Archiviazione e conservazione: perché non sono la stessa cosa?

Saper gestire i documenti digitali con precisione è fondamentale non solo per rispettare le leggi, ma anche per contenere i costi e garantire operatività ininterrotta. Tuttavia, archiviare e conservare non sono sinonimi: il primo processo riguarda l’organizzazione e il rapido reperimento dei file in ambito operativo, mentre il secondo assicura che, nel lungo periodo, quei medesimi documenti mantengano intatti autenticità, integrità, leggibilità e valore legale. È questa distinzione – sancita dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e dalle Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013 – che impone alle organizzazioni di adottare soluzioni certificate.
Approfondiamo insieme questi due concetti fondamentali per il ciclo di vita delle informazioni aziendali.

Archiviazione digitale

L’archiviazione digitale è il processo di raccolta, organizzazione, memorizzazione e reperimento dei documenti digitali a supporto delle attività.
Gli obiettivi principali sono:

• Reperibilità rapida: gli utenti devono poter localizzare e recuperare i documenti digitali in modo facile e veloce, grazie a sistemi di indicizzazione, inserimento dei metadati e filtri nella ricerca.
• Efficienza dei processi: l’integrazione con workflow aziendali permette di automatizzare flussi di approvazione e distribuzione dei documenti.
• Sicurezza di base: backup pianificati e controllo degli accessi per ridurre il rischio di perdita o divulgazione non autorizzata.

Tuttavia, l’archiviazione digitale non coincide con la conservazione: non comprende l’apposizione della firma digitale, della marca temporale e la creazione di pacchetti di conservazione certificati.

Definizione di conservazione digitale a norma

La conservazione digitale a norma è un processo normato dalla normativa italiana che attribuisce piena validità giuridica e fiscale ai documenti digitali, equiparandoli a quelli cartacei.

Secondo l’articolo 44 del CAD (D.Lgs. 82/2005), un sistema di conservazione deve garantire:

• Autenticità: la certezza che il documento provenga dal soggetto che lo ha creato.
• Integrità: l’immutabilità del contenuto, assolta con algoritmi di hash e controlli.
• Affidabilità: la garanzia che il sistema funzioni secondo procedure predeterminate e certificate.
• Leggibilità: l’accessibilità costante dei formati nel tempo, grazie a politiche di migrazione e aggiornamento.
• Reperibilità: l’individuazione univoca e la facile estrazione dei documenti.

Fasi e architettura dell’archiviazione digitale

Un sistema di archiviazione digitale si articola su più livelli:

1. Acquisizione: 

   – Scansione per documenti cartacei
   – Importazione diretta di documenti nativi digitali 

2. Classificazione e indicizzazione

   – Assegnazione di metadati essenziali (tipo, data, autore ecc.)
   – Organizzazione in fascicoli 

3. Storage

   – Soluzione on-premise: controllo totale, ma costi più elevati e necessità di skill interni.
   – Soluzione cloud con servizi certificati AgID: scalabilità, aggiornamenti automatici, riduzione degli oneri infrastrutturali.

4. Controllo degli accessi e sicurezza

   – Livelli di permesso differenziati per accesso, consultazione e modifica dei documenti 

5. Ricerca e fruizione

   – Filtri nella ricerca.

Fasi e architettura della conservazione a norma

1. Creazione dell’hash del documento:

   Per garantire l’integrità dei documenti digitali, si calcola una funzione di hash che produce una stringa univoca rappresentativa del contenuto. Questo hash consente di verificare che il documento non subisca alterazioni nel tempo.

2. Preparazione dell’Indice di Pacchetto di Archiviazione (IPDA):

   Si compila una lista dei file da conservare, nota come IPDA, che include: identificazione univoca di ogni file; nome del file; metadati (come data ed oggetto); codice hash di ciascun documento.

3. Firma digitale dell’IPDA:

   L’IPDA viene firmato digitalmente per garantire l’autenticità, l’immodificabilità del pacchetto e la responsabilità di colui che firma.

4. Apposizione della marca temporale:

   Si applica una marca temporale al pacchetto firmato per certificare la data e l’ora esatte della firma. La marca temporale fornisce una validazione temporale opponibile a terzi, congelando nel tempo la data e l’ora della firma.

È fondamentale che le pubbliche amministrazioni e i soggetti privati obbligati per legge, così come coloro che conservano digitalmente anche se non obbligati, adottino un manuale di conservazione, come specificato nel paragrafo 4.6 delle Linee Guida sul documento informatico.

Seguendo queste procedure, si garantisce che i documenti digitali mantengano la loro validità legale e integrità nel tempo, rispettando le normative vigenti.

Arcadoc: software per archiviazione digitale e conservazione a norma

Investire in un sistema di conservazione digitale a norma rappresenta, quindi, una scelta strategica per garantire la conformità normativa e la sicurezza dei documenti digitali nel lungo periodo.

Per garantire una gestione documentale efficace e conforme alle normative vigenti, è essenziale adottare strumenti che assicurino sia l’archiviazione digitale efficiente sia la conservazione digitale a norma. Arcadoc rappresenta una soluzione completa in questo ambito, offrendo funzionalità avanzate che rispondono alle esigenze di aziende di diverse dimensioni e settori.

Perché scegliere Arcadoc per la conservazione digitale a norma

Arcadoc è progettato per trasformare gli archivi cartacei in sistemi digitali sicuri e conformi alla legge, garantendo che i documenti digitali siano equiparati a quelli cartacei in termini di validità legale. Questo consente alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione, assicurando al contempo l’integrità e l’autenticità dei documenti nel tempo.

Le principali caratteristiche di Arcadoc includono:

• Firma digitale e marca temporale: Questi elementi sono fondamentali nel processo di conservazione a norma, garantendo l’autenticità e l’integrità dei documenti. Con Arcadoc, è possibile applicare sia la firma digitale che la marca temporale direttamente attraverso la piattaforma, assicurando che i documenti siano legalmente validi e immodificabili nel tempo.
• Accessibilità e sicurezza: Arcadoc consente di archiviare e classificare i documenti digitali in un archivio digitale, rendendoli sempre accessibili e disponibili. Questo riduce i rischi legati al deterioramento dei dati sensibili e garantisce che i documenti siano protetti da accessi non autorizzati.
• Riduzione dei costi operativi: grazie all’utilizzo di Arcadoc, le aziende possono ridurre significativamente i costi associati all’archiviazione fisica e ottimizzare i processi interni, migliorando l’efficienza operativa.
• Conformità normativa: Arcadoc è conforme alle normative vigenti in materia di conservazione digitale, garantendo che i documenti conservati mantengano il loro valore probatorio e siano opponibili a terzi.

Per le aziende che cercano una soluzione affidabile e conforme per la gestione e la conservazione dei propri documenti digitali, Arcadoc rappresenta una scelta eccellente. Offre strumenti che assicurano sia l’efficienza operativa che la piena conformità legale, trasformando la gestione documentale in un processo sicuro, economico e privo di preoccupazioni.

Vuoi saperne di più su come Arcadoc possa migliorare la gestione documentale all’interno della tua azienda?

Contattaci, fisseremo una demo gratuita! Clicca qui!