Differenze tra Archiviazione Digitale e Conservazione a norma
Archiviazione digitale e conservazione digitale a norma possono sembrare simili, ma hanno obiettivi, requisiti e normative ben distinte. Con questo articolo entreremo nel dettaglio di entrambi i processi, cercando di rispondere ad ogni dubbio ed incertezza per non fare più confusione e sapere qual è la soluzione migliore in base alle necessità della tua azienda. Analizziamo, quindi, insieme le differenze tra questi due processi, evidenziandone le caratteristiche, i benefici e le norme di riferimento.
Archiviazione Digitale
L’archiviazione digitale consiste nella memorizzazione e organizzazione di documenti in formato digitale all’interno di un sistema di gestione documentale (DMS). L’obiettivo principale è migliorare l’accessibilità ai documenti, la condivisione degli stessi ed ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali.
Caratteristiche Principali
- Reperibilità: I documenti sono disponibili in qualsiasi momento e da più dispositivi.
- Accessibilità: accesso ai documenti in base a diversi livelli di permesso.
- Organizzazione: Strutturazione e catalogazione dei documenti attraverso metadati.
- Efficienza: Riduzione dell’uso della carta e ottimizzazione dei processi aziendali.
- Backup e Sicurezza: Protezione dei dati con sistemi di backup e misure di cyber security.
Vantaggi dell’Archiviazione Digitale
L’adozione di un sistema di archiviazione digitale comporta numerosi vantaggi per le aziende, tra cui:
- Maggiore efficienza operativa grazie alla ricerca e al recupero rapido dei documenti.
- Riduzione dei costi legati all’archiviazione fisica (spazi, materiali cartacei, manutenzione degli archivi).
- Sicurezza migliorata grazie a controlli di accesso e ed allo storico modifiche.
Limiti dell’Archiviazione Digitale
In base agli obiettivi e in base al tipo di documento in questione, l’archiviazione digitale non garantisce la validità legale dei documenti archiviati. Senza adeguate misure di conservazione a norma, i file potrebbero perdere integrità, autenticità e valore probatorio nel tempo. Inoltre, l’archiviazione digitale non assicura l’immodificabilità dei documenti.
In base agli obiettivi e in base al tipo di documento in questione, l’archiviazione digitale non garantisce la validità legale dei documenti archiviati. Senza adeguate misure di conservazione a norma, i file potrebbero perdere integrità, autenticità e valore probatorio. Inoltre, l’archiviazione digitale non assicura l’immodificabilità dei documenti.
Conservazione Digitale a Norma
La conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che assicura la validità legale e la conformità normativa dei documenti nel tempo. Segue specifici standard tecnici e legislativi per garantire autenticità, integrità, immodificabilità e reperibilità. Si definisce conservazione sostitutiva quando viene effettuata per sostituire l’originale cartaceo, acquisendo lo stesso valore legale.
Obiettivi della Conservazione Digitale a Norma
- Validità legale: I documenti mantengono lo stesso valore probatorio degli originali cartacei.
- Integrità e immodificabilità: Protezione da modifiche successive a firma digitale e marca temporale.
- Autenticità: Verifica della provenienza e della titolarità dei documenti.
- Accessibilità e leggibilità nel tempo: Conformità a standard che prevengono l’obsolescenza tecnologica.
Requisiti della Conservazione Digitale a Norma
La conservazione digitale a norma richiede l’adozione di specifiche misure tecniche e procedurali, tra cui:
- Firma digitale: Attesta l’autenticità del documento e garantisce che non sia stato alterato dopo la sua firma.
- Marca temporale: Fornisce una data certa al documento e ne assicura l’integrità.
In concreto, per far sì che la conservazione digitale a norma sia valida, dobbiamo fare in modo che il documento non sia più modificabile e che sia, e resti, integro.
Infatti, come abbiamo già osservato, la conservazione digitale a norma è un processo regolamentato che assicura l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti digitali nel tempo. Questo processo è disciplinato dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Fasi principali della conservazione digitale a norma:
Creazione dell’hash del documento:
Per garantire l’integrità del documento, si calcola una funzione di hash che produce una stringa univoca rappresentativa del contenuto. Questo hash consente di verificare che il documento non subisca alterazioni nel tempo.
Preparazione dell’Indice di Pacchetto di Archiviazione (IPDA):
Si compila una lista dei file da conservare, nota come IPDA, che include: identificazione univoca di ogni file; nome del file; metadati (come data ed oggetto); codice hash di ciascun documento.
- Firma digitale dell’IPDA:
L’IPDA viene firmato digitalmente per garantire l’autenticità, l’immodificabilità del pacchetto e la responsabilità di colui che firma. Apposizione della marca temporale:
Si applica una marca temporale al pacchetto firmato per certificare la data e l’ora esatte della firma. La marca temporale fornisce una validazione temporale opponibile a terzi, congelando nel tempo la data e l’ora della firma.
È fondamentale che le pubbliche amministrazioni e i soggetti privati obbligati per legge, così come coloro che conservano digitalmente anche se non obbligati, adottino un manuale di conservazione, come specificato nel paragrafo 4.6 delle Linee Guida sul documento informatico.
Seguendo queste procedure, si garantisce che i documenti digitali mantengano la loro validità legale e integrità nel tempo, rispettando le normative vigenti.
Vantaggi della Conservazione Digitale a Norma
La conservazione digitale a norma porta benefici tangibili, tra cui:
- Conformità alle normative italiane ed europee: evita sanzioni e garantisce il rispetto delle disposizioni di legge.
- Valore probatorio dei documenti mantenuto nel tempo.
- Eliminazione dell’archiviazione cartacea con riduzione dei costi di gestione e spazi fisici.
- Maggiore protezione contro frodi e alterazioni documentali..
Normativa di Riferimento
Tutto ciò che abbiamo detto fino ad ora sulla conservazione a norma è regolamentata da specifiche normative italiane ed europee, che ne stabiliscono i criteri e le modalità. Tra i principali riferimenti troviamo:
- Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) – D.Lgs. 82/2005: Definisce le disposizioni per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e la gestione documentale elettronica.
- Regolamento eIDAS – Regolamento UE 910/2014: Stabilisce le regole per l’identificazione elettronica e i servizi fiduciari per le transazioni digitali.
- Linee guida AgID sulla conservazione dei documenti informatici: è la normativa di riferimento più rilevante che definisce i requisiti per garantire autenticità, integrità e disponibilità dei documenti digitali.
Per riassumere, sebbene archiviazione digitale e conservazione digitale a norma possano sembrare simili, le loro finalità sono nettamente diverse. L’archiviazione digitale migliora la gestione documentale, ma non offre garanzie legali sui documenti. Al contrario, la conservazione digitale a norma assicura la validità giuridica e la protezione a lungo termine dei file, rendendola indispensabile per documenti fiscali, contratti, e atti amministrativi.
Per le aziende, scegliere il giusto approccio dipende dalle necessità specifiche: se l’obiettivo è solo la gestione interna dei documenti, l’archiviazione digitale può essere sufficiente; se invece è necessario mantenere valore probatorio nel tempo, la conservazione digitale a norma è l’unica soluzione adeguata.
Arcadoc: software per archiviazione digitale e conservazione a norma
Investire in un sistema di conservazione digitale a norma rappresenta, quindi, una scelta strategica per garantire la conformità normativa e la sicurezza documentale nel lungo periodo.
Per garantire una gestione documentale efficace e conforme alle normative vigenti, è essenziale adottare strumenti che assicurino sia l’archiviazione digitale efficiente sia la conservazione digitale a norma. Arcadoc rappresenta una soluzione completa in questo ambito, offrendo funzionalità avanzate che rispondono alle esigenze di aziende di diverse dimensioni e settori.
Perché scegliere Arcadoc per la conservazione digitale a norma
Arcadoc è progettato per trasformare gli archivi cartacei in sistemi digitali sicuri e conformi alla legge, garantendo che i documenti digitali siano equiparati a quelli cartacei in termini di validità legale. Questo consente alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione, assicurando al contempo l’integrità e l’autenticità dei documenti nel tempo.
Le principali caratteristiche di Arcadoc includono:
- Firma digitale e marca temporale: Questi elementi sono fondamentali nel processo di conservazione a norma, garantendo l’autenticità e l’integrità dei documenti. Con Arcadoc, è possibile applicare sia la firma digitale che la marca temporale direttamente attraverso la piattaforma, assicurando che i documenti siano legalmente validi e immodificabili nel tempo.
- Accessibilità e sicurezza: Arcadoc consente di archiviare e classificare i documenti in un archivio digitale, rendendoli sempre accessibili e disponibili. Questo riduce i rischi legati al deterioramento dei dati sensibili e garantisce che i documenti siano protetti da accessi non autorizzati.
- Riduzione dei costi operativi: grazie all’utilizzo di Arcadoc, le aziende possono ridurre significativamente i costi associati all’archiviazione fisica e ottimizzare i processi interni, migliorando l’efficienza operativa.
- Conformità normativa: Arcadoc è conforme alle normative vigenti in materia di conservazione digitale, garantendo che i documenti conservati mantengano il loro valore probatorio e siano opponibili a terzi.
Per le aziende che cercano una soluzione affidabile e conforme per la gestione e la conservazione dei propri documenti digitali, Arcadoc rappresenta una scelta eccellente. Offre strumenti che assicurano sia l’efficienza operativa che la piena conformità legale, trasformando la gestione documentale in un processo sicuro, economico e privo di preoccupazioni.
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