Processo di conservazione e misure di sicurezza
Il processo di conservazione dei documenti informatici rappresenta un pilastro fondamentale nella gestione digitale della Pubblica Amministrazione e degli operatori privati accreditati. In Italia, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha definito una serie di normative e linee guida volte a garantire non solo l’efficacia del processo, ma anche la sicurezza, la trasparenza e la conformità legale nel tempo.
Approfondiamo insieme il processo di conservazione e le sue misure di sicurezza, basandoci su quanto indicato dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici emanate da AgID.
Il nostro obiettivo è di fornire una visione chiara, aggiornata e conforme a chi opera nel settore, in particolare ai Responsabili della Conservazione, ai conservatori accreditati e alle Pubbliche Amministrazioni.
Cos’è il processo di conservazione
Il processo di conservazione è l’insieme delle operazioni volte ad assicurare l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici nel tempo. Questo processo è definito in modo strutturato dalle linee guida AgID e si compone di una serie di fasi ben precise: versamento, presa in carico, controllo, conservazione vera e propria, esibizione e accesso.
Finalità del processo di conservazione
La finalità principale del processo di conservazione è garantire che i documenti conservati siano validi giuridicamente nel tempo, indipendentemente dal supporto tecnologico o dall’evoluzione dei formati. Il processo deve pertanto essere pianificato, monitorato e protetto da eventuali rischi interni ed esterni.
Le fasi del processo di conservazione secondo AgID
Le linee guida AgID individuano un ciclo di conservazione ben definito. Vediamo le fasi principali.
1. Preparazione e versamento
Questa prima fase del processo di conservazione prevede la raccolta e la preparazione dei documenti da conservare, includendo i relativi metadati, secondo uno specifico pacchetto di versamento (Submission Information Package – SIP). È fondamentale che i metadati rispettino lo standard indicato nelle linee guida, in particolare per garantire la ricerca e la verifica nel tempo.
2. Presa in carico e validazione
Una volta ricevuto il pacchetto, il sistema di conservazione ne effettua la validazione, verificando la presenza di firme digitali, marche temporali e la coerenza dei metadati. In questa fase si determina se il pacchetto può essere accettato o rifiutato.
3. Creazione del pacchetto di archiviazione
Il SIP validato viene trasformato in un pacchetto di archiviazione (Archival Information Package – AIP), che sarà conservato nel sistema in modo sicuro. Questa è la fase cruciale del processo di conservazione, in quanto l’AIP rappresenta l’unità base del sistema archivistico digitale.
4. Conservazione e gestione nel tempo
Il pacchetto di archiviazione viene mantenuto all’interno del sistema con garanzie di integrità, sicurezza e accessibilità. Devono essere previsti meccanismi di controllo periodico e, se necessario, la migrazione su nuovi formati o supporti, al fine di evitare l’obsolescenza tecnologica.
5. Esibizione e accesso
Infine, il sistema di conservazione deve consentire la ricerca, la visualizzazione e l’estrazione dei documenti in tempi ragionevoli. L’accesso deve avvenire nel rispetto delle regole di sicurezza, protezione dei dati e tracciabilità delle operazioni.
Misure di sicurezza nel processo di conservazione
Le misure di sicurezza previste nel processo di conservazione hanno lo scopo di proteggere i documenti digitali da perdita, alterazione, accessi non autorizzati e obsolescenza tecnologica. AgID indica che devono essere adottate misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.
Classificazione delle misure di sicurezza
AgID distingue le misure di sicurezza in:
- Fisiche: controllo degli accessi agli ambienti, videosorveglianza, protezione da incendi e disastri naturali.
- Logiche: autenticazione, autorizzazione, cifratura, firme elettroniche, controllo degli accessi informatici.
- Organizzative: formazione del personale, gestione delle credenziali, policy interne, verifica dei fornitori.
Sicurezza del sistema di conservazione
Il sistema di conservazione deve rispettare le seguenti caratteristiche di sicurezza:
- Autenticazione forte degli operatori;
- Gestione dei ruoli e delle responsabilità all’interno del sistema;
- Controlli di integrità automatizzati e periodici;
- Backup e disaster recovery con frequenze adeguate;
- Registro degli accessi e delle operazioni effettuate (audit trail).
Il ruolo del Responsabile della Conservazione
Nel processo di conservazione, un attore chiave è il Responsabile della Conservazione. Questa figura è tenuta a garantire la corretta gestione del processo, inclusa la pianificazione delle misure di sicurezza, la verifica della conformità normativa e la gestione delle eventuali non conformità.
Il Responsabile della Conservazione deve:
- Redigere e aggiornare il Manuale della Conservazione;
- Coordinare le attività del sistema di conservazione;
- Monitorare i flussi documentali;
- Interfacciarsi con il Responsabile della Sicurezza;
- Garantire l’accessibilità e la leggibilità nel tempo.
Conformità normativa e audit
Ogni sistema di conservazione, per essere considerato conforme alle linee guida AgID, deve essere sottoposto a controlli e audit periodici. Tali verifiche possono essere interne o esterne e mirano a validare l’efficacia del processo di conservazione, il rispetto delle misure di sicurezza, e l’integrità dei documenti.
L’audit dovrebbe valutare:
- La coerenza tra Manuale della Conservazione e le pratiche operative;
- L’efficacia delle misure tecniche e organizzative adottate;
- La tracciabilità delle operazioni;
- La corretta gestione delle copie di sicurezza.
Best practices per un processo di conservazione efficace
Per assicurare un processo di conservazione solido e duraturo, è importante adottare alcune buone pratiche suggerite anche dalle linee guida AgID:
- Automatizzare i controlli sui documenti e sui metadati.
- Aggiornare costantemente i software di conservazione per evitare vulnerabilità.
- Pianificare test periodici di disaster recovery.
- Mantenere la documentazione aggiornata, inclusi i manuali e le policy.
- Formare il personale addetto al trattamento dei documenti digitali.
Processo di conservazione nei contesti cloud e on-premise
Le linee guida AgID non escludono l’utilizzo del cloud per il processo di conservazione, purché vengano rispettati tutti i requisiti di sicurezza, localizzazione dei dati (preferibilmente in UE) e disponibilità.
Nel contesto on-premise, invece, l’ente deve assumersi tutte le responsabilità relative alla gestione fisica e logica dell’infrastruttura. Entrambe le opzioni devono garantire:
- Riservatezza;
- Integrità;
- Disponibilità;
- Tracciabilità.
Criticità e gestione dei rischi
Un corretto processo di conservazione deve includere anche un’analisi dei rischi e una valutazione delle minacce, sia interne che esterne. Le linee guida AgID richiedono una valutazione del rischio aggiornata e coerente con le misure adottate.
È importante implementare:
- Piani di continuità operativa;
- Sistemi di rilevazione e risposta agli incidenti;
- Procedure di gestione delle vulnerabilità.
Conclusioni
Il processo di conservazione dei documenti informatici, così come definito dalle linee guida AgID, rappresenta una struttura normativa e tecnica essenziale per garantire la validità legale, l’affidabilità e la sicurezza dei documenti nel tempo. Attraverso l’adozione di misure di sicurezza fisiche, logiche e organizzative, ogni organizzazione può garantire la conformità e la resilienza dei propri sistemi.
Investire in un processo di conservazione conforme, sicuro e ben documentato non è solo una necessità normativa, ma anche un’opportunità per migliorare l’efficienza e la fiducia nei propri flussi documentali.
FAQ sul processo di conservazione
Cos’è il processo di conservazione secondo AgID?
È l’insieme di attività e misure che garantiscono la validità giuridica, l’integrità e la disponibilità dei documenti digitali nel tempo.
Quali sono le principali misure di sicurezza richieste?
AgID richiede misure fisiche, logiche e organizzative, incluse autenticazione forte, backup, audit trail e controllo degli accessi.
Chi è il Responsabile della Conservazione?
È la figura incaricata di gestire e garantire la correttezza del processo di conservazione in tutte le sue fasi.
Il processo di conservazione può avvenire in cloud?
Sì, purché siano garantiti i requisiti di sicurezza, localizzazione dei dati e conformità normativa.
Arcadoc e il suo contributo al processo di conservazione
In sintesi, un corretto processo di conservazione non è solo una necessità normativa, ma un pilastro fondamentale per garantire sicurezza, affidabilità e valore legale dei documenti digitali. Le misure di sicurezza delineate dalle linee guida AgID diventano operative solo quando supportate da tecnologie all’avanguardia e da piattaforme certificate.
Arcadoc: una soluzione integrata per la conservazione a norma
Arcadoc è un software per la gestione documentale progettato per accompagnare l’intero ciclo di vita dei documenti — dalla protocollazione alla conservazione definitiva — offrendo tutto ciò che serve per un processo di conservazione sicuro, conforme e automatizzato.
Le sue funzionalità principali includono:
Firma digitale e marca temporale: elementi centrali per garantire autenticità e integrità dei documenti, con applicazione automatizzata direttamente dalla piattaforma.
Creazione dell’hash e pacchetto IPDA: Arcadoc calcola stringhe hash univoche per ogni documento e confeziona l’Indice di Pacchetto di Conservazione, con metadati completi, a garanzia dell’immodificabilità.
Crittografia, access control, auditing: l’infrastruttura protegge i dati con avanzati algoritmi crittografici, autenticazione sicura, registrazione completa delle attività e verifiche continue.
Gestione PEC automatizzata: archivia e conserva le email certificate con pieno valore legale, rispettando le normative su autenticità, tracciabilità e opponibilità a terzi.
Accessibilità cloud e on-premise: Arcadoc consente accesso ai documenti 24/7, da qualsiasi dispositivo, con interfaccia intuitiva e gestione dei permessi su misura.
Conservazione a norma qualificata AgID: la soluzione è certificata SaaS AgID, conforme al CAD ed eIDAS, quindi idonea per Pubblica Amministrazione e realtà private.
Perché Arcadoc è ideale nel contesto AgID
Grazie alla sua architettura completa, Arcadoc riflette esattamente le fasi del processo di conservazione stabilite da AgID:
Preparazione, con versamento strutturato e metadati secondo SIP.
Validazione, con firma, marca e hash certi.
Archiviazione sicura, con conservazione di pacchetti AIP in infrastrutture protette.
Monitoraggio e controllo, con auditing, backup e politiche di accesso.
Esibizione legale, con reperibilità immediata, opponibilità a terzi e mantenimento del valore probatorio.
Inoltre, la riduzione dei costi operativi, l’eliminazione dei supporti cartacei e una gestione documentale semplificata rappresentano vantaggi concreti per qualsiasi organizzazione.
Grazie a Arcadoc, il processo di conservazione diventa sicuro, conforme, automatizzato e semplice da gestire. Le sue funzionalità – dalla firma digitale alla marca temporale, dalla crittografia all’auditing, dalla conservazione della PEC fino alla conservazione cloud – ne fanno una piattaforma completa in linea con le misure di sicurezza e le fasi previste dalle linee guida AgID. Con Arcadoc, ogni documento assume il ruolo di fortezza digitale, garantendo valore legale, integrità nel tempo e piena affidabilità.
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