La fattura elettronica rappresenta oggi una tappa fondamentale nel percorso di digitalizzazione delle imprese italiane. Introdotta per semplificare i processi amministrativi e garantire maggiore trasparenza, è ormai obbligatoria per tutti i soggetti IVA dal 1° gennaio 2019. Integrare un sistema di gestione documentale avanzato, come quello offerto da Arcadoc, diventa imprescindibile per sfruttare appieno i vantaggi della fatturazione digitale, garantendo al contempo conformità normativa, sicurezza e facilità di accesso ai documenti.
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento in formato XML firmato digitalmente, trasmesso e conservato in modalità elettronica, senza alcuna necessità di stampa cartacea. L’art. 233 della Direttiva 2006/112/CE stabilisce che, per garantire autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità, il fornitore può adottare strumenti quali la firma elettronica qualificata o la trasmissione tramite canali informatici certificati.
Dal 1° gennaio 2019, l’obbligo di emissione della fattura elettronica è esteso a tutti i titolari di partita IVA, fatta eccezione per i soggetti esentati o in regime forfettario che non trasmettono la fattura tramite SDI.
Normativa e adempimenti
Trasmissione tramite Sistema di Interscambio (SDI)
La fattura in formato XML viene inviata dal fornitore al Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, che verifica la correttezza formale del documento e ne garantisce la consegna al destinatario. In caso di errori formali, lo SDI scarta il file e invia al mittente la notifica di esito negativo Agenzia delle Entrate.
Conservazione a norma
Ai sensi dell’art. 39 del DPR n. 633/1972, sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla esclusivamente in formato digitale, garantendo:
Autenticità dell’origine: firma elettronica qualificata o digitale;
Integrità del contenuto: utilizzo di marche temporali e sigilli elettronici;
Leggibilità e reperibilità: archiviazione e indicizzazione dei metadati per almeno 10 anni.
La mancata conservazione a norma espone a sanzioni amministrative e fiscali, per cui è fondamentale affidarsi a un servizio certificato e conforme al Manuale di Conservazione dell’Agenzia delle Entrate.
Vantaggi della fattura elettronica
Riduzione dei costi amministrativi
Eliminando carta, stampa, spedizione e archiviazione fisica, si ottiene un risparmio significativo sui costi diretti e indiretti di gestione.Efficienza e velocità
L’invio immediato tramite SDI e la disponibilità digitale consentono flussi di approvazione più rapidi e integrazione con i sistemi ERP aziendali.Trasparenza e controllo
Lo SDI garantisce tracciabilità completa dei documenti, riducendo il rischio di frodi e discrepanze.Compliance automatizzata
Con l’uso di soluzioni certificate, ogni adempimento normativo è gestito in automatico, dalla ricezione all’archiviazione.
Le sfide della fatturazione digitale
Gestione del volume documentale: con migliaia di fatture attive e passive, diventa complesso trovare e verificare i documenti in breve tempo.
Sicurezza e privacy: i dati fiscali e anagrafici presenti nelle fatture elettroniche richiedono elevati standard di protezione.
Integrazione con i processi aziendali: senza un sistema unico, spesso si creano silos informativi e duplicazioni di attività.
L’importanza della gestione documentale integrata
Un sistema di gestione documentale (DMS) centralizza la creazione, l’archiviazione, la ricerca e la conservazione dei documenti aziendali. Integrato al servizio di fatturazione elettronica, assicura:
Un unico repository per tutte le fatture attive e passive;
Ricerca full-text e a faccette per recuperare rapidamente documenti e dati;
Protocollo informatico automatico per qualificare e catalogare ogni documento;
Notifiche e workflow per monitorare scadenze, approvazioni ed eventuali anomalie.
Arcadoc: la soluzione per la fattura elettronica e la gestione documentale
Arcadoc è un software di gestione documentale pensato per semplificare l’intero ciclo di vita della fattura elettronica, dalle attività operative fino alla conservazione a norma.
1. Importazione e protocollazione automatica
Fattura attiva: importazione dal menù “Fatture Elettroniche – Crea Fatt. Attiva” con riconoscimento automatico dei metadati (data, numero, partita IVA) arcadoc.
Fattura passiva: caricamento centralizzato delle fatture ricevute, protocollazione immediata e inserimento nel workflow di approvazione interno
2. Modifica e personalizzazione
I metadati vengono precompilati ma possono essere integrati manualmente. L’interfaccia intuitiva consente di:
Aggiungere note e allegati;
Correggere eventuali errori prima dell’invio;
Definire ruoli e permessi per ogni documento.
3. Invio automatico al SDI
Selezionando “e-mail in uscita”, Arcadoc invia automaticamente la fattura elettronica al SDI tramite PEC, gestendo notifiche di esito e scarti.
4. Conservazione a norma
Arcadoc integra un servizio di conservazione elettronica certificata:
Firma digitale del pacchetto di versamento (PdV);
Marcatura temporale e sigillo elettronico;
Monitoraggio dei controlli di conformità previsti dal DM 17/06/2014
5. Ricerca avanzata e mette in relazione i documenti
Grazie a evidenze, segnalazioni, relazioni fra documenti e ricerche full-text, trovare qualsiasi fattura è questione di secondi.
6. Accessibilità e sicurezza
Cloud h24: accesso da browser e mobile, senza infrastrutture locali.
On-premise: per chi richiede controllo totale dei dati, con aggiornamenti gestiti direttamente in azienda.
Sicurezza: crittografia, backup quotidiani e controllo degli accessi.
7. Integrazione con ERP e servizi fiscali
Il modulo di fatturazione elettronica di Arcadoc si interfaccia con i principali gestionali ERP e con fornitori di servizi fiscali, garantendo uno scambio dati fluido e senza ridondanze.
Best practice per l’implementazione
Mappatura dei processi: analizzare i flussi attuali di fatturazione e gestione documentale.
Formazione del personale: assicurare che tutti gli utenti conoscano le funzionalità di Arcadoc.
Definizione delle policy: creare regole interne per permessi, approvazioni e scadenze.
Monitoraggio e audit: utilizzare i report di Arcadoc per verificare performance, errori SDI e scarti.
Backup e disaster recovery: pianificare test periodici per garantire continuità operativa.
Conclusioni
L’adozione della fattura elettronica, unita a un sistema di gestione documentale integrato come Arcadoc, trasforma un obbligo normativo in un’opportunità di efficienza, controllo e risparmio. Grazie a import automatici, protocollazione, invio al SDI, conservazione a norma e ricerca avanzata, Arcadoc si conferma la piattaforma ideale per le PMI e le grandi imprese che vogliono digitalizzare i processi, ridurre i costi e garantire la piena conformità fiscale.
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