Negli ultimi anni, la digitalizzazione dei processi aziendali ha reso sempre più importante la gestione documentale informatizzata. In questo contesto, l’obbligo protocollo informatico rappresenta un tema cruciale per garantire la tracciabilità e la conservazione dei documenti. Ma è realmente necessario per le aziende private? Analizziamo insieme la normativa vigente ed i vantaggi dell’adozione di un sistema di gestione documentale digitale.
Cos’è il protocollo informatico?
Partiamo dalle basi. L’obbligo protocollo informatico si riferisce all’adozione di un sistema di registrazione e gestione dei documenti che consente di assegnare a ogni documento in entrata e in uscita un codice identificativo univoco. Questo processo permette di garantire:
La tracciabilità dei documenti aziendali;
L’archiviazione sicura e organizzata della documentazione;
La facilità di accesso e recupero delle informazioni;
La conformità normativa in materia di gestione documentale.
L’obbligo protocollo informatico per le aziende private
La normativa italiana prevede l’obbligo protocollo informatico principalmente per le Pubbliche Amministrazioni (PA), come stabilito dal DPCM 3 dicembre 2013 e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005). Tuttavia, per le aziende private, la questione è meno chiara e dipende da vari fattori.
1. Settori regolamentati e obblighi specifici
Alcuni settori privati, a causa della natura delle loro attività, sono soggetti a normative che impongono l’adozione di sistemi di gestione documentale simili al protocollo informatico. Esempi includono:
Sanità privata: le strutture sanitarie devono gestire documenti sensibili e garantirne la tracciabilità.
Banche e assicurazioni: il settore finanziario deve rispettare rigidi standard di archiviazione e sicurezza.
Aziende con certificazioni ISO 9001: lo standard ISO impone una gestione documentale strutturata.
Fornitori della Pubblica Amministrazione: chi lavora con la PA deve adottare strumenti compatibili con il protocollo informatico per la gestione delle pratiche.
2. GDPR e obbligo di tracciabilità dei documenti
Anche se non è esplicitamente richiesto un obbligo protocollo informatico, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR, Reg. UE 2016/679) impone alle aziende di garantire la sicurezza e la tracciabilità dei dati personali trattati. Un sistema di gestione documentale strutturato può aiutare a rispettare questi obblighi, specialmente per aziende che gestiscono grandi volumi di dati.
3. Fattori interni e vantaggi per le aziende private
Anche se non vige l’obbligo protocollo informatico, molte aziende private adottano volontariamente un sistema di gestione documentale digitale per:
Migliorare l’efficienza operativa: automatizzare la gestione documentale riduce gli errori e velocizza i processi.
Garantire la sicurezza delle informazioni: un sistema digitale ben gestito protegge i documenti da accessi non autorizzati.
Facilitare la digitalizzazione aziendale: un protocollo informatico ben strutturato aiuta a eliminare la gestione cartacea e a implementare processi digitali più efficaci.
Rispettare normative di settore: molte aziende adottano sistemi di gestione documentale per conformarsi a standard qualitativi e normativi.
Come implementare un protocollo informatico in un’azienda privata
Se un’azienda privata decide di adottare un protocollo informatico, deve seguire alcuni passaggi fondamentali:
Analisi dei flussi documentali: identificare i documenti da protocollare e i processi aziendali coinvolti.
Definizione di regole e permessi: stabilire chi può accedere, modificare o archiviare i documenti.
Formazione del personale: i dipendenti devono essere istruiti sull’uso del sistema e sulle best practice di gestione documentale.
Integrazione con altri sistemi aziendali: il protocollo informatico deve essere compatibile con il sistema ERP, CRM e la gestione PEC.
Il Protocollo informatico di Arcadoc
Sebbene l’obbligo protocollo informatico non sia imposto a tutte le aziende, l’adozione di un sistema di gestione documentale strutturato come Arcadoc, può offirre vantaggi significativi, soprattutto in termini di efficienza, sicurezza e conformità normativa.
Vantaggi del protocollo informatico con Arcadoc
1. Efficienza operativa migliorata
Arcadoc permette di automatizzare i processi di gestione documentale, riducendo i tempi di archiviazione e recupero dei documenti grazie a funzionalità avanzate con cui le aziende possono ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre gli errori.
2. Sicurezza e tracciabilità dei documenti
Arcadoc garantisce un elevato livello di sicurezza, proteggendo i documenti da accessi non autorizzata e garantendo la tracciabilità di ogni azione effettuata.
3. Conformità normativa
Arcadoc è progettato per rispettare le normative vigenti, tra cui il Codice Dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID. Questo lo rendo una soluzione ideale per le aziende private, ma anche per la Pubblica Amministrazione.
4. Accessibilità e collaborazione
Con Arcadoc, rispondi all’obbligo protocollo informatico ed i documenti sono accessibili da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, facilitando il lavoro da remoto e la collaborazione tra team.
5. Riduzione dei costi e sostenibilità
L’adozione di un software per l’obbligo protocollo informatico come Arcadoc consente anche di eliminare la gestione cartacea, riducendo i costi legati alla stampa, all’archiviazione fisica e alla gestione manuale dei documenti. Inoltre, contribuisce a una maggiore sostenibilità ambientale, riducendo l’uso di carta e risorse.
Perché scegliere Arcadoc?
Arcadoc si contraddistingue per la sua facilità di utilizzo e per il supporto offerto alle aziende. Grazie ad un’interfaccia intuitiva e a funzionalità avanzate integrate, come la gestione delle PEC e firma digitale, Arcadoc rappresenta una soluzione completa per la gestione documentale digitale.
