Conservazione PEC: che cosa significa e come fare

Quando si parla di conservazione PEC, non si intende semplicemente “salvare le email certificate in una cartella”. È un processo articolato, disciplinato da leggi e linee guida, che mira a garantire che i messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC) mantengano nel tempo il loro valore legale. In altre parole: è la modalità con cui una PEC inviata o ricevuta resta opponibile a terzi anche a distanza di anni.

Il fatto che una PEC abbia valore legale (equivalente a una raccomandata con avviso di ricevimento) implica che, se mai dovesse sorgere una controversia, quella comunicazione deve poter essere prodotta in giudizio e riconosciuta come autentica, integro e non alterato. Ecco perché la conservazione PEC “a norma” non è un optional: è un obbligo per chiunque utilizzi la PEC per comunicazioni rilevanti da un punto di vista civilistico, fiscale o amministrativo.

Il quadro normativo che impone la conservazione PEC

Per comprendere bene il perché della conservazione PEC, è utile richiamare i principali riferimenti normativi:

• L’articolo 2214 del Codice civile stabilisce che ciascuna impresa deve «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere … nonché le copie delle lettere spedite». E l’articolo 2220 del medesimo Codice impone che la corrispondenza (tra cui la PEC) sia conservata per dieci anni. Studio Essepi
• La PEC è anche un documento informatico, dunque rientra nell’ambito del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che agli articoli 43 e 44 definisce i principi e le regole tecniche per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici.
• Le Linee Guida AgID sulla conservazione a norma (aggiornate nel tempo) stabiliscono ulteriori requisiti tecnici: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti conservati. arcadoc

Da ciò discende che il semplice fatto di lasciare le PEC nella casella del gestore non è sufficiente per adempiere legalmente all’obbligo di conservazione PEC: il provider può cancellare i messaggi, o non garantire che restino immodificati. In realtà, molti provider offrono un servizio limitato di log per circa 30 mesi, ma questo non corrisponde alla conservazione legittima delle PEC con i loro allegati.

Quindi, se qualcuno chiedesse: “Devo fare la conservazione PEC o posso fare un backup delle email?”, la risposta è chiara: non basta fare un backup, serve un sistema certificato di conservazione PEC a norma di legge.

I requisiti tecnici della conservazione PEC

Perché una soluzione di conservazione PEC sia valida dal punto di vista legale e tecnico, deve rispettare alcuni requisiti essenziali. Le Linee Guida AgID e il CAD, insieme alla prassi giurisprudenziale, delineano almeno cinque caratteristiche imprescindibili:

1. Autenticità: la PEC conservata deve poter essere riconosciuta come quella inviata o ricevuta, senza che vi siano alterazioni sui contenuti o sulle intestazioni.
2. Integrità: non deve essere possibile modificare il messaggio (o gli allegati) in nessun punto, né intervenire su firme o metadata.
3. Affidabilità: i sistemi devono garantire che il processo di conservazione sia stabile, testabile e difendibile anche in sede di audit o di ispezione.
4. Leggibilità: la PEC e i suoi allegati devono essere leggibili nel tempo con strumenti comuni o garantiti, senza bisogno di convertire o “estrarre” dati in modo non trasparente.
5. Reperibilità: deve essere facile ricercare e recuperare la PEC conservata in funzione di parametri come mittente, destinatario, data, oggetto, allegati, etc.

Inoltre, nella conservazione PEC a norma spesso si fa uso di marche temporali e firma digitale (o sigillo aziendale) per “cristallizzare” il documento nel tempo e garantirne la non modificabilità.
Altro aspetto rilevante è il registro delle attività (audit trail) che registra ogni operazione eseguita sul documento conservato — chi lo ha fatto, quando, che tipo di azione (lettura, copia, modifiche, cancellazioni, esportazione). Questo è cruciale in caso di verifica o contenzioso.

Un sistema professionale di conservazione PEC integra questi requisiti in modalità automatica, senza che l’utente debba intervenire manualmente su ogni messaggio.

Perché la conservazione PEC è così importante

Molte imprese e studi professionali tendono a vedere la conservazione PEC come un semplice adempimento legale: “vabbè, la tengo da parte per dieci anni e via”. In realtà, se ben progettata, la conservazione delle PEC può diventare un vantaggio operativo e strategico.

Valore probatorio e tutela legale

Il primo e più chiaro vantaggio: avere a disposizione, in ogni momento, la comunicazione originale PEC (con ricevute, intestazioni, allegati) in formato immodificato e certificato, fa la differenza in caso di contenzioso o verifica. Un messaggio PEC ben conservato può costituire prova nella controversia con clienti, fornitori, enti pubblici.

Riduzione del rischio

Se le PEC fossero lasciate “a casa del provider”, si corre il rischio che vengano eliminate, cancellate per errore, o che il provider stesso cambi politiche (dimensioni della casella, costi, ecc.). Una conservazione PEC autonoma e adeguata riduce questi rischi. Molti articoli sottolineano che i provider non garantiscono la conservazione legale delle PEC oltre un certo periodo.

Ottimizzazione dei processi documentali

Integrare la conservazione PEC in un sistema documentale significa che ogni PEC può essere protocollata, catalogata, associata a fascicoli, workflow, ruoli e permessi. Invece di archiviazioni sparse, la PEC diventa parte integrante del flusso informativo aziendale.

Efficienza operativa

Grazie a filtri, ricerche avanzate, dashboard integrate e automazioni, il tempo per recuperare una PEC diventa minimo. Non serve più sfogliare cartelle mail, cercare ricevute su client diversi o ricostruire manualmente una catena di comunicazioni.

Conformità e audit

Un sistema di conservazione PEC a norma prepara l’azienda a eventuali audit, verifiche fiscali, controlli dall’esterno. I registri di log e i processi certificati consentono di dimostrare che si è rispettato l’obbligo normativo in modo corretto.

Le criticità da considerare e gli errori da evitare

Quando si decide di adottare una conservazione PEC, è bene prestare attenzione a una serie di elementi che possono compromettere la validità dell’archiviazione:

• Esportare semplicemente le PEC in file locali (ad esempio .eml o .msg) e conservarli in un disco o server locale: non basta, non garantisce i requisiti di immodificabilità, firma o marca temporale né l’audit trail.
• Stampare le PEC in formato cartaceo e conservarle su carta: si perde il contenuto digitale effettivo e il valore probatorio si indebolisce.
• Affidarsi solo ai log del provider: i log non contengono contenuto, allegati, intestazioni originali.
• Scegliere servizi non aggiornati che non rispettano le ultime Linee Guida AgID o non supportano gli aggiornamenti tecnici richiesti dal CAD.
• Ignorare la formazione del personale: anche il miglior sistema di conservazione PEC fallisce se gli operatori non sanno come gestire correttamente il flusso documentale.

È quindi importante scegliere una soluzione robusta, aggiornata e integrabile con i processi aziendali, piuttosto che rincorrere improvvisazioni o scorciatoie poco affidabili.

Come si realizza la conservazione PEC

Anche se l’utente finale non deve conoscere tutti i dettagli tecnici, è utile capire, a grandi linee, il processo che sottende una conservazione PEC conforme:

1. Acquisizione automatica dal provider
   Il sistema si collega alle caselle PEC (o al server del provider) e importa periodicamente i messaggi (in arrivo e in uscita), insieme alle ricevute di accettazione e consegna.
2. Verifica e validazione iniziale
   Si esegue un controllo di integrità, si genera un’impronta (hash) del messaggio e degli allegati, per avere un “identificativo” unico immutabile.
3. Apposizione di marca temporale / sigillo / firma digitale (se richiesto)
   In modalità “conservazione digitale a norma”, si applicano firme o marche temporali per cristallizzare il documento nel tempo.
4. Archiviazione in sistema certificato
   Il messaggio PEC (con allegati, ricevute, metadati) viene archiviato in un contenitore sicuro che garantisce integrità, accesso controllato, audit trail, backup, disaster recovery.
5. Registrazione delle operazioni (registro delle attività / log)
   Ogni accesso, modifica, esportazione o operazione eseguita sul documento è registrata con chi, quando e che cosa è stato fatto.
6. Ricerca, recupero e consultazione
   Il sistema consente di cercare le PEC in archivio tramite filtri (mittente, oggetto, data, allegati) e di esportarle, se necessario, in forma certificata.
7. Scarto o conservazione prolungata
   Alla scadenza del periodo obbligatorio (10 anni), il sistema può gestire lo scarto regolamentato (ove permesso), oppure la conservazione in “archivi storici” se richiesto.

Questo processo, se ben implementato, rende la conservazione PEC sostenibile anche per organizzazioni con molti messaggi certificati.

Conservazione PEC nel 2025: evoluzioni e scenari futuri

Guardando al futuro della conservazione PEC, emergono alcune tendenze interessanti:

• La PEC stessa è destinata a evolvere: si parla sempre più della PEC REM (posta elettronica certificata con autenticazione forte e interoperabilità UE).
• Il panorama normativo continua a evolversi: le Linee Guida AgID vengono periodicamente aggiornate e le regole tecniche del CAD possono cambiare. È quindi cruciale che una soluzione di conservazione PEC sia costantemente manutenuta e aggiornata.
• Si sta muovendo verso standard europei: nei prossimi anni potrebbe emergere una convergenza verso soluzioni europee di archiviazione digitale interoperabile, in grado di operare anche tra PA e imprese di diversi Stati membri.
• L’integrazione nei flussi digitali aziendali (workflow, processi documentali, intelligenza artificiale) diventerà sempre più centrale: una PEC ben conservata sarà parte integrante della “fabbrica documentale” digitale.

In sintesi, non si tratta di “salvare le PEC per dieci anni e amen”, ma di costruire un sistema flessibile, aggiornabile e integrato, pronto a evolvere con le normative e le tecnologie.

Conservazione PEC con Arcadoc: la soluzione integrata che fa la differenza

A questo punto, dovresti aver chiaro che la conservazione PEC non è un optional né un esercizio manuale. Serve una piattaforma che possa gestire completamente l’archiviazione certificata, ma anche legare la PEC ai processi aziendali, al protocollo, al workflow e all’intero ciclo documentale.

Proprio qui entra in gioco Arcadoc.

I punti di forza di Arcadoc per la conservazione PEC

• Arcadoc offre un sistema avanzato di conservazione PEC che assicura l’integrità, la reperibilità e la validità nel tempo delle comunicazioni certificate.
• Il modulo Pec Manager integrato consente di centralizzare tutte le caselle PEC e PEO in una dashboard unica: dal messaggio in arrivo all’archiviazione, tutto è gestito nel flusso Arcadoc.
• Ogni PEC gestita con Pec Manager viene protocollata, arricchita di metadati, collegata a fascicoli o processi interni, e poi inviata al sistema di conservazione PEC interno.
• Arcadoc appone firma digitale, marca temporale, oppure sigillo aziendale, per cristallizzare la PEC nel tempo.
• Il sistema garantisce il rispetto dei requisiti AGID e del CAD in tema di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
• È presente un registro di audit completo: ogni operazione su una PEC conservata è tracciata.
• Arcadoc integra la conservazione PEC con gli altri moduli: protocollo informatico, gestione documentale, workflow, permessi, ruoli, ricerca avanzata. Così, ogni messaggio certificato diventa parte del “sistema documentale aziendale” e non resta isolato.
• Essendo una piattaforma modulare, Arcadoc si adatta anche a realtà piccole o medie, con scalabilità verso esigenze maggiori.
• Il processo di conservazione PEC con Arcadoc è automatizzato: l’utente finale non deve occuparsene manualmente, riducendo il rischio di errori e omissioni.

Perché Arcadoc è la scelta ideale

In conclusione, se vuoi trasformare la conservazione PEC da un adempimento rischioso a un processo sicuro, efficiente e integrato, Arcadoc è la soluzione che consente di:

• Rispettare la normativa: CAD, Linee Guida AgID, Codice civile, prassi.
• Garantie il valore legale nel tempo delle PEC, evitando che perdano efficacia o vengano invalidate.
• Inserire la PEC nei processi aziendali, non lasciarla isolata su una casella email.
• Risparmiare tempo e risorse, grazie all’automazione e alla centralizzazione.
• Ridurre i rischi di perdita, cancellazione o alterazione dei messaggi.
• Prepararsi al futuro, con una piattaforma aggiornabile e compatibile con evoluzioni normative (pec REM, interoperabilità europea, ecc.).

Se desideri che la conservazione PEC diventi un asset della tua gestione documentale e non un mal di testa, Arcadoc è la strada da percorrere.

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