La selezione e scarto dei documenti informatici è un’attività fondamentale per garantire una gestione documentale efficace, efficiente e conforme alla normativa vigente. In un contesto digitale in continua evoluzione, comprendere le modalità corrette per selezionare e scartare i documenti digitali diventa cruciale per tutte le pubbliche amministrazioni e gli enti soggetti alla normativa.
In questo articolo approfondiamo il tema della selezione e scarto dei documenti informatici basandoci esclusivamente sul Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e sulle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale). Scopriremo cos’è il processo di selezione e scarto, quali sono i soggetti coinvolti, come redigere un piano di conservazione e quali misure attuare per garantire la conformità normativa.
Cos’è la selezione e scarto dei documenti informatici?
La selezione e scarto dei documenti informatici è il processo che consente di individuare, all’interno dell’archivio digitale, i documenti che devono essere conservati permanentemente e quelli che, dopo un determinato periodo, possono essere eliminati in quanto privi di valore storico, giuridico o amministrativo.
Questo processo deve essere regolato da criteri oggettivi e documentati, nel rispetto delle norme archivistiche e del quadro normativo vigente, principalmente rappresentato dal CAD (D.Lgs. 82/2005 e s.m.i.) e dalle Linee Guida AgID.
Riferimenti normativi
Il CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale
Il CAD, all’articolo 44, disciplina la conservazione dei documenti informatici e prevede che il sistema di conservazione debba assicurare l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo. La selezione e lo scarto devono avvenire secondo regole definite, previa approvazione del responsabile della conservazione.
Le Linee Guida AgID
Le Linee Guida AgID (pubblicate il 10 settembre 2020 e aggiornate nel tempo) forniscono indicazioni operative per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Un’intera sezione è dedicata alla selezione e scarto dei documenti informatici, definendone le modalità operative, i ruoli e le responsabilità.
Obiettivi della selezione e scarto dei documenti informatici
L’attività di selezione e scarto dei documenti informatici persegue i seguenti obiettivi:
Riduzione dei costi di conservazione digitale;
Miglioramento della gestione degli archivi;
Salvaguardia della memoria storica;
Conformità normativa;
Eliminazione dei documenti che hanno esaurito il proprio valore amministrativo.
I soggetti coinvolti
La selezione e lo scarto dei documenti informatici coinvolgono diversi attori, ciascuno con specifiche responsabilità, come indicato dalle Linee Guida AgID:
1. Titolare dell’oggetto della conservazione
È l’amministrazione, ente o soggetto produttore dei documenti, responsabile dell’intero ciclo di vita documentale, inclusa la selezione e lo scarto.
2. Responsabile della conservazione
Figura centrale del processo, ha il compito di garantire la corretta attuazione delle politiche di conservazione, inclusa la supervisione e autorizzazione delle operazioni di scarto.
3. Conservatore accreditato
Gestisce il sistema di conservazione e opera in conformità alle Linee Guida, seguendo le indicazioni del responsabile della conservazione.
Il piano di classificazione e il piano di conservazione
La selezione e scarto dei documenti informatici si basa su due strumenti fondamentali:
Piano di classificazione
Definisce le tipologie documentarie, la struttura logica dell’archivio e la gerarchia dei fascicoli. È essenziale per individuare correttamente i documenti da sottoporre a scarto.
Piano di conservazione (o massimario di selezione)
È un documento che stabilisce i tempi di conservazione dei documenti e le modalità di selezione e scarto. Deve essere approvato dal responsabile della conservazione e, se necessario, dagli organi di controllo archivistico (Soprintendenze archivistiche e bibliografiche).
Fasi del processo di selezione e scarto dei documenti informatici
Il processo di selezione e scarto dei documenti informatici si articola in diverse fasi:
1. Individuazione dei documenti
Grazie al piano di classificazione e al piano di conservazione, si identificano le serie e i documenti che hanno raggiunto i termini di conservazione.
2. Valutazione archivistica
Si effettua una valutazione per decidere se i documenti abbiano un valore storico o meno. Quelli privi di valore possono essere proposti per lo scarto.
3. Redazione del verbale di scarto
Il responsabile della conservazione redige un verbale di scarto indicando dettagliatamente i documenti da eliminare, la motivazione e la modalità di distruzione.
4. Approvazione del verbale
Il verbale viene approvato internamente e, se previsto, trasmesso alla competente Soprintendenza archivistica per l’autorizzazione allo scarto.
5. Eliminazione fisica/logica dei documenti
Solo dopo l’approvazione, i documenti informatici possono essere distrutti secondo le modalità previste, garantendo la cancellazione sicura e definitiva.
Criteri di selezione e scarto
Le Linee Guida AgID stabiliscono che la selezione e scarto dei documenti informatici debba seguire criteri precisi:
Criterio temporale: basato sulla durata di conservazione prevista.
Criterio giuridico-amministrativo: dipende dalla rilevanza del documento per fini legali o amministrativi.
Criterio storico-culturale: valutazione dell’interesse del documento per la memoria storica collettiva.
Tracciabilità e trasparenza del processo
Un principio fondamentale della selezione e scarto dei documenti informatici è la tracciabilità. Tutte le operazioni devono essere documentate e verificabili. Gli strumenti informatici utilizzati devono garantire la produzione di report, log e metadati che attestino il rispetto delle procedure.
Conservazione e scarto: due facce della stessa medaglia
La conservazione e lo scarto sono due momenti complementari del ciclo di vita documentale. Conservare tutto, senza criterio, porta a costi elevati e inefficienze; scartare senza regole, invece, può comportare la perdita di informazioni essenziali.
È per questo che la selezione e scarto dei documenti informatici va pianificata, controllata e validata con attenzione, secondo i principi del records management.
Errori da evitare nella selezione e scarto dei documenti informatici
Scartare senza autorizzazione: ogni scarto deve essere approvato.
Mancanza di piano di conservazione: senza massimario non è possibile procedere legittimamente.
Conservazione indefinita: tenere per sempre documenti non rilevanti aumenta i costi e complica la gestione.
Cancellazione non sicura: l’eliminazione dei documenti deve essere irreversibile e tracciabile.
Best practice
Per una corretta selezione e scarto dei documenti informatici, si raccomanda di:
Redigere e mantenere aggiornato il piano di conservazione.
Coinvolgere tutte le figure chiave nel processo.
Utilizzare sistemi di gestione documentale e conservazione conformi alle Linee Guida AgID.
Documentare ogni fase del processo.
Prevedere audit e controlli periodici.
Per riassumere
La selezione e scarto dei documenti informatici è un’attività strategica e necessaria per una gestione documentale moderna, sicura e conforme. Seguire le indicazioni del CAD e delle Linee Guida AgID non solo consente di evitare sanzioni e rischi legali, ma soprattutto garantisce l’efficienza operativa e la tutela del patrimonio informativo.
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- Garantire la tracciabilità e la produzione di verbali di scarto in modo semplice e conforme;
- Integrare funzioni di sicurezza avanzate per la cancellazione definitiva e irreversibile dei dati informatici.
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