Sinergia PEC, protocollo e cloud: tutto in un unico software
Integrare la Posta Elettronica Certificata, la gestione dei protocolli informatici e l’archiviazione in cloud significa coprire l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali in modo conforme, efficiente e sicuro.
In Italia l’uso della PEC è obbligatorio per società e professionisti, ad esempio, per registrare comunicazioni ufficiali nell’ambito commerciale o giudiziario. Parallelamente, la protocollazione informatica regolamentata dal D.P.R. 445/2000 e dalle linee guida AgID impone la tracciabilità univoca di ogni documento aziendale.
Il cloud, infine, è ormai parte integrante dell’infrastruttura digitale: l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha definito requisiti per il cloud qualificato utilizzabile da PA e imprese, includendo soluzioni di conservazione a norma, backup, firma digitale e privacy compliance.
Cos’è l’integrazione PEC, protocollo e cloud
Gestione centralizzata della PEC nell’integrazione PEC, protocollo e cloud
Il modulo PEC Manager di Arcadoc consente di:
- Gestire più caselle PEC e PEO (posta ordinaria) in un’unica interfaccia, con permessi utente personalizzati.
- Visualizzare i messaggi in entrata e in uscita; associare automaticamente ricevute di accettazione e consegna al messaggio originale.
- Archiviarli in modo normativo (conservazione a norma), correttamente indicizzati, ricercabili e conservati nel cloud.
Protocollazione automatica nell’integrazione PEC, protocollo e cloud
Attraverso il modulo Protocollo Informatico, i messaggi PEC in entrata e in uscita vengono protocollati automaticamente:
- Il sistema assegna identificativi univoci e utilizza metadati solidi (etichetta barcode, classificazione, AOO ecc.) per ogni documento.
- È garantita anche la protocollazione offline: i documenti si aggiornano appena torna la connettività.
- Il protocollo digitale integra la gestione documentale: scanning, fascicolazione, filtri, permessi, audit trail.
Cloud e integrazione PEC, protocollo e cloud: accessibilità, scalabilità e compliance
- Il software è fornito come SaaS qualificato AgID, il che significa conformità alle linee guida sulla sicurezza, privacy e continuità operativa.
- Tutti i documenti – PEC, protocolli, firme digitali, workflow – sono conservati in infrastruttura cloud, riducendo costi di archiviazione fisica e aumentando accessibilità da remoto.
- L’archiviazione a norma (CAD, DPCM conservazione) garantisce integrità, autenticità e disponibilità legale dei documenti nel tempo.
Workflow, firma digitale e marche temporali: integrazione PEC, protocollo e cloud
Un unico sistema integrato PEC, protocollo e cloud include:
- Workflow documentale automatico: smistamento, approvazioni, notifiche, tracciamento passaggi tra utenti/uffici.
- Firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale direttamente collegati ai documenti protocollati e conservati, garantendo validità legale dei documenti.
Vantaggi principali dell’integrazione PEC, protocollo e cloud
Efficienza operativa e risparmio di tempo
- Eliminazione del passaggio tra caselle PEC separate: gestione centralizzata in un solo cruscotto.
- Protocollo informatico automatico e workflow snelliscono la burocrazia interna e riducono errori manuali.
- Firme digitali e marcature integrate riducono tempi e costi di stampa/invio.
Conformità normativa e riduzione dei rischi con l’integrazione PEC, protocollo e cloud
- Rispetto delle regole GDPR anche su metadata di PEC, evitando sanzioni come quelle comminate dal Garante per conservazione non anonima o eccessiva dei log.
- Rispetto delle linee guida AgID per protocollo informatico e cloud qualificato.
- Conservazione documentale conforme al CAD, con firma, timbro, tracciabilità e backup.
Sicurezza e controllo accessi
- Separazione delle AOO e ruoli utente differenziati, con permessi specifici su consultazione, modifica e protocollazione.
- Audit trail completo su ogni documento, operazione utente o accesso.
- Storage sicuro nel cloud qualificato, con ridondanza e protezione dati.
Scalabilità e accessibilità
- Essendo SaaS, il sistema cresce con l’azienda: aggiunta di utenti, caselle PEC, moduli come fatturazione elettronica.
- Accesso da remoto: ideali per organizzazioni distribuite o workflow smart working.
Come funziona in pratica: flusso integrato PEC, protocollo e cloud
- Ricezione PEC: un messaggio certificato arriva su una casella gestita da Arcadoc PEC Manager. Ricevute di accettazione e consegna vengono automaticamente abbinate al messaggio.
- Protocollazione automatica: il sistema protocolla in ingresso (e in uscita) ogni email certificata: assegna segnatura unica, barcode, data/ora e categoria.
- Archiviazione cloud: il messaggio PEC + ricevute + qualsiasi allegato sono conservati in cloud a norma, indicizzati con metadati.
- Workflow associato: in base a regole aziendali, i documenti vengono assegnati a utenti, inviati per approvazione o integrati in fascicoli elettronici.
- Apposizione firma/sigillo: se richiesto, si applica firma digitale, marca temporale o sigillo aziendale direttamente sulla documentazione protocollata.
- Gestione e consultazione: grazie alla ricerca avanzata, l’utente può trovare documenti per parola chiave, data, tipologia ecc., e visualizzarli con evidenze e annotazioni.
L’importanza del cloud e del SaaS qualificato
- Il cloud qualificato AgID garantisce che l’infrastruttura rispetti livelli minimi di sicurezza, disponibilità, disaster recovery e conformità privacy.
- Il SaaS consente aggiornamenti centralizzati, manutenzione costante e riduzione delle complicazioni operative rispetto a soluzioni on premise.
- Il modello cloud facilita anche l’integrazione con fiscalizzazione cloud (dal 2026 l’invio dei corrispettivi fiscali sarà svolto in cloud) rendendo la piattaforma un punto unico per transazioni e documenti.
Aspetti legali, privacy e conservazione
PEC e validità legale
La PEC produce documentazione certificata della spedizione e ricezione, equiparabile alla raccomandata con ricevuta di ritorno ai sensi dell’art. 1, DPR 68/2005. Deve essere sempre mantenuta operativa, priva di virus, con controlli regolari anche su spam o cartelle “junk” per evitare problemi di mancata conoscenza.
Privacy e metadata
Il Garante Privacy ha multato enti che conservavano metadata PEC oltre il termine massimo o in modo non anonimo. Un software integrato, con conservazione a norma e criteri ridotti su log e accessi, aiuta a evitare sanzioni.
Conservazione documentale
La normativa CAD e DPCM conservazione stabiliscono che documenti con valore legale devono essere conservati in modo immutabile, tracciabile, con firma digitale, timbro temporale e audit. Un sistema come Arcadoc soddisfa tutti questi requisiti integrati nel flusso operativo.
Esempio caso d’uso: azienda o ente pubblico
Immaginiamo un ente pubblico o un’impresa medio‑grande:
- Riceve decine di PEC ogni giorno (fornitori, clienti, utenti, enti).
- Deve protocollare, distribuire internamente e conservare ogni corrispondenza.
- Deve rispettare le linee guida AgID su protocollo e cloud.
- Ha bisogno di flussi documentali digitali, firma automatica, audit, workflow approvativo.
- Vuole ridurre carta fisica, errori manuali, e tempi di archiviazione.
La soluzione integrata (PEC Manager + Protocollo informatico + Cloud) permette di coprire tutto: gestione centralizzata, protocollazione automatica, conservazione a norma e workflow operativo. Il controllo degli accessi e dei metadati garantisce anche compliance privacy e tracciabilità.
I benefici strategici
Organizzazione e trasparenza
- Documenti e messaggi distribuiti ai responsabili competenti con AOO definite.
- Ogni documento è rintracciabile, con audit trail chiaro, accessibile da più utenti con ruoli definiti.
Incremento di produttività
- Tempo speso per protocollazione, archiviazione, invio manuale e ricerca si riduce drasticamente.
- Workflow automatizzato elimina ritardi e colli di bottiglia.
Compliance e riduzione del rischio
- Conformità simultanea a normativa su PEC, protocollo informatico Arcuata, conservazione, privacy.
- Riduzione del rischio sanzioni legate a PEC o gestione documentale non conforme.
Riduzione dei costi
- Niente più archivi cartacei e relative spese di spazio, stampa, spedizione.
- SaaS elimina costi di infrastrutture fisiche, backup interno, aggiornamenti.
L’integrazione in un unico software di PEC, protocollo informatico e cloud rappresenta oggi il cruciale passo avanti verso una digitalizzazione robusta, legale e operativamente efficiente. Il sistema Arcadoc – con moduli per PEC Manager, protocollo automatico, gestione documentale, workflow, firma digitale, conservazione a norma e infrastruttura cloud qualificata – incarna una soluzione modulare, verticale e aderente alle normative italiane (DA DPR 445/2000, CAD, linee guida AgID, privacy GDPR).
Per imprese e amministrazioni che devono affrontare un alto volume di documenti digitali, notifiche ufficiali e gestione protocollata, scegliere una piattaforma integrata significa innanzitutto:
- automatizzare processi;
- garantire tracciabilità e compliance;
- mantenere efficienza e trasparenza;
- rendere il ciclo documentale digitale, sicuro e agile.
