Linee Guida AgID 2024-2025 e le nuove regole per la gestione documentale ed il protocollo: cosa significa? Nel 2024–2025, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha aggiornato e rafforzato le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, con lo scopo di garantire maggiore efficienza, sicurezza, interoperabilità e compliance normativa nelle Pubbliche Amministrazioni e nei soggetti privati obbligati dal CAD.
Anche Arcadoc, in piena coerenza con tali regole, offre una piattaforma SaaS che assicura conformità e gestione avanzata di protocollo, conservazione, firma, marca temporale e workflow.
Obblighi normativi e scadenze chiave passate e future
Le novità normative diventano vincolanti soprattutto per le PA, ma rappresentano riferimento strategico anche per aziende private:
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- Manuale di gestione documentale: da redigere e pubblicare entro fine giugno 2025, descrivendo ruoli, processi, classificazione e metadati obbligatori. Il manuale “descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
- Nomina del Responsabile della Gestione Documentale: figura interna con competenze archivistiche, informatiche e giuridiche, operativa per singola AOO.
- Manuale di conservazione e Responsabile della Conservazione: entro giugno 2026, secondo art. 4.6 delle Linee Guida.
- Sanzioni fino a 100.000 € per mancata pubblicazione o non conformità, rientrano nel regime sanzionatorio del CAD.
Queste scadenze rispecchiano l’agenda triennale AgID 2024–2026, che introduce strumenti digitali e interoperabilità come priorità strategica .
Principali novità normative nelle Linee Guida AgID 2024-2025
Protocollo Informatico: più rigore ed automazione
Le Linee Guida riaffermano il protocollo come strumento vincolante e certificativo (DPR 445/2000, art. 3.1), richiedendo:
- Identificativo univoco, metadati essenziali (mittente, destinatario, oggetto).
- Registro giornaliero e protocollazione d’emergenza (anche offline).
- Tracciabilità completa di ogni operazione, con storicizzazione e responsabilità utente.
Arcadoc soddisfa questi requisiti offrendo protocollazione multicanale (cartacea, PEC, PEO), barcode, AOO e registri di emergenza.
Conservazione a norma: firme digitali e pacchetti certificati
Per quanto riguarda la conservazione, le Linee Guida rafforzano il valore legale del documento digitale:
- Pacchetti informativi digitali (IPDA) firmati digitalmente e dotati di marca temporale.
- Processo obbligatorio: hashing, firma, marca temporale, riversamento al conservatore accreditato.
- Conservazione e archiviazione separate: il DMS gestisce la pratica corrente, la conservazione garantisce la validità legale nel tempo.
Arcadoc ottimizza il processo per l’hashing, firma digitale, marca temporale e gestione IPDA, garantendo una conservazione conforme per assicurare compliance.
Sicurezza ICT e compliance GDPR–eIDAS insieme alle Linee Guida AgID 2024-2025
Le Linee Guida richiedono:
- Autenticazione e autorizzazione rigorosa.
- Registri delle operazioni e crifrazione dei dati sensibili.
- Conformità GDPR e requisiti AgID (circolare 2/2017).
Arcadoc consente controllo accessi su più livelli, crifrazione e log dettagliati, integrandosi con firma, marca, sigillo elettronico secondo eIDAS .
Trend emergenti: workflow, IA e automazione
Le novità suggeriscono l’adozione di workflow automatizzati e classificazione intelligente via IA, per velocizzare la protocollazione e la fascicolazione.
Arcadoc offre moduli per workflow, integrazione PEC, modulistica, firma e conservazione in un flusso automatizzato, aprendo la strada all’automazione avanzata all’interno della tua azienda.
Impatti operativi e vantaggi nelle Linee Guida AgID 2024-2025
Per le Pubbliche Amministrazioni:
| Beneficio | Dettagli |
|---|---|
| Compliance normativi | Evitano sanzioni e garantiscono correttezza legale |
| Efficienza operativa | Protocollazione e conservazione automatizzate |
| Trasparenza | Manuali e ruoli pubblicati online |
| Interoperabilità | Comunicazione fluida con PA e sistemi esterni |
Per aziende private:
- Allineamento ai livelli PA, molto utile in gare e appalti pubblici.
- Riduzione costi cartacei, operativi e di storage.
- Sicurezza rafforzata e mitigazione dei rischi legali.
Come adeguarsi alle Linee Guida AgID 2024-2025: roadmap e strumenti
Fase 1 – Entro giugno 2025
- Redigere e pubblicare Manuale di gestione documentale (ruoli, metadati, AOO, protocolli).
- Nominare formalmente il Responsabile Gestione.
- Configurare software, proprio come Arcadoc, con protocollazione, barcode, AOO e workflow base.
Fase 2 – 2025–2026
- Definire conservazione IPDA e storici metadati.
- Pianificare riversamento PAC a conservatore accreditato.
- Preparare Manuale di conservazione e nominare il Responsabile Conservazione.
—> Conservazione a norma: hash, firma digitale, IPDA, marca temporale. <—
Fase 3 – Oltre giugno 2026
- Automatizzare flussi tramite workflow/IA.
- Monitorare periodicità audit interni.
- Aggiornare processi in ottica GDPR/eIDAS e AgID.
Arcadoc supporta ogni fase: creare manuali, generare barcode ed IPDA, integrare conservatori e workflow automatizzati.
Le Linee Guida AgID 2024–2025 rappresentano un salto evolutivo: non più semplici suggerimenti, ma norme vincolanti che definiscono nuovi standard di sicurezza, interoperabilità e automazione nella gestione documentale.
La compliance richiede:
- Manuali aggiornati entro scadenze.
- Figure responsabili nominate.
- Software conformi (metadati, firma, marca, conservazione).
- Workflow coerenti con i principi CAD–eIDAS–GDPR.
Arcadoc emerge come piattaforma allineata a queste esigenze, mettendo a disposizione moduli completi per il protocollo, conservazione, workflow e automazione.
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