Gestione documentale e Linee Guida AgID 2024-2025: facciamo chiarezza

Linee Guida AgID 2024-2025 e le nuove regole per la gestione documentale ed il protocollo: cosa significa? Nel 2024–2025, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha aggiornato e rafforzato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con lo scopo di garantire maggiore efficienza, sicurezza, interoperabilità e compliance normativa nelle Pubbliche Amministrazioni e nei soggetti privati obbligati dal CAD.

Anche Arcadoc, in piena coerenza con tali regole, offre una piattaforma SaaS che assicura conformità e gestione avanzata di protocollo, conservazione, firma, marca temporale e workflow.

Obblighi normativi e scadenze chiave passate e future

Linee guida AgID 2024-2025

Le novità normative diventano vincolanti soprattutto per le PA, ma rappresentano riferimento strategico anche per aziende private:

    • Manuale di gestione documentale: da redigere e pubblicare entro fine giugno 2025, descrivendo ruoli, processi, classificazione e metadati obbligatori. Il manuale “descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
    • Nomina del Responsabile della Gestione Documentale: figura interna con competenze archivistiche, informatiche e giuridiche, operativa per singola AOO.
    • Manuale di conservazione e Responsabile della Conservazione: entro giugno 2026, secondo art. 4.6 delle Linee Guida.
  • Sanzioni fino a 100.000 € per mancata pubblicazione o non conformità, rientrano nel regime sanzionatorio del CAD.

Queste scadenze rispecchiano l’agenda triennale AgID 2024–2026, che introduce strumenti digitali e interoperabilità come priorità strategica .

Principali novità normative nelle Linee Guida AgID 2024-2025

Protocollo Informatico: più rigore ed automazione

Le Linee Guida riaffermano il protocollo come strumento vincolante e certificativo (DPR 445/2000, art. 3.1), richiedendo:

  • Identificativo univoco, metadati essenziali (mittente, destinatario, oggetto).
  • Registro giornaliero e protocollazione d’emergenza (anche offline).
  • Tracciabilità completa di ogni operazione, con storicizzazione e responsabilità utente.

Arcadoc soddisfa questi requisiti offrendo protocollazione multicanale (cartacea, PEC, PEO), barcode, AOO e registri di emergenza.

Conservazione a norma: firme digitali e pacchetti certificati

Per quanto riguarda la conservazione, le Linee Guida rafforzano il valore legale del documento digitale:

  • Pacchetti informativi digitali (IPDA) firmati digitalmente e dotati di marca temporale.
  • Processo obbligatorio: hashing, firma, marca temporale, riversamento al conservatore accreditato.
  • Conservazione e archiviazione separate: il DMS gestisce la pratica corrente, la conservazione garantisce la validità legale nel tempo.

Arcadoc ottimizza il processo per l’hashing, firma digitale, marca temporale e gestione IPDA, garantendo una conservazione conforme per assicurare compliance.

Sicurezza ICT e compliance GDPR–eIDAS insieme alle Linee Guida AgID 2024-2025

Le Linee Guida richiedono:

  • Autenticazione e autorizzazione rigorosa.
  • Registri delle operazioni e crifrazione dei dati sensibili.
  • Conformità GDPR e requisiti AgID (circolare 2/2017).

Arcadoc consente controllo accessi su più livelli, crifrazione e log dettagliati, integrandosi con firma, marca, sigillo elettronico secondo eIDAS .

Trend emergenti: workflow, IA e automazione

Le novità suggeriscono l’adozione di workflow automatizzati e classificazione intelligente via IA, per velocizzare la protocollazione e la fascicolazione.

Arcadoc offre moduli per workflow, integrazione PEC, modulistica, firma e conservazione in un flusso automatizzato, aprendo la strada all’automazione avanzata all’interno della tua azienda.

Impatti operativi e vantaggi nelle Linee Guida AgID 2024-2025

Per le Pubbliche Amministrazioni:

Beneficio Dettagli
Compliance normativi Evitano sanzioni e garantiscono correttezza legale
Efficienza operativa Protocollazione e conservazione automatizzate
Trasparenza Manuali e ruoli pubblicati online
Interoperabilità Comunicazione fluida con PA e sistemi esterni

Per aziende private:

  • Allineamento ai livelli PA, molto utile in gare e appalti pubblici.
  • Riduzione costi cartacei, operativi e di storage.
  • Sicurezza rafforzata e mitigazione dei rischi legali.

Come adeguarsi alle Linee Guida AgID 2024-2025: roadmap e strumenti

Fase 1 – Entro giugno 2025

  1. Redigere e pubblicare Manuale di gestione documentale (ruoli, metadati, AOO, protocolli).
  2. Nominare formalmente il Responsabile Gestione.
  3. Configurare software, proprio come Arcadoc, con protocollazione, barcode, AOO e workflow base.

Fase 2 – 2025–2026

  1. Definire conservazione IPDA e storici metadati.
  2. Pianificare riversamento PAC a conservatore accreditato.
  3. Preparare Manuale di conservazione e nominare il Responsabile Conservazione.

—> Conservazione a norma: hash, firma digitale, IPDA, marca temporale. <—

Fase 3 – Oltre giugno 2026

  1. Automatizzare flussi tramite workflow/IA.
  2. Monitorare periodicità audit interni.
  3. Aggiornare processi in ottica GDPR/eIDAS e AgID.

Arcadoc supporta ogni fase: creare manuali, generare barcode ed IPDA, integrare conservatori e workflow automatizzati.

Le Linee Guida AgID 2024–2025 rappresentano un salto evolutivo: non più semplici suggerimenti, ma norme vincolanti che definiscono nuovi standard di sicurezza, interoperabilità e automazione nella gestione documentale.

La compliance richiede:

  • Manuali aggiornati entro scadenze.
  • Figure responsabili nominate.
  • Software conformi (metadati, firma, marca, conservazione).
  • Workflow coerenti con i principi CAD–eIDAS–GDPR.

Arcadoc emerge come piattaforma allineata a queste esigenze, mettendo a disposizione moduli completi per il protocollo, conservazione, workflow e automazione.

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