Parlare di conservazione fatture elettroniche può far venire in mente scartoffie digitali e adempimenti complicati. In realtà, chi affronta il tema con un approccio pratico scopre che la conservazione non è solo un obbligo fiscale: è una vera e propria opportunità per mettere ordine, velocizzare controlli e ridurre i rischi. In questa guida discorsiva ti spiego, passo dopo passo, cosa richiede la normativa, cosa offre l’Agenzia delle Entrate, quali sono i rischi da evitare e in che modo una piattaforma come Arcadoc può trasformare la conservazione fatture elettroniche in un processo fluido e integrato.
Che cos’è la conservazione fatture elettroniche e perché è importante
Quando parliamo di conservazione fatture elettroniche non intendiamo semplicemente salvare un file XML in una cartella. Si tratta di un processo normato che ha l’obiettivo di mantenere nel tempo autenticità, integrità e reperibilità del documento. In altre parole, serve a garantire che una fattura elettronica sia ancora provabile e leggibile a distanza di anni, nel caso di verifiche fiscali o esigenze amministrative. La legge impone che ogni azienda, sia emittente che ricevente, adotti procedure idonee per la conservazione: rispettare questa richiesta evita sanzioni e facilita qualsiasi controllo.
Il ruolo dell’Agenzia delle Entrate: il servizio pubblico e le alternative
L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio che facilita la conservazione fatture elettroniche: tramite il portale “Fatture e Corrispettivi” è possibile attivare la conservazione automatica per le fatture transitanti dal Sistema di Interscambio (SDI). È una soluzione utile, particolarmente indicata per chi cerca un adempimento immediato e senza costi diretti. Tuttavia, non tutte le esigenze aziendali si esauriscono con la sola conservazione: molte imprese richiedono integrazione con procedure interne, workflow di approvazione, protocollazione, e collegamento con ERP. In questi casi, la scelta naturale è una piattaforma che mette insieme gestione documentale e conservazione fatture elettroniche a norma.
Requisiti tecnici e procedure: quello che AgID e la normativa richiedono
Le regole tecniche stabilite dalle Linee Guida AgID e dal Codice dell’Amministrazione Digitale definiscono quali elementi devono caratterizzare la conservazione fatture elettroniche: firma digitale dei pacchetti di versamento, marca temporale, manuale di conservazione, ruolo del responsabile della conservazione e gestione dei metadati.
Senza questi elementi, la conservazione non ha valore legale. Quindi, oltre alla mera archiviazione, serve un processo documentato e tracciato che permetta di dimostrare quando un documento è entrato in conservazione, chi lo ha validato e con quale procedura.
Le regole tecniche (linee guida AgID e Codice dell’Amministrazione Digitale) definiscono quali elementi devono caratterizzare la conservazione fatture elettroniche: firma digitale dei pacchetti di versamento, marca temporale, manuale di conservazione, ruolo del responsabile della conservazione e gestione dei metadati. Senza questi elementi, la conservazione rischia di non avere valore legale. Quindi, oltre alla mera archiviazione, serve un processo documentato e tracciato che permetta di dimostrare quando un documento è entrato in conservazione, chi lo ha validato e con quale procedura.
Modalità pratiche: in-house, outsourcing o servizio Agenzia delle Entrate?
Sul piano operativo, le aziende possono scegliere tra tre strade principali per la conservazione fatture elettroniche:
- Soluzione in-house — utile se si vuole massimo controllo e si hanno competenze tecniche dedicate. Richiede investimenti in software e personale.
- Outsourcing — si affida il servizio a provider terzi certificati, utilissimo per delegare la complessità tecnica e mantenere la governance.
- Servizio dell’Agenzia delle Entrate — gratuito e rapido da attivare, ottimo per chi cerca una risposta semplice all’obbligo di conservazione.
La scelta dipende da dimensione dell’azienda, volumi di fatture, necessità di integrazione con processi contabili e limiti di budget.
Quanto tempo va conservata una fattura elettronica?
La regola generale parla di almeno 10 anni di conservazione fiscale per le fatture. In alcuni scenari e secondo specifiche circostanze amministrative, si possono considerare periodi più lunghi (es. 15 anni). È fondamentale attivare una retention policy chiara che definisca tempi e modalità di scarto, sempre in conformità con il manuale di conservazione e le normative vigenti.
Come integrare la conservazione nella gestione quotidiana dei documenti
Il vero salto di qualità avviene quando la conservazione fatture elettroniche non è un’attività separata ma è integrata con la gestione documentale. Questo significa collegare fatture a ordini, contratti, documenti di trasporto e cicli di approvazione: così la fattura non è solo memorizzata, ma diventa parte della storia operativa dell’azienda. Con una piattaforma integrata si rende semplice recuperare informazioni, produrre report e rispondere a richieste dell’Agenzia delle Entrate in pochi click.
Pericoli frequenti e come evitarli
Ci sono errori ricorrenti nella gestione della conservazione fatture elettroniche:
- Conservare file senza pacchetti firmati e senza marca temporale (rischio di perdita del valore probatorio).
- Avere archivi frammentati: XML in cartelle diverse, PDF stampati e documenti cartacei separati (aumenta il rischio di incoerenze e perdita d’informazioni).
- Non avere un responsabile della conservazione definito e un manuale chiaro.
La soluzione è centralizzare i documenti, standardizzare i processi e dotarsi di un sistema che unisca protocollazione, firma e deposito a norma.
Esempio pratico di flusso integrato (passi concreti)
Immagina questo flusso semplificato: il gestionale emette la fattura → SDI la recapita → Arcadoc importa automaticamente l’XML → associa la fattura al ciclo d’acquisto o vendita → il documento passa in workflow di approvazione → viene creato il pacchetto di versamento firmato digitalmente e marcato temporalmente → il pacchetto viene depositato nel sistema di conservazione a norma. Tutte le azioni vengono tracciate e sono ricercabili, così una richiesta dell’Agenzia delle Entrate diventa una procedura rapida anziché una ricerca manuale tra archivi.
Perché scegliere una piattaforma integrata come Arcadoc
Arcadoc non si limita alla conservazione: integra protocollazione, gestione documentale, firma digitale e conservazione a norma. Questo riduce errori, accelera processi amministrativi e trasforma la conservazione fatture elettroniche in un elemento che crea valore per l’azienda, non solo un obbligo da assolvere. Includere questi passaggi in una singola piattaforma permette anche una reportistica puntuale e una gestione centralizzata dei ruoli e delle responsabilità.
FAQ rapida
Posso usare il servizio gratuito dell’Agenzia e allo stesso tempo un provider privato?
Sì, è possibile; l’importante è definire ruoli e responsabilità, e nominare il responsabile della conservazione.
La conservazione è obbligatoria per tutte le fatture elettroniche?
Sì: tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute devono essere conservate a norma.
Che differenza c’è tra conservazione e gestione documentale?
Conservazione è l’insieme di attività che garantiscono valore probatorio nel tempo; gestione documentale è il più ampio processo che organizza, collega e fa vivere i documenti nell’operatività aziendale.
Conclusione
La conservazione fatture elettroniche non è un adempimento da temere: con le scelte giuste diventa uno strumento di controllo, efficienza e sicurezza. Se la tua azienda vuole andare oltre il semplice deposito e trasformare la conservazione in un processo integrato, Arcadoc offre la piattaforma per farlo: gestione documentale, protocollazione automatica, firma digitale e conservazione a norma — tutto in un unico flusso.
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