Come funziona la gestione Protocollo digitale?
Il funzionamento della gestione protocollo digitale si basa su tre fasi principali: registrazione, classificazione ed archiviazione. Il software di gestione documentale Arcadoc permette di ottimizzare il processo:
1. Registrazione
Ogni documento, sia in entrata che in uscita, viene registrato nel sistema. Durante questa fase vengono assegnati:- Un numero di protocollo univoco;
- Una data;
- Metadati come mittente, destinatario, oggetto e tipologia di documento.
2. Classificazione
Il documento viene classificato in base a criteri predefiniti come tipologia o area di competenza. Questa fase è essenziale per facilitare la ricerca ed il recupero dei documenti in futuro.3. Archiviazione
Il documento viene archiviato in cloud, dove rimane accessibile e consultabile in qualsiasi momento. L’archiviazione avviene in conformità con le normative vigenti, garantendo la conservazione a norma.Perché Scegliere Arcadoc per la Gestione Protocollo digitale?
Se stai cercando una soluzione affidabile e innovativa per la gestione protocollo digitale, Arcadoc è la scelta ideale. Con anni di esperienza nel settore della digitalizzazione documentale, Arcadoc offre un software avanzato progettato per soddisfare le esigenze di aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni. Ecco i principali vantaggi di scegliere Arcadoc:1. Software Completo e Personalizzabile
Arcadoc propone una piattaforma integrata che copre ogni aspetto della gestione protocollo informatico: dalla registrazione dei documenti alla conservazione a norma. Il software è altamente personalizzabile, permettendoti di adattarlo alle specifiche esigenze della tua organizzazione.2. Massima Sicurezza e Conformità Normativa
Con Arcadoc, puoi stare tranquillo: il sistema rispetta tutte le normative vigenti, tra cui il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), il GDPR, il regolamento eIDAS e le Linee Guida AgID. Ogni documento è protetto da firme digitali, crittografia e marcatura temporale, garantendo autenticità, integrità e riservatezza.3. Facilità d’Uso e Formazione
Il software Arcadoc è progettato per essere intuitivo e user-friendly, riducendo i tempi di formazione e migliorando l’efficienza operativa. Anche gli utenti meno esperti possono gestire i documenti in modo semplice e veloce.4. Integrazione con Altri Sistemi
Arcadoc si integra perfettamente con strumenti di posta elettronica certificata (PEC) e posta elettronica ordinaria (PEO). Questo permette di creare un flusso di lavoro unificato, ottimizzando i processi aziendali.5. Supporto Tecnico e Assistenza
Arcadoc non è solo un software, ma un partner affidabile. Il team di esperti è sempre a disposizione per offrire supporto tecnico, assistenza personalizzata e consulenza per lo sviluppo del sistema.6. Risparmio di Tempo e Costi
Grazie alla digitalizzazione dei processi, Arcadoc ti aiuta a ridurre i tempi di gestione dei documenti e i costi associati alla stampa, alla spedizione e all’archiviazione fisica. Inoltre, la conservazione digitale a norma elimina la necessità di archivi cartacei, liberando spazio e risorse.7. Esperienza e Affidabilità
Arcadoc vanta una lunga esperienza nel settore della gestione documentale, con centinaia di clienti soddisfatti in tutta Italia. La qualità dei servizi e l’affidabilità del sistema sono testimoniate da numerosi casi di successo.Protocollo digitale e archiviazione documentale in cloud
La gestione del protocollo digitale in cloud, e quindi anche l’archiviazione documentale in cloud, consiste nel caricare tutti i file su server gestiti da una società specializzata nel cloud storage, invece che conservarli su un disco rigido locale o su supporti fisici o su server interni. La principale differenza tra l’archiviazione locale e quella in cloud sta nel fatto che, in quest’ultimo caso, i documenti sono conservati su server remoti, accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet e dotato di autorizzazione necessaria. Questo modello non solo consente una maggiore flessibilità operativa, ma garantisce anche standard di sicurezza elevati. L’alternativa che offre Arcadoc è il software per la gestione documentale on-premise. Scopri di cosa si tratta e clicca qui.Accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia con l’archiviazione documentale in cloud
Una delle principali preoccupazioni delle aziende è poter accedere ai documenti in modo rapido ed efficiente, senza il rischio di perderli o doverli cercare in archivi fisici ingombranti. L’archiviazione documentale in cloud risponde perfettamente a questa esigenza, permettendo di:- Accedere ai documenti ovunque tu sia e da qualsiasi dispositivo connettibile ed autorizzato (PC, smartphone, tablet, ecc.);
- Condividere i file con colleghi o collaboratori, migliorando la produttività e la collaborazione aziendale;
- Garantire un’organizzazione centralizzata dei documenti ed i backup automatici dei dati;
- Ridurre i costi di archiviazione e manutenzione rispetto a farlo su supporti fisici.
Vantaggi economici dell’Archiviazione documentale in cloud
L’adozione di un sistema di gestione documentale in cloud porta anche vantaggi economici alle aziende, ad esempio:- Riduzione dei costi di hardware e manutenzione: non essendo necessario acquistare server fisici o dischi rigidi, i costi infrastrutturali si riducono drasticamente
- Scalabilità: i piano cloud possono essere personalizzati in base alle necessità aziendali, evitando sprechi di risorse
- Ottimizzazione del tempo e della produttività: la ricerca dei documenti e la loro gestione diventa più rapida ed efficace
- Sostenibilità ambientale: la riduzione di carta e dei dispositivi hardware contribuisce a diminuire l’impatto ambientale dell’azienda.
Arcadoc: la soluzione per l’archiviazione documentale in cloud
Arcadoc è un software multi-aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili ed accessi personalizzati. Il nostro software di gestione documentale disponibile in cloud è fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).Se vuoi scoprire come Arcadoc può rivoluzionare la gestione dei documenti nella tua organizzazione, contattaci per una consulenza personalizzata o per richiedere una demo gratuita del nostro software.
