Cosa sono i fascicoli informatici? Come la fascicolazione ed archiviazione ottimizzano ed organizzano il lavoro all’interno dell’azienda?
Le linee guida dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) forniscono il quadro normativo e le specifiche tecniche per la gestione dei fascicoli informatici, imponendo standard di qualità, sicurezza e interoperabilità.
In questo articolo definiremo cosa sono i fascicoli informatici e in cosa consiste la fascicolazione, esaminando la normativa di riferimento per approfondire i principi e le regole per un corretto processo.
Fascicoli informatici in azienda
I fascicoli informatici rappresentano il contenitore digitale, organico e strutturato, di un insieme di documenti, dati e metadati relativi a un procedimento amministrativo, a una pratica tecnica o a un processo legale. La fascicolazione è l’operazione che permette di creare e gestire questi fascicoli, assicurando:
- Coerenza: obiettivo, contenuto e metadati rispecchiano il procedimento;
- Accessibilità: informazioni reperibili in pochi click da utenti autorizzati;
- Affidabilità: integrità e autenticità dei documenti protette da firme digitali e checksum;
- Tracciabilità: storico delle attività, firme e modifiche sul fascicolo.
I fascicoli informatici si applicano in svariati ambiti: urbanistica, sanità, fiscale, contenzioso legale, gestione del personale, appalti e molti altri, facilitando la dematerializzazione e la conformità alle regole del CAD.
Quadro normativo e linee guida tecniche
La fascicolazione dei documenti digitali è disciplinata principalmente da:
- D.Lgs. 82/2005 (CAD): stabilisce l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di adottare processi di gestione documentale digitale e definisce i principi di dematerializzazione, interoperabilità e trasparenza;
- DM 31 ottobre 2014, n. 183: Linee guida sulla gestione dei documenti informatici, con specifiche per la strutturazione dei fascicoli informatici, metadati obbligatori e formati consentiti;
- Provvedimento AgID n. 50/2019: dettaglia i requisiti tecnici dei servizi di conservazione sostitutiva, inclusi quelli necessari per i fascicoli informatici;
- Circolare Funzione Pubblica n. 2/2017: indicazioni operative per l’implementazione di Protocollazione informatica e fascicolazione;
- Linee guida AgID sui servizi cloud: requisiti di sicurezza, protezione dei dati personali e interoperabilità per soluzioni SaaS, PaaS, IaaS.
Questi riferimenti normativi convergono sul garantire che i fascicoli informatici mantengano integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità nel tempo, secondo i principi dell’articolazione documentale e dei metadati previsti dal CAD.
Principi e regole per una fascicolazione conforme
Per una fascicolazione a norma AgID e CAD è fondamentale rispettare i seguenti requisiti:
| Principio | Descrizione |
|---|---|
| Identificativo univoco | Codice del fascicolo generato automaticamente dal sistema di protocollo informatico. |
| Metadati obbligatori | Titolo, oggetto, data creazione, classificazione, struttura organizzativa responsabile, parole chiave. |
| Ordinamento cronologico | I documenti devono essere organizzati secondo la data di ricezione o emissione, con timestamp univoci. |
| Versioning | Tracciabilità di tutte le versioni del documento, con data, autore e motivazione della modifica. |
| Integrità | Firma digitale e marcatura temporale per garantire che ogni documento nel fascicolo informatico non sia stato alterato. |
| Sicurezza | Definizione di profili utente, autenticazione forte e controllo degli accessi alla consultazione e modifica dei fascicoli informatici. |
| Conservazione sostitutiva | Procedure e supporto tecnico per archiviare a norma i fascicoli informatici, garantendo che mantengano valore legale e leggibilità nel tempo. |
Applicare questi requisiti garantisce una gestione documentale robusta, riduce i rischi legali e migliora l’efficienza operativa.
Modalità organizzative, tipologie e criticità
Fascicolazione centralizzata vs decentralizzata
Una delle scelte strategiche nella progettazione del sistema di gestione dei fascicoli informatici riguarda l’organizzazione del processo di fascicolazione. Le due principali modalità sono:
- Centralizzata: l’attività di fascicolazione è demandata a un’unità organizzativa specifica (es. ufficio protocollo o archivio). Questo modello garantisce uniformità, controllo centralizzato e maggiore conformità normativa. Tuttavia, può introdurre colli di bottiglia nei flussi operativi.
- Decentralizzata: ogni ufficio o responsabile di procedimento cura direttamente la fascicolazione. Questo approccio favorisce tempestività e aderenza alle specificità dei procedimenti, ma richiede formazione e strumenti adeguati per evitare disallineamenti e disomogeneità.
La scelta dipende dalla struttura dell’ente, dalla maturità digitale e dalla capacità di coordinamento tra i diversi attori coinvolti nella gestione documentale.
Tipologie di fascicoli informatici
Secondo le linee guida AgID e la pratica archivistica, i fascicoli informatici possono assumere forme differenti a seconda del contesto applicativo:
- Fascicoli procedimentali: riguardano un procedimento amministrativo specifico e contengono tutti i documenti prodotti o acquisiti nel corso dello stesso (es. pratiche edilizie, concorsi pubblici, procedimenti disciplinari);
- Fascicoli documentali: aggregano documenti legati da un vincolo tematico o funzionale, ma non da un procedimento amministrativo (es. bilanci annuali, campagne informative);
- Fascicoli di supporto: relativi ad attività strumentali, non direttamente collegate a un affare o procedimento (es. acquisto materiali d’ufficio, gestione IT interna).
La corretta classificazione dei fascicoli è essenziale per assicurare rintracciabilità, trasparenza e coerenza archivistica, nonché per la corretta conservazione a norma.
Criticità frequenti nella fascicolazione e come evitarle
La fascicolazione digitale presenta vantaggi evidenti, ma anche alcune criticità operative che possono compromettere l’efficacia del sistema documentale:
- Mancanza di regole condivise: la non definizione di policy interne può portare a fascicoli incompleti, errati o duplicati;
- Assegnazione errata dei metadati: metadati non conformi al DM 183/2014 compromettono ricerca, interoperabilità e conservazione;
- Creazione di fascicoli non previsti dal titolario: porta a disallineamento con il piano di classificazione e rende difficoltosa l’archiviazione;
- Fascicoli “vuoti” o abbandonati: quando la fascicolazione è manuale o non monitorata, molti fascicoli non vengono aggiornati o completati.
Per evitare queste criticità, è fondamentale:
- Formare adeguatamente il personale;
- Dotarsi di un sistema automatizzato e integrato con il protocollo e il sistema di gestione documentale;
- Predisporre un titolario aggiornato e condiviso;
- Attuare un monitoraggio continuo della qualità dei fascicoli creati.
Una fascicolazione ben progettata è la base di una gestione documentale moderna, efficiente e conforme alle normative.
Tecnologie e piattaforme per la gestione dei fascicoli informatici
La scelta di una piattaforma efficace per la gestione documentale e la fascicolazione è cruciale. Di seguito alcune categorie:
- Suite enterprise (ECM)
- ECM (Enterprise Content Management) con moduli di fascicolazione e conservazione sostitutiva;
- Offrono infrastrutture on-premise o cloud ibrido.
- Software di protocollo informatico
- Gestione integrata di protocollo e fascicoli informatici;
- Automazione di apertura, chiusura e validazione dei fascicoli.
- Servizi cloud AgID-certified
- Scalabilità e high availability;
- Compliance a misure minime di sicurezza e protezione dei dati (per es. ISO 27001, GDPR).
- Soluzioni open source (CMIS, ODF)
- Indipendenza dal vendor e personalizzazione avanzata;
- Community attiva e costante evoluzione.
La valutazione deve considerare volumi documentali, SLA desiderati, budget e conformità normativa.
Vantaggi, sfide e prospettive future
Vantaggi
- Efficienza operativa: riduzione dei tempi di ricerca e approvazione dei documenti;
- Trasparenza e tracciabilità: storico completo delle attività sul fascicolo informatico;
- Risparmio economico: diminuzione dei costi di stampa, spedizione e archiviazione fisica;
- Sostenibilità: minore impatto ambientale grazie alla dematerializzazione.
Conclusione: approfondimento su Arcadoc
Arcadoc si distingue come la piattaforma all-in-one per una gestione avanzata dei fascicoli informatici e delle attività di fascicolazione, progettata per soddisfare le esigenze di Pubbliche Amministrazioni ed enti privati. Grazie a un’architettura modulare e componibile, Arcadoc consente di:
- Configurare workflow personalizzati: disegna percorsi approvativi su misura, assegna responsabilità e tempistiche, automatizza notifiche e solleciti, riducendo i tempi di processo fino al 60%;
- Mappare i metadati in modo dinamico: aggiungi campi personalizzati (es. codice CIG per gli appalti, CUP per i progetti finanziati), assicurando una fascicolazione coerente e interoperabile con sistemi esterni e con il protocollo informatico;
- Gestire in tempo reale lo stato del fascicolo: dashboard centralizzate mostrano il progresso di ogni pratica, con indicatori di performance (KPI) su volumi, tempi di evasione e carichi di lavoro;
- Garantire compliance normativa: tutti i processi di fascicolazione rispettano i requisiti del CAD, del DM 183/2014 e del Provvedimento AgID n. 50/2019, grazie a un sistema di controllo automatico sui metadati e sulla firma digitale;
- Integrare tecnologie emergenti: moduli opzionali basati su Intelligenza Artificiale per riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e classificazione automatica, oltre a funzionalità blockchain per tracciare la catena di custodia dei documenti con garanzia di immutabilità;
- Supportare la conservazione sostitutiva: collegamento diretto con servizi certificati AgID per la conservazione a norma, con log di audit e report automatici per l’Audit Trail;
- Offrire un’esperienza utente intuitiva: interfaccia web responsive, accesso da mobile e tablet, cruscotti drag-and-drop e ricerca semantica per reperire fascicoli in pochi secondi;
- Assicurare sicurezza e scalabilità: infrastruttura cloud ibrida con crittografia dei dati at-rest e in-transit, replica geografica e Disaster Recovery Plan.
Cosa puoi fare con Arcadoc?
- Digitalizzare i processi amministrativi: elimina carta e archivi fisici, riduci i costi di stampa e logistica, accelera l’iterazione tra uffici.
- Centralizzare la gestione documentale: un unico punto di accesso per tutti i fascicoli informatici, con livelli di autorizzazione granulari e audit completo delle operazioni.
- Ottimizzare la compliance: mantieni sempre aggiornati i modelli dei fascicoli secondo le ultime circolari e delibere, grazie agli aggiornamenti automatici del sistema.
- Monitorare e migliorare continuamente: utilizza report avanzati e analytics per identificare colli di bottiglia, prevedere i picchi di attività e pianificare risorse in modo proattivo.
Con Arcadoc, la Pubblica Amministrazione o azienda potrà trasformare radicalmente la gestione dei fascicoli informatici, garantendo efficienza, trasparenza e conformità normativa. Scopri di più, richiedi una demo gratuita o contatta il team di esperti su www.arcadoc.it: siamo pronti a guidarti verso la completa dematerializzazione e automazione dei tuoi processi documentali.
