Protocollo informatico: come funziona nella pratica con Arcadoc

Il protocollo informatico è un sistema strutturato di registrazione e gestione documentale, che consente di tracciare in modo univoco e sicuro ogni documento aziendale. Esso sostituisce il tradizionale protocollo cartaceo, portando efficienza, trasparenza e conformità normativa nei flussi documentali, sia in entrata sia in uscita, inclusi quelli interni. arcadoc.it

Nel dettaglio, protocollare significa:

• Registrare ogni documento con una segnatura univoca, identificandolo in modo certo.
• Classificare e fascicolare i documenti secondo un sistema che rispecchi le aree organizzative omogenee (AOO), per una gestione strutturata.
• Garantire tracciabilità, accessi registrati, conservazione legale e rispetto delle normative, in particolare quelle AgID e CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Perché passare al protocollo informatico?

1. Conformità normativa garantita
   Il sistema digitale soddisfa le linee guida AgID e i requisiti del DPR 445/2000 e del CAD, rendendo obbligatoria la registrazione informatica per molte amministrazioni.
2. Centralizzazione, ordine e tracciabilità
   Centralizzando tutti i documenti — in entrata, uscita e interni — in un unico ambiente digitale, si ottiene facilmente l’identificazione univoca e il monitoraggio completo dei flussi.
3. Sicurezza e integrità dei dati
   Il protocollo informatico protegge i documenti da alterazioni non autorizzate, grazie a permessi mirati e conservazione a norma con backup giornalieri.
4. Efficienza operativa
   Riduce tempi e costi operativi: elimina la gestione cartacea, agevola la ricerca automatica, automatizza lo smistamento e la conservazione.
5. Accessibilità e resilienza
   Permette accesso in ogni momento e luogo: anche da dispositivi mobili e offline, con aggiornamento automatico al rientro in rete.

Come funziona nella pratica: vediamo con Arcadoc

Arcadoc offre una suite completa per la gestione del protocollo informatico, integrata nella sua piattaforma documentale multi-modulo:

Registrazione rapida e intuitiva

• Protocolla documenti in entrata, uscita e interni con pochi clic.
• Assegna metadata: data, numero, mittente/destinatario e categoria.

Barcode e scansione automatizzata

• Genera etichette con barcode per i documenti cartacei.
• Accelera l’acquisizione massiva grazie allo scanner integrato.

Protocollazione offline

• Elabora protocolli anche senza connessione internet.
• Una volta online, sincronizzazione automatica del registro.

Aree Organizzative Omogenee (AOO)

• Definisce AOO per settori o uffici omogenei.
• Utenti protocollatori operano solo nella loro area, migliorando controllo e governance.

Ruoli e permessi personalizzati

• Differenti profili.
• Permessi diversificati garantiscono che ciascuno possa solo visualizzare o modificare documenti permessi.

Workflow e integrazione completa

• Integrazione con modulo Workflow: automatizza smistamento, approvazioni e scadenze .
• Integrazione con Pec Manager: archivia, protocolla e gestisce PEC/PEO semi-automaticamente.
• Firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale a supporto di valore legale.
• Conservazione a norma in linea con disposizioni AgID: tutto il valore giuridico rimane integro nel tempo.

Architettura modulare: la piattaforma Arcadoc

Arcadoc non è solo un protocollo informatico: è un ecosistema modulare, disponibile in cloud o on premise. I moduli principali:

L’integrazione totale rende Arcadoc un ambiente unico per gestire a 360° il ciclo documentale, dal protocollo alla conservazione, in modo completo, scalabile e sicuro.

Compliance AgID e qualificazione SaaS

Arcadoc è un SaaS qualificato AgID, certificato per la PA. Garanzia di sicurezza, qualità del servizio, supporto e sicurezza delle infrastrutture.

Benefici concreti per aziende e PA

• Risparmio economico: riduzione costi carta, archivi fisici, spazi e personale.
• Riduzione tempi operativi: protocolli in pochi clic, ricerca immediata e automatizzata.
• Maggiore sicurezza: controllo accessi, backup, conservazione normativa.
• Trasparenza e audit: log e tracciamenti disponibili per ispezioni o contenzioso.
• Sostenibilità ambientale: processo eco-friendly, riduce l’uso della carta.

Come avvicinarsi: passaggio graduale e formazione

1. Analisi dell’ecosistema documentale: valutare flussi, criticità e movimenti cartacei.
2. Implementazione iniziale: attivare modulo base, stampare barcode e avviare protocollazione.
3. Formazione utenti: introdurre protocollatori, assegnare permessi, definire AOO.
4. Estensioni strategiche: aggiungere Pec Manager, Workflow e Conservazione.
5. Supporto continuo: usufruire della qualificazione AgID e del supporto SaaS continuativo.

 Verso una gestione documentale realmente digitale

Il protocollo informatico non è un semplice digitalizzatore: è un pilastro del miglioramento organizzativo. Con una piattaforma modulare, certificata, conforme e scalabile come Arcadoc, le aziende e le pubbliche amministrazioni possono:

• Digitalizzare processi storici burocratici.
• Automatizzare flussi quotidiani con il Workflow.
• Conservare legalmente i documenti per anni.
• Monitorare in real time accessi e attività.
• Risparmiare tempo, errori e risorse economiche.

Il protocollo informatico è la chiave per passare da un’organizzazione cartacea poco efficiente a una gestione digitale, sicura e conforme. Arcadoc, grazie alla sua architettura modulare (Protocollo, Pec, Workflow, Conservazione, Fatturazione elettronica) e alla qualificazione AgID e CSA, consente di avviare questo percorso in modo completo e strutturato, partendo dalla protocollazione e integrando via via automazione, firma, PEC e conservazione.

Se vuoi saperne di più o fare una demo gratuita, puoi contattare Arcadoc e pianificare una call: porterai l’innovazione nella tua azienda, a norma di legge, con risultati immediati e sostenibili