoc, dispone di cinque moduli.
            • Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
            • PEC Manager
            • Workflow e Conservazione a Norma
            • Fatturazione Elettronica
            • Firma Digitale Remota
            Il software documentale si può installare sia in versione cloud che on premise. Inoltre è consultabile anche su dispositivo mobile.

             

            Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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              Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
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              Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

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              gestione documentale, software documentale, software archiviazione, Software protocollo informatico, Gestione dei documenti