Documento informatico immodificabile: cosa significa davvero
Esportare un documento Word in PDF non significa aver ottenuto un documento informatico immodificabile. La conversione rende il testo meno immediatamente modificabile rispetto a un file di videoscrittura, ma non fornisce, di per sé, le garanzie richieste dalle Linee Guida AgID.
L’immodificabilità, infatti, non dipende semplicemente dall’estensione del file. Un documento informatico è immodificabile quando la sua memorizzazione in formato digitale non può essere alterata durante accesso, gestione e conservazione. Questa caratteristica riguarda quindi il processo con cui il documento viene formato e gestito, non soltanto il formato scelto.
Per valutarla occorre chiedersi come è stato formato il documento e quali garanzie consentono di tutelarne integrità e immodificabilità.
Che cosa significa documento informatico immodificabile secondo AgID
AgID definisce l’immodificabilità come la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante il ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione.
Questo concetto non coincide necessariamente con l’impossibilità materiale di produrre un altro file con contenuto diverso. Occorre costruire e mantenere garanzie documentali capaci di proteggere l’identità del documento e di evidenziare alterazioni non previste dal processo.
La distinzione emerge anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale. L’articolo 20 del CAD stabilisce che il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e possiede l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando ricorrono le condizioni indicate dalla norma, per esempio quando è sottoscritto con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, oppure quando viene formato attraverso un processo conforme ai requisiti AgID capace di garantire sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità all’autore.
Negli altri casi, l’idoneità del documento a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono valutabili in giudizio anche in relazione alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
L’immodificabilità rientra quindi nel quadro della validità e dell’efficacia probatoria del documento informatico.
Un PDF è un documento immodificabile?
Non per il semplice fatto di essere un PDF. Il PDF è un formato di file, mentre l’immodificabilità è una caratteristica del documento ottenuta e mantenuta attraverso determinate modalità di formazione e gestione.
Un file PDF può contenere campi compilabili, commenti, annotazioni e altri elementi modificabili. Con software adeguati può inoltre essere elaborato o trasformato.
L’Allegato 2 delle Linee Guida AgID distingue questi scenari. Per i documenti informatici in senso stretto, destinati quindi a non essere più modificati, AgID raccomanda in particolare PDF/A-1. Per i documenti impaginati che devono restare parzialmente compilabili o commentabili viene invece contemplato il PDF in generale; per i documenti destinati a essere revisionati e modificati vengono raccomandati formati come ODF e, in determinati casi, OOXML.
PDF e PDF/A possono essere formati appropriati per determinate tipologie documentali, ma il formato da solo non dimostra che siano state rispettate tutte le condizioni richieste per l’immodificabilità del documento. Il PDF/A può essere una scelta tecnica importante, soprattutto per la conservazione e l’interoperabilità nel tempo, senza che questo renda automaticamente immodificabile qualsiasi file convertito in tale formato.
Immodificabilità e integrità non sono sinonimi
Le Linee Guida AgID richiamano spesso immodificabilità e integrità insieme, ma i due concetti non coincidono:
- L’immodificabilità riguarda la non alterabilità del documento nel suo ciclo di gestione e la sua staticità in conservazione.
- L’integrità riguarda invece il fatto che il documento non abbia subito alterazioni non autorizzate.
Questa distinzione aiuta a comprendere la funzione degli strumenti tecnici utilizzati. Una firma digitale, un’impronta crittografica o un sistema di gestione documentale servono, in modi differenti, a costruire evidenze e controlli sull’identità e sulla storia del documento.
Come si garantiscono immodificabilità e integrità
Non esiste una procedura unica valida per tutti i documenti: gli strumenti da utilizzare dipendono da come il documento informatico viene formato.
AgID distingue quattro modalità principali:
- Creazione tramite strumenti software o servizi cloud qualificati che producano documenti nei formati previsti.
- Acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, oppure acquisizione della copia informatica o per immagine di un documento analogico.
- Memorizzazione delle informazioni risultanti da transazioni, processi informatici, moduli o formulari telematici.
- Generazione o raggruppamento, anche automatico, di dati o registrazioni provenienti da una o più banche dati secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
Documenti creati tramite software
Per i documenti formati secondo la prima modalità, le Linee Guida prevedono che immodificabilità e integrità siano garantite da una o più delle seguenti operazioni:
- Apposizione di firma elettronica qualificata, firma digitale, sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata.
- Memorizzazione in sistemi di gestione documentale dotati delle idonee misure di sicurezza.
- Trasferimento a soggetti terzi attraverso PEC o servizio elettronico di recapito certificato qualificato.
- Versamento a un sistema di conservazione.
La formula “una o più” non significa che qualsiasi combinazione sia automaticamente adeguata a qualunque documento: la scelta deve essere coerente con natura, modalità di formazione e processo nel quale il documento viene utilizzato.
Documenti acquisiti
Quando il documento nasce dall’acquisizione di un documento informatico o dalla digitalizzazione di un documento analogico, le Linee Guida indicano, sempre in una o più combinazioni:
- Firma o sigillo nelle forme previste.
- Memorizzazione nel sistema di gestione documentale dotato delle misure di sicurezza richieste.
- Versamento al sistema di conservazione.
Firma digitale e immodificabilità: quale rapporto c’è davvero
La firma digitale è uno degli strumenti espressamente previsti dalle Linee Guida AgID per garantire, secondo le modalità di formazione del documento informatico disciplinate dalle Linee Guida, immodificabilità e integrità. Non è però un blocco tecnico che rende materialmente impossibile intervenire sul file.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale definisce la firma digitale come un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche correlate, una pubblica e una privata, che consente di rendere manifesta e di verificare l’autenticità e l’integrità di un documento informatico.
La firma è riferita ai dati oggetto della sottoscrizione e la loro successiva alterazione compromette la verifica dell’integrità dei dati firmati.
Il principio è coerente anche con il Regolamento eIDAS. L’articolo 26 stabilisce, tra i requisiti della firma elettronica avanzata, che questa sia collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire di individuare ogni loro successiva modifica. Per la convalida di una firma elettronica qualificata, l’articolo 32 richiede inoltre che l’integrità dei dati firmati non risulti compromessa.
È quindi più corretto dire che la firma digitale permette di verificare l’autenticità e l’integrità del documento sottoscritto, anziché affermare che “impedisce di modificarlo”.
Che ruolo ha l’impronta crittografica
L’impronta crittografica, comunemente indicata come hash, è un altro elemento da considerare. Applicando una funzione di hash al contenuto del documento si ottiene un valore correlato a quel contenuto. Una variazione dei dati produce normalmente un’impronta differente.
Le Linee Guida precisano che il metadato IdDoc del documento informatico serve all’identificazione univoca e persistente e comprende informazioni necessarie alla verifica dell’integrità. Tra queste sono previste l’impronta del documento e l’indicazione dell’algoritmo utilizzato.
Calcolare un hash non rende, da solo, il documento immodificabile. L’impronta acquista senso all’interno di un processo nel quale il valore viene correttamente associato, gestito e utilizzato per identificare o verificare il documento.
Perché i metadati sono indispensabili
Oltre al file, un documento informatico possiede un contesto: identificazione, soggetti coinvolti, modalità di formazione, dati di registrazione, classificazione, relazioni con altri documenti e informazioni necessarie per interpretarlo e gestirlo. Questi elementi sono rappresentati dai metadati.
Le Linee Guida stabiliscono espressamente che, al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente al documento i relativi metadati. L’insieme di riferimento è definito nell’Allegato 5.
L’IdDoc, per esempio, è concepito come identificativo univoco e persistente e contiene anche elementi relativi all’impronta crittografica. Salvare un PDF in una cartella chiamata “Definitivi” non equivale ad associare al documento i metadati previsti.
Sistema di gestione documentale e semplice archivio di file non sono la stessa cosa
Le Linee Guida indicano la memorizzazione in sistemi di gestione documentale dotati di idonee misure di sicurezza tra le operazioni che, nelle modalità previste, possono garantire immodificabilità e integrità. Una cartella condivisa o un file server non possono essere considerati automaticamente equivalenti.
Un sistema di gestione documentale governa il documento attraverso processi, controlli, identificativi, metadati, autorizzazioni e altre funzioni necessarie alla sua gestione. Non consente soltanto di individuare dove si trova un file, ma anche di rispondere a domande precise: qual è il documento corretto? Come è stato formato? Chi può accedervi? Quali metadati gli sono associati? Qual è la sua relazione con il procedimento, il fascicolo o gli altri documenti?
Le Linee Guida trattano infatti la gestione documentale come un processo che accompagna il documento dalla formazione fino alla conservazione o allo scarto, non come una semplice struttura di directory.
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FAQ - Domande frequenti sul documento informatico immodificabile
Un documento informatico immodificabile è un documento la cui memorizzazione digitale non può essere alterata durante le fasi di accesso, gestione e conservazione. Secondo le Linee Guida AgID, l'immodificabilità deve essere garantita attraverso modalità di formazione e gestione conformi ai requisiti previsti. Non dipende, quindi, dalla semplice scelta del formato del file.
No. Convertire un documento in PDF non garantisce automaticamente l'immodificabilità. Il PDF è un formato di file e può essere modificato attraverso appositi software. Per ottenere un documento informatico immodificabile occorrono operazioni idonee a garantire immodificabile e integrità, secondo quanto previsto dalle Linee Guida AgID.
No. L'allegato 2 delle Linee Guide AgID raccomanda il formato PDF/A-1 per i documenti informatici destinati a non essere più modificati. Tuttavia, il formato PDF/A non garantisce, da solo, il rispetto di tutti i requisiti di immodificabilità. occorre considerare anche le modalità con cui il documento viene formato, identificato e gestito.
Non sempre. La firma digitale è uno degli strumenti espressamente previsti dalle Linee Guida AgID, ma non rappresenta l'unica possibilità.
Per i documenti creati tramite strumenti software, le Linee Guida prevedono una o più operazioni, tra cui l'apposizione delle firme o dei sigilli indicati, il trasferimento attraverso PEC o servizi elettronici di recapito certificato qualificati e il versamento a un sistema di conservazione.
La scelta dipende dalle modalità di formazione e dal processo documentale.
La firma digitale non rende materialmente impossibile intervenire su un file. Consente, invece, di verificare l'autenticità e l'integrità del documento sottoscritto.
Un'alterazione successiva dei dati firmati compromette la verifica della loro integrità. Per questo la firma digitale costituisce uno degli strumenti previsti dalle Linee Guida AgID per garantire immodificabilità e integrità.
L'immodificabilità riguarda la non alterabilità del documento durante il suo ciclo di gestione e la sua staticità nella conservazione.
L'integrità riguarda invece l'assenza di alterazioni non autorizzate.
Sono caratteristiche strettamente collegate, ma non coincideti. Gli strumenti previsti dalle Linee Guida AgID contribuiscono, secondo le modalità di formazione e gestione adottate, a garantirle entrambe.
Si, purché le modifiche siano gestite correttamente all'interno del processo documentale. L'immodificabilità non impedisce la gestione di errori, rettifiche o integrazioni, ma esclude la sostituzione senza traccia di una versione già formata.
L'Allegato 5 delle Linee Guida AgID prevede metadati relativi alla versione del documento e alla tracciatura delle modifiche, che possono registrare operazioni come annullamento, rettifica, integrazione e annotazione, insieme alla data e al soggetto autore della modifica.
No. L'hash è un valore ottenuto applicando una funzione crittografica al contenuto del documento. Una variazione dei dati produce normalente un'impronta differente, consentendo di effettuare verifiche sull'integrità.
Il semplice calcolo dell'hash non rende però un documento immodificabile. L'impronta deve essere correttamente associata e gestita nell'ambito del processo documentale.
Le Linee Guida AgID stabiliscono che, al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente i relativi metadati, secondo quanto previsto dall'Allegato 5.
Tra questi, il metadato idDoc consente l'identificazione univoca e persistente del documento e comprende informazioni necessarie alla verifica dell'integrità, tra cui l'impronta crittografica e l'indicazione dell'algoritmo utilizzato.
La marca temporale non deve essere confusa con l'intero processo necessario a garantire l'immodificabilità.
La validazione temporale permette di associare i dati o documenti a un determinato momento. Il Regolamento eIDAS riconosce alla validazione temporale elettronica qualificata una presunzione di accuratezza della data e dell'ora indicate e di integrità dei dati associati.
Può quindi affiancare altri strumenti previsti per la gestione documentale, ma svolge una funzione distinta.
L'immodificabilità e la conservazione digitale rispondono a esigenze differenti. La prima riguarda la non alterabilità del documento durante il ciclo di gestione e la sua staticità in conservazione.
L'articolo 44 del CAD stabilisce che, nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, il sistema deve assicurare autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità di quanto conservato, secondo le modalità previste dalle Linee Guida.
Un documento correttamente formato deve quindi mantenere le proprie caratteristiche nel tempo attraverso un processo di conservazione conforme, quando previsto.
Per valutare l'immodificabilità di un documento informatico non è sufficiente controllare il formato del file o verificare la presenza di una firma digitale.
Occorre esaminare diversi elementi:
Le modalità con cui il documento è stato formato.
Gli strumenti e le operazioni adottati per garantirne integrità e immodificabilità.
Gli identificativi e i metadati associati al documento.
Il sistema di gestione documentale utilizzato.
L'eventuale trasferimento al sistema di conservazione.
La verifica deve quindi riguardare l'intero processo documentale e la sua conformità alle Linee Guida AgID, non soltanto le caratteristiche tecniche del singolo file.
