Articoli

Conservazione a Norma

/in /da

Conservazione a Norma

Per quanto riguarda la Conservazione a Norma dal 2022 sono entrate in vigore le nuove Linee guida di AGID sulla gestione dei documenti informatici.

Le nuove linee guida sono operative dal 1° Gennaio 2022 e queste regole devono adeguarsi sia le Pubbliche Amministrazioni che i Privati.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la Conservazione a Norma dei documenti.

Essa equipara i documenti cartacei a quelli elettronici e permette alle aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

I professionisti di Aeffegroup con la creazione di Arcadoc avevano come obiettivo quello di rendere il lavoro nelle aziende più snello e preciso.

Ogni documento “archiviato” per la Conservazione a Norma attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”.

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

Pec

/in /da

PEC

La PEC  (posta elettronica certifica) può essere paragonata a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Di base è una sorta di raccomandata elettronica, con tanto di validità giuridica.

Nata ormai da oltre un decennio per assicurare agli utenti la certezza, il valore legale, l’invio e la consegna, o la mancata consegna, dei messaggi e-mail al destinatario.

Con questo sistema è garantita quindi la certezza del contenuto.

I protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.

Quali sono i vantaggi della PEC rispetto alla raccomandata?

  • semplice ed economica
  • facile da inviare anche a più destinatari
  • ha valore legale
  • può essere consultata e utilizzata ovunque

Per le pubbliche amministrazioni, le imprese, le società, le ditte individuali e i liberi professionisti è ormai obbligatoria, ma sta diventando uno strumento sempre più indispensabile anche per i privati cittadini

I messaggi PEC rappresentano come si diceva prima una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

Arcadoc, il software progettato dai nostri tecnici qualificati, ha un modulo che si occupa proprio di questo, PEC MANAGER che permette agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale.

Unisce in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale

Identifica inoltre l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

 

 

 

Per Maggiori informazioni

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:

Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

 

PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

Workflow

/in /da

Workflow

Il workflow è un flusso di lavoro aziendale che prevede diversi step.

Una sua migliore gestione rende più facile ed efficacie il lavoro di tutta l’azienda.

La gestione dei processi aziendali è una delle attività più complesse che ogni azienda si ritrova ad affrontare, poichè i flussi di informazioni, di dati e di documenti sono molteplici sempre e quindi l’azienda rischia continuamente che qualcosa vada perso ,e di conseguenza rischia danni amministrativi e rallentamenti nella produttività.

Noi di Aeffegroup con la progettazione di Arcadoc abbiamo pensato anche a alla gestione del workflow.

Arcadoc è un software che supporta oltrettutto anche un vero e proprio sistema di workflow documentale.

I punti di forza di Arcadoc sono molteplici:

  • Facile da usare
  • Editor visuale processi
  • Automazione processi
  • Gestione stato di avanzamento lavori

La soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali

 

Il software è di facile utilizzo e intuitivo.

Con l’editor visual è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente, con un controllo cosi più accurato di tutte le fasi del workflow ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza e minimizzando gli errori e i ritardi.

Per quanto detto fino ad ora quindi migliorare la gestione del “workflow” è uno degli obiettivi più sentiti dalle imprese: si tratta di un modo per velocizzare le attività, minimizzare gli errori e massimizzare la qualità dei propri output, che si tratti di prodotti o servizi rivolti alla clientela finale.

 

 

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

La Conservazione a Norma

/in /da

La Conservazione a Norma

La Conservazione a Norma equipara i documenti cartacei a quelli elettronici, portando le aziende a beneficiare di numerosi vantaggi.

Arcadoc, il software che i professionisti di Aeffegroup hanno progettato per la gestione documentale nelle aziende, è già pronto per la Conservazione a Norma dei documenti.

Attraverso questo processo il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi.

Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

Tra i documenti che devono essere conservati a norma vi sono:
  • Fatture.
  • DDT.
  • Ricevute fiscali e scontrini fiscali.
  • Dichiarazioni fiscali.
  • Bilanci d’esercizio.
  • Pagamenti con i modelli F23 e F24
  • Registri Contabili.
  • CUD.

Con Arcadoc tutto risulta in ordine.

 

Come detto sopra i vantaggi per le aziende che utilizzano un software di gestione documentale sono numerosi:

  • Conforme normativa vigente
  • Riduce costi archiviazione e di carta
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Diminuisce i tempi di ricerca dei documenti e quindi i costi opeartivi
  • Abbatte rischi di deterioramento dati sensibili
  • Sempre disponibili
  • Personalizzabile

Con il servizio di conservazione a norma qualunque documento può essere conservato in osservanza alle direttive AgID espresse nel Codice dell’Amministrazione Digitale.

AgID sostiene l’innovazione digitale e promuove la diffusione delle competenze digitali anche in collaborazione con le istituzioni e gli organismi internazionali, nazionali e locali.

 

La Conservazione a Norma con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

 

Conservazione Fatture Elettroniche con Arcadoc

/in /da

Conservazione Fatture Elettroniche con Arcadoc

 

La Conservazione di Fatture Elettroniche con Arcadoc risulta facile e intuitiva poichè Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per questo processo in tutte le sue fasi.

Con Arcadoc tutto risulta in ordine.

 

La conservazione di fatture elettroniche, se effettuata sotto certe condizioni, mette sullo stesso piano i documenti cartacei a quelli elettronici e permette ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.

Attraverso la conservazione a norma il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi. Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Infatti tutte le fatture elettroniche devono essere conservate per un minimo di 10 anni.

Questo vuol dire che non possiamo più limitarci solo a stampare le fatture e conservarle in un faldone.

L’obiettivo di conservazione di fatture elettroniche con Arcadoc è garantire veridicità, autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel corso del tempo

 

Con la legge di bilancio del 2018, sulla scorta della Legge n. 205 del 27 dicembre 2017, il 1 gennaio 2019 è ufficialmente entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per tutti i soggetti a partita IVA.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

La conservazione di fatture elettroniche con Arcadoc ha come si può ben capire diversi vantaggi:

  • Conforme normativa vigente
  • Riduce il consumo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Sempre disponibile
  • Personalizzabile

Arcadoc la soluzione smart per i tuoi documenti

 

 

Per Maggiori informazioni:

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Il tuo nome (richiesto)

    Ragione Sociale

    La tua email (richiesto)

    Telefono

    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Albero.

     

    Conservazione di fatture elettroniche a norma, Firma digitale, Marca temporale, Archivio digitale, Modulo di gestione documentale, Protocollo informatico, Arcadoc, Cloud, Gestione documentale, Pec,

     

    Il Protocollo Informatico di Arcadoc

    /in /da

    Il Protocollo Informatico di Arcadoc

    Il Protocollo Informatico di Arcadoc facilita la gestione della corrispondenza digitale e anche cartacea.

    Protocollare un documento è un’operazione importante, in quanto permette di registrare secondo norma i documenti.

    I vantaggi sono molteplici, classifica i documenti a seconda della categoria, facilita il processo di conservazione e di reperimento, elimina gli ostacoli dati ormai dal registro cartaceo.

    Il Protocollo Informatico di Arcadoc ( strumento di efficienza) ne rende facile ed intuitiva la gestione oltretutto in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale ex CNIPA ex DigitPA.

    L’obiettivo di Arcadoc è quello di semplificarne la gestione per aiutare le aziende a rendere più smart un lavoro che altrimenti richiederebbe tempo.

    Chiunque può trovare quello di cui ha boisogno

     

    Il suo protocollo informatico permette:

    • la gestione dei documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
    • la ricerca e il consulto in maniera rapida e semplice dei documenti protocollati e delle informazioni immesse sia in fase di registrazione che di protocollo
    • il controllo degli accessi e anche delle attività svolte dagli utenti su qualunque documento
    • la stampa o la memorizzazione  del giornale di protocollo
    • il collegamento e il raggruppamento di uno o più documenti
    • lo smistamento automatico dei documenti a seconda della tipologia

    Arcadoc semplifica la gestione del protocollo informatico

     

     

     

     

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Gestione documenti cartacei ed elettronici, Documenti protocollati, Raggruppamento documenti, Smistamento documenti, Protocollazione, Archiviazione Documenti, AgID, Gestione Documentale, Protocollo Informatico

     

    Conservazione Sostitutiva a Norma

    /in /da

    Conservazione Sostitutiva a Norma

    Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la Conservazione Sostitutiva a Norma.

    La Conservazione Sostitutiva  è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale per la sua conservazione.

    La nomenclatura corretta in realtà infatti è Conservazione Digitale a Norma.

    https://blog.pwc-tls.it/it/2022/01/17/manuale-della-conservazione-elettronica-nuovi-obblighi-a-partire-dal-1-gennaio-2022/

    In che cosa consiste?

    In un iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.

    Ogni documento archiviato con Arcadoc viene quindi  inserito in un  lotto e bloccato con firma digitale e marca temporale per rendere forma e contenuto del documento non più modificabile e rendere certa la data e l’ora di creazione.

    Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei a fini fiscali e civilistici ovvero permette di eliminare costi di archiviazioni e tempi di ricerca

    Il software viene inoltre costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi più il filo.

     

    Quali sono quindi i vantaggi della Conservazione Sostitutiva a Norma?

    • Riduce l’utilizzo di carta, costi di archiviazione e tempi di ricerca
    • Abbatti i costi operativi
    • Conforme normativa vigente
    • Limita i rischi di deterioramento dei dati sensibili
    • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
    • Sempre disponibile
    • Personalizzabile

     

    La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

     

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

     

     

     

    Conservazione a Norma per le PEC

    /in /da

    Conservazione a Norma per le PEC

    Per la conservazione a Norma PEC, Arcadoc ha pensato a PEC Manager, un modulo perfettamente integrato a Arcadoc.

    PEC Manager fornisce una soluzione unificata che permetta agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

    Ma andiamo per gradi.

    https://www.agendadigitale.eu/cittadinanza-digitale/bisogna-conservare-a-norma-anche-le-pec-ecco-come-e-perche/

    ARCADOC – LA SOLUZIONE PIÙ SEMPLICE PER LA GESTIONE  DOCUMENTALE

    Perchè è importante la Conservazione a Norma per le PEC?

    I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

    Arcadoc ha un sistema di conservazione per le PEC che permette di “congelare” i messaggi, le firme, le ricevute per il tempo necessario, prolungandone la validità legale.

     

    Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

    Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

     

    Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

    Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

    E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

     

     

     

     

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    PEC, Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

     

     

    La Conservazione a Norma con Arcadoc

    /in /da

    La Conservazione a Norma con Arcadoc

    La Conservazione a Norma con Arcadoc è un processo facile, immediato e veloce.

    Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti, prodotto da Aeffegroup. https://www.aeffegroup.biz/

    Ma andiamo per ordine. Cosa significa “conservare a norma”?

    La Conservazione a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendogli quindi un’efficacia giuridica equivalente a quella riconosciuta al documento cartaceo.

    Permette quindi ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione e di risparmiare tempo.

    La validità legale del documento e del suo contenuto è garantito dall’apposizione sul documento di due “sigilli”:

    • firma digitale,
    • marca temporale, un “timbro” che garantisce l’esistenza del documento  in un momento “temporalmente” preciso

    Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”, inoltre Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

    Possiamo quindi elencare i principali vantaggi della Conservazione a Norma con Arcadoc

    • Conforme alla normativa vigente
    • Abbatte i costi archiviazione e ricerca documenti
    • Riduce rischi di deterioramento dati sensibili
    • Elimina l’utilizzo di carta
    • Riduzione costi operativi
    • Personalizzabile
    • Sempre disponibile

     

     

    Il processo con Arcadoc è veloce e i documenti sempre in ordine.

     

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività

     

     

    Workflow Documentale Digitale

    /in /da

    Workflow Documentale Digitale

    Il Workflow Documentale Digitale ha diverse funzioni all’interno di un’azienda, tutte con un denominatore comune ovvero l’efficienza.   https://it.wikipedia.org/wiki/Gestione_del_ciclo_di_vita_del_prodotto

    La gestione documentale ancora oggi è un punto critico per diverse aziende.

    Si tratta di uno degli aspetti della vita aziendale in cui efficienza e affidabilità diventano fattori chiave ancora prima dell’inizio della trasformazione digitale.

    Partiamo dalla base, cosa significa, cos’è?

    Il Workflow Documentale Digitale letteralmente tradotto in italiano significa “flusso di lavoro” ed è una procedura standardizzata con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato. Ciascuna organizzazione potrà quindi seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.

    Arcadoc ne supporta un vero e proprio sistema.

    Arcadoc, la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali         

     

     

    I documenti inseriti nel sistema seguiranno tutti i processi in maniera automatica o su scelta dell’utente nel caso in cui debbano essere apportate determinate modifiche.

    Questo consentirà una completa automazione dei processi documentali aziendali, controllando lo stato di avanzamento delle lavorazioni, i tempi di evasione e ottimizzando i processi aziendali e quindi l’efficienza, minimizzando gli errori e i ritardi.

    Inoltre come tutto il resto della gestione documentale, anche il Workflow Documentale Digitale di Arcadoc permette una condivisione di tali documenti fra tutti i collaboratori,  Arcadoc facilita quindi lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori, il lavoro risulterà quindi più facile e i risultati più immediati.

    Riassumiamo in maniera schematica e semplice tutte le qualità principali del Workflow Documentale Digitale di Arcadoc:

    • Facile da usare
    • Editor visuale processi
    • Automazione processi
    • Gestione stato di avanzamento lavori

     

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Gestione Documentale, Workflow Documentale, Conservazione sostitutiva, Conservazione a norma, Protocollo Informatico, Come conservare i Documenti, Flusso di lavoro, Gestione elettronica dei documenti, Controllo processi, Segmentazione attività