Conservazione: quali sono i ruoli e le responsabilità secondo AgID

Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione: cosa prevedono le Linee Guida AgID

Quando si parla di conservazione dei documenti informatici, è essenziale comprendere in dettaglio i ruoli e le responsabilità nel processo di conservazione, come definiti dalle Linee Guida AgID. Questo è un aspetto centrale per garantire la corretta gestione, integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo. Le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate ai sensi dell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), stabiliscono in modo preciso ruoli e responsabilità nel processo di conservazione, sia per soggetti pubblici che privati. In questo articolo esploreremo:

Cosa si intende per ruoli e responsabilità nel processo di conservazione
Chi sono i principali attori
Quali sono le attività previste per ciascun ruolo
Le implicazioni normative e operative

Definizione di ruoli e responsabilità nel processo di conservazione secondo AgID

Le Linee Guida AgID definiscono i ruoli e responsabilità nel processo di conservazione come l’insieme delle attività, compiti e obblighi assegnati ai diversi soggetti coinvolti nella gestione, formazione e conservazione dei documenti informatici. La precisa individuazione di ruoli e responsabilità nel processo di conservazione garantisce:

Tracciabilità delle attività
Responsabilità giuridica chiara
Qualità e sicurezza del processo

I principali ruoli nel processo di conservazione secondo le Linee Guida AgID

Le Linee Guida AgID individuano specifici ruoli e responsabilità nel processo di conservazione, che possono essere così riassunti:

Titolare dei documenti (o produttore)
Responsabile della conservazione
Conservatore
Responsabile del servizio di conservazione (nel caso di affidamento a terzi)
Altri soggetti coinvolti (gestori documentali, soggetti produttori)

1. Titolare dei documenti

Il titolare dei documenti è il soggetto che origina, forma o detiene i documenti da sottoporre a conservazione. Le Linee Guida AgID chiariscono che il titolare può essere una pubblica amministrazione, un ente o un privato. Responsabilità principali:

Garantire la corretta formazione e gestione del documento
Decidere il momento dell’invio in conservazione
Verificare la qualità e conformità del servizio di conservazione

Questa figura ha un ruolo fondamentale all’interno dei ruoli e responsabilità nel processo di conservazione perché è il primo anello della catena.

2. Responsabile della conservazione

Il Responsabile della conservazione è una figura obbligatoria individuata dalle Linee Guida AgID. La sua designazione è prevista per ogni organizzazione che gestisce un sistema di conservazione, sia internamente che tramite un servizio esterno. Compiti del Responsabile della conservazione:

Predisporre e aggiornare il Manuale di conservazione
Definire il modello organizzativo del processo
Verificare il corretto funzionamento del sistema di conservazione
Assicurare il rispetto delle normative

Il Responsabile della conservazione assume un ruolo cardine nei ruoli e responsabilità nel processo di conservazione, con una funzione di supervisione e controllo.

3. Conservatore

Il Conservatore è l’organizzazione, pubblica o privata, che fornisce il servizio di conservazione, assumendosi le responsabilità previste dalle Linee Guida AgID. Se il servizio è affidato all’esterno, il Conservatore deve garantire:

Conformità tecnica e organizzativa
Sicurezza dei dati e delle infrastrutture
Integrità e reperibilità dei documenti

4. Responsabile del servizio di conservazione (in caso di outsourcing)

Se il servizio di conservazione è esternalizzato, il titolare del trattamento nomina un Responsabile del servizio di conservazione. Questa figura ha il compito di:

Gestire il rapporto contrattuale con il Conservatore
Verificare la qualità e la conformità del servizio
Coordinarsi con il Responsabile della conservazione

Anche questa figura rientra nei ruoli e responsabilità nel processo di conservazione come definito da AgID.

5. Altri soggetti coinvolti

Le Linee Guida AgID ammettono che nei ruoli e responsabilità nel processo di conservazione possano intervenire ulteriori soggetti:

Gestori documentali
Amministratori di sistema
Responsabili IT

Questi soggetti supportano le attività operative, ma non assumono direttamente responsabilità legale rispetto agli obblighi di conservazione.

Manuale di conservazione: elemento centrale per ruoli e responsabilità

Uno degli strumenti fondamentali previsti dalle Linee Guida AgID per governare i ruoli e responsabilità nel processo di conservazione è il Manuale di conservazione. Il Manuale:

Descrive il modello organizzativo
Definisce i ruoli e responsabilità nel processo di conservazione
Specifica le modalità operative, tecniche e di sicurezza

Il Responsabile della conservazione deve predisporre, mantenere e aggiornare il Manuale di conservazione, garantendo la trasparenza delle procedure e l’adeguatezza rispetto alla normativa vigente.

Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione: obblighi specifici

Di seguito si riportano alcune delle principali attività e obblighi che le Linee Guida AgID associano ai vari ruoli e responsabilità nel processo di conservazione:

Definizione delle politiche di sicurezza
Gestione dei versamenti documentali
Controllo dell’integrità e autenticità dei documenti
Esibizione e accesso ai documenti conservati
Aggiornamento dei metadati
Monitoraggio e auditing periodico del sistema di conservazione

Tutte queste attività devono essere attribuite in modo preciso ai soggetti individuati nei ruoli e responsabilità nel processo di conservazione, come stabilito dalle Linee Guida AgID.

Responsabilità giuridica: cosa prevede AgID

Secondo le Linee Guida AgID, i ruoli e responsabilità nel processo di conservazione comportano anche responsabilità giuridiche precise. In particolare:

Il Responsabile della conservazione risponde del corretto funzionamento del sistema.
Il titolare dei documenti è responsabile di aver individuato e formalizzato i ruoli.
Il Conservatore risponde contrattualmente e penalmente per eventuali violazioni.

Questo implica che le organizzazioni devono documentare formalmente le nomine e gli incarichi, specificando le responsabilità di ciascun ruolo.

Esternalizzazione del servizio: focus su ruoli e responsabilità

Nel caso di affidamento a un Conservatore esterno, le Linee Guida AgID specificano con chiarezza come gestire ruoli e responsabilità nel processo di conservazione:

Formalizzazione del contratto di servizio
Nomina del Responsabile del servizio di conservazione
Definizione delle modalità di esibizione e accesso

Il titolare deve vigilare e controllare periodicamente l’operato del Conservatore, anche tramite audit, verifiche documentali e controlli tecnici.

Importanza della formazione continua

Le Linee Guida AgID sottolineano l’importanza della formazione continua per tutti i soggetti coinvolti nei ruoli e responsabilità nel processo di conservazione. Ogni figura, dal Responsabile della conservazione al personale tecnico, deve essere adeguatamente formato sulle normative, tecnologie e best practice relative al processo di conservazione. La formazione diventa un requisito operativo e di qualità fondamentale per garantire la conformità.

Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione e interoperabilità

Un ulteriore aspetto che le Linee Guida AgID mettono in evidenza è il tema dell’interoperabilità tra sistemi di conservazione. Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione devono essere definiti anche in funzione dell’interscambio di documenti tra più soggetti e sistemi. In questi casi è necessario:

Coordinare le responsabilità tra più enti
Assicurare continuità di integrità e autenticità dei documenti

I ruoli e responsabilità nel processo di conservazione, così come definiti dalle Linee Guida AgID, rappresentano un pilastro fondamentale per garantire una gestione corretta, sicura e conforme dei documenti informatici. Il rispetto di queste indicazioni permette:

Trasparenza organizzativa
Riduzione dei rischi legali
Maggiore efficienza nei processi

Per ogni organizzazione, pubblica o privata, è essenziale definire chiaramente i ruoli e responsabilità nel processo di conservazione, redigere il Manuale di conservazione e mantenere alta l’attenzione sugli obblighi normativi.

Arcadoc e il suo contributo al processo di conservazione

Il processo di conservazione non è solo una necessità normativa, ma un pilastro fondamentale per garantire sicurezza, affidabilità e valore legale dei documenti digitali. Le misure di sicurezza delineate dalle linee guida AgID diventano operative solo quando supportate da tecnologie all’avanguardia e da piattaforme certificate.

Arcadoc: una soluzione integrata per la conservazione a norma

Arcadoc è un software per la gestione documentale progettato per accompagnare l’intero ciclo di vita dei documenti — dalla protocollazione alla conservazione definitiva — offrendo tutto ciò che serve per un processo di conservazione sicuro, conforme e automatizzato.

Le sue funzionalità principali includono:

Firma digitale e marca temporale: elementi centrali per garantire autenticità e integrità dei documenti, con applicazione automatizzata direttamente dalla piattaforma.
Creazione dell’hash e pacchetto IPDA: Arcadoc calcola stringhe hash univoche per ogni documento e confeziona l’Indice di Pacchetto di Conservazione, con metadati completi, a garanzia dell’immodificabilità.
Crittografia, access control, auditing: l’infrastruttura protegge i dati con avanzati algoritmi crittografici, autenticazione sicura, registrazione completa delle attività e verifiche continue.
Gestione PEC automatizzata: archivia e conserva le email certificate con pieno valore legale, rispettando le normative su autenticità, tracciabilità e opponibilità a terzi.
Accessibilità cloud e on-premise: Arcadoc consente accesso ai documenti 24/7, da qualsiasi dispositivo, con interfaccia intuitiva e gestione dei permessi su misura.
Conservazione a norma qualificata AgID: la soluzione è certificata SaaS AgID, conforme al CAD ed eIDAS, quindi idonea per Pubblica Amministrazione e realtà private.

Perché Arcadoc è ideale nel contesto AgID

Grazie alla sua architettura completa, Arcadoc riflette esattamente le fasi del processo di conservazione stabilite da AgID:

Preparazione, con versamento strutturato e metadati secondo SIP.
Validazione, con firma, marca e hash certi.
Archiviazione sicura, con conservazione di pacchetti AIP in infrastrutture protette.
Monitoraggio e controllo, con auditing, backup e politiche di accesso.
Esibizione legale, con reperibilità immediata, opponibilità a terzi e mantenimento del valore probatorio.

Inoltre, la riduzione dei costi operativi, l’eliminazione dei supporti cartacei e una gestione documentale semplificata rappresentano vantaggi concreti per qualsiasi organizzazione.

Grazie a Arcadoc, il processo di conservazione diventa sicuro, conforme, automatizzato e semplice da gestire. Le sue funzionalità – dalla firma digitale alla marca temporale, dalla crittografia all’auditing, dalla conservazione della PEC fino alla conservazione cloud – ne fanno una piattaforma completa in linea con le misure di sicurezza e le fasi previste dalle linee guida AgID. Con Arcadoc, ogni documento assume il ruolo di fortezza digitale, garantendo valore legale, integrità nel tempo e piena affidabilità.

Se desideri approfondire o implementare una soluzione completa conforme a AgID, Arcadoc dimostra di essere la scelta ideale per potenziare il tuo processo di conservazione. Contattaci!

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