La gestione e archiviazione dei documenti non sono mere necessità operative, ma diventano un fattore strategico per garantire efficienza, sicurezza e conformità normativa. Quindi come può un’azienda sfruttare tutti i vantaggi che derivano da un gestione e archiviazione dei documenti digitali? Per noi di Aeffegroup la risposta è sicuramente l’adozione di un software ad hoc, come Arcadoc. Ma approfondiamo!
In cosa consiste la gestione e archiviazione dei documenti?
La gestione e archiviazione dei documenti è un insieme di processi e software che consentono di organizzare, gestire ed archiviare i documenti in formato digitale. Così facendo, è possibile tenere traccia delle versioni dei file, facilitare la condivisione tra utenti e la ricerca, oltre che migliorare il controllo sui flussi documentali.
Un software dedicato alla gestione e archiviazione dei documenti (noto anche come DMS – Document Management System), come Arcadoc, consente di:
- Centralizzare i documenti in un’unica piattaforma
- Migliorare la collaborazione tra utenti, permettendo l’accesso controllato ai file
- Automatizzare i flussi di lavoro per ridurre errori, velocizzare le attività ed aumentare la produttività
- Garantire la conformità normativa nelle gestione e archiviazione dei documenti, soprattutto per tutto ciò che riguarda la conservazione a norma
- Ridurre i tempi di ricerca della documentazione aziendale
- Gestione dei documenti multiutente con permessi personalizzati
Perché scegliere la gestione e archiviazione dei documenti in cloud?
L’archiviazione in cloud rappresenta una soluzione flessibile e sicura per la gestione documenti. Oltre ad abbattere i costi di infrastruttura IT, permette l’accesso ai documenti ovunque e in qualsiasi momento, favorendo il lavoro remoto e la collaborazione a distanza.
In più, la gestione e archiviazione dei documenti in cloud garantisce elevata sicurezza, in quanto i dati sono protetti da crittografia, backup automatici e protocolli di sicurezza aggiornati.
Arcadoc è la soluzione completa per la gestione e archiviazione dei documenti
Arcadoc è un software pensato ad hoc per permettere alle aziende di gestire i propri documenti in modo efficiente e sicuro. Disponibile in modalità cloud SaaS, qualificato AgID, la piattaforma offre diverse funzionalità avanzate.
1. Pec Manager: gestisce l’intero ciclo di vita delle comunicazioni PEC (Posta Elettronica Certificata) e PEO (Posta Elettronica Ordinaria), garantendo la riconciliazione automatica dei messaggi e delle ricevute di accettazione e consegna.
2. Workflow Documentale: automatizza i processi aziendali, rendendoli snelli e efficienti. È ideale per gestire approvazioni di fatture, offerte commerciali, comunicazioni, conservazione a norma.
3. Conservazione a norma: processo che garantisce la conformità alle normative vigenti per documenti come fatture, PEC attraverso la firma digitale, sigillo aziendale e marca temporale.
4. Fatturazione elettronica: importa, organizza ed archivia dal gestione documentale tutte le fatture attive e passive.
Quali sono i benefici di Arcadoc per la gestione e archiviazione dei documenti?
L’implementazione di Arcadoc per la gestione e archiviazione dei documenti porta molteplici benefici, tra cui:
- Risparmio di tempo e di risorse: l’automazione dei processi riduce i tempi di ricerca e gestione dei vari file, oltre che inviare comunicazioni e notifiche agli utenti direttamente interessati con promemoria di scadenze.
- Riduzione dell’uso della carta: favorisce la transizione verso un’azienda più green, paperless, con un impatto positivo sull’ambiente.
- Miglioramento della sicurezza: i documenti vengono archiviati e conservati in modo sicuro e accessibili solo agli utenti autorizzati.
- Incremento dell’efficienza, della trasparenza e della tracciabilità dei documenti: i processi aziendali vengono ottimizzati ed è possibile monitorare le modifiche ai documenti e risalire alla cronologia delle versioni.
Come implementare un sistema di gestione e archiviazione dei documenti all’interno dell’azienda?
Iniziare a lavorare con un software per la gestione e archiviazione dei documenti significa anche seguire dei passaggi affinché il cambio avvenga con successo.
Innanzitutto, è necessario identificare i reali bisogni dell’azienda per la gestione dei documenti e quali sono i flussi di lavoro definendo i processi di Workflow per poi optare per una soluzione scalabile e conforme alle normative, come Arcadoc.
Una volta selezionato il software ideale per le proprie necessità sulla gestione e archiviazione dei documenti, occorre assicurarsi che i dipendenti siano adeguatamente formati sull’uso della piattaforma e che il software offra assistenza e formazione.
La gestione e archiviazione dei, in particolare in cloud, sono elementi chiave per l’efficienza aziendale. Soluzioni come Arcadoc permettono alle aziende di ridurre costi, migliorare la produttività e garantire la sicurezza dei dati. Investire in un sistema DMS evoluto significa non solo semplificare la gestione dei documenti, ma anche acquisire un vantaggio competitivo nel mercato attuale sempre più digitalizzato.
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