Gestione PEC e gestione documentale
La digitalizzazione dei processi documentali e delle comunicazioni ufficiali non è più un’opzione, ma una necessità normativa e operativa.
Gli strumenti per la gestione PEC e gestione documentale permettono di ottenere tre obiettivi fondamentali:
Conformità normativa, grazie all’applicazione di protocolli informatici e linee guida AGID;
Efficienza operativa, centralizzando documenti e comunicazioni in un’unica piattaforma;
Sicurezza e tracciabilità, mediante sistemi avanzati di ricerca, permessi e conservazione a norma.
Arcadoc è un esempio di soluzione integrata che riunisce i moduli di gestione documentale e di Pec Manager.
Quadro normativo di riferimento
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
Il Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD) definisce i principi generali per l’“organizzazione digitale” della Pubblica Amministrazione e, per estensione, delle imprese che dialogano con essa.
Art. 44: requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
Art. 71: regole tecniche per il documento informatico (Linee guida AGID, 2024) AgID
1.2 Linee guida AGID
L’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) pubblica “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico”, che aggiornano le regole tecniche CAD e specificano i processi di protocollo e dematerializzazione AgID.
1.3 Regole tecniche PEC
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è regolata dal DPR 11 febbraio 2005, n. 68 (“Regolamento PEC”), dal DM 2 novembre 2005 (“Regole tecniche PEC”) e aggiornamenti. Wikipedia elenca inoltre i principali riferimenti normativi italiani e l’armonizzazione con eIDAS.
2. Cos’è la gestione documentale
La gestione documentale (o EDM, Electronic Document Management) comprende l’insieme di attività per la captazione, classificazione, organizzazione, ricerca, distribuzione, conservazione e scarto dei documenti digitali.
2.1 Funzionalità principali
Fascicolazione e classificazione: raggruppare documenti correlati in unità logiche (“fascicoli virtuali”).
Ricerca avanzata: utilizzo di metadati e filtri personalizzati per recuperare rapidamente le informazioni. arcadoc.
Controllo accessi: definizione di permessi utenti a livello di documento o cartella.
Workflow documentale: automazione dei processi approvativi con notifiche, scadenze e integrazione con firma digitale.
Conservazione a norma: secondo le specifiche AGID, garantendo integrità e autenticità nel tempo
2.2 Vantaggi
Riduzione costi: meno spese per archiviazione cartacea e tempi di ricerca ridotti.
Collaborazione potenziata: accesso condiviso, annotazioni e evidenze.
Sostenibilità: processo paperless e minore impatto ambientale.
Cos’è la gestione PEC
La gestione PEC permette di trattare i messaggi di Posta Elettronica Certificata come documenti ufficiali, applicando protocollazione, archiviazione e conservazione digitali all’intero ciclo di vita delle comunicazioni.
Funzionalità Pec Manager
Centralizzazione caselle PEC e PEO: gestione multicasella da un’unica piattaforma.
Protocollazione automatica: associazione delle ricevute di accettazione e consegna ai messaggi originali.
Tracciamento completo: registro di tutte le azioni (inviati, ricevuti, in coda, cancellati…).
Conservazione a norma: applicazione delle regole AGID per la validità legale delle email certificate.
Permessi e sicurezza: definizione di ruoli e livelli di accesso alle caselle.
Vantaggi
Efficienza: non si salta da un’interfaccia PEC all’altra, riducendo tempi e errori.
Governance: controllo centralizzato e reportistica su tutte le comunicazioni certificate.
Compliance legale: sicurezza probatoria pari alla raccomandata con avviso di ricevimentO.
Integrazione tra gestione PEC e gestione documentale
Un approccio realmente efficace prevede di unire gestione PEC e gestione documentale in un’unica piattaforma integrata. I principali benefici derivano da:
Protocollazione integrata
I documenti generati da email PEC vengono protocollati come documenti in entrata/uscita, evitando doppie procedure.
Fascicolazione automatica
Creazione di fascicoli virtuali che includono sia documenti tradizionali sia email certificate, migliorando il contesto informativo.
Ricerca unificata
Ricerca contemporanea in archivi documentali e caselle PEC, sfruttando metadati comuni.
Workflow end-to-end
Flussi approvativi che includono email, documenti ed evidenze collegate, con notifiche automatiche.
Conservazione sostitutiva “all-in-one”
Conservazione a norma unico per documenti e email, semplificando la gestione a norma.
Arcadoc esemplifica questa integrazione, offrendo il modulo “Gestione documentale” e il “Pec Manager” in un’unica interfaccia.
Best practice per implementare gestione PEC e gestione documentale
Analisi preliminare
Mappatura dei processi: identificare flussi documentali principali e casistiche PEC.
Definizione ruoli: responsabile archivio, amministratore PEC, referenti di reparto.
Progettazione della soluzione
Strutturazione classification scheme: definire fascicoli e metadati coerenti con le esigenze.
Configurazione permessi: bilanciare sicurezza e accessibilità.
Template di workflow: disegnare processi approvativi ripetibili (es. firma ordini, contratti).
Formazione e change management
Training utenti: uso corretto di fascicolazione, protocollazione e ricerca.
Supporto continuo: help-desk interno e aggiornamenti informativi su novità normative.
Monitoraggio e miglioramento continuo
Reportistica: KPI su tempi di protocollazione, numero documenti digitalizzati, messaggi PEC gestiti.
Audit: verifiche periodiche sulla correttezza delle procedure e integrità degli archivi.
Tecnologie e trend
Cloud vs On-premise: scalabilità e velocità di adozione vs. maggiore controllo in locale.
Intelligenza artificiale: OCR avanzato, classificazione automatica e estrazione metadati.
Blockchain: sperimentazioni per timestamping e tracciabilità “immutabile”.
Integrazione con ERP/CRM: flussi documentali nativi nei sistemi gestionali aziendali.
L’adozione di una strategia unificata per la gestione PEC e gestione documentale rappresenta un elemento chiave per garantire:
Rispetto delle norme (CAD, AGID, Regolamento PEC);
Miglioramento dell’efficienza operativa e riduzione dei costi;
Sicurezza e tracciabilità su documenti e comunicazioni;
Soluzioni come Arcadoc, che integrano i moduli di Gestione documentale e Pec Manager, consentono di centralizzare tutte le attività documentali e di posta certificata, garantendo un ciclo di vita digitale completo e conforme.
Investire oggi in una piattaforma integrata significa abilitare l’organizzazione a rispondere rapidamente alle sfide normative e di mercato, rendendo il flusso documentale e la gestione delle PEC un vantaggio competitivo.
