Dove finiscono i documenti quando nessuno li cerca più?

La gestione dei documenti è un’attività centrale per garantire efficienza, conformità normativa e sicurezza. Tuttavia, ci si interroga spesso su un aspetto altrettanto cruciale: dove finiscono i documenti quando nessuno li cerca più? La risposta non è banale, poiché implica processi di conservazione, archiviazione e, talvolta, scarto, tutti regolati da specifiche norme tecniche e legislative. In questo articolo esploreremo il ciclo di vita dei documenti digitali, focalizzandoci sul concetto di archiviazione e conservazione documentale digitale, sulle soluzioni offerte da Arcadoc e sulle linee guida ufficiali dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Ciclo di vita del documento: dalla creazione allo scarto

Ogni documento attraversa diverse fasi:

Creazione o acquisizione Un documento può nascere direttamente in formato digitale o essere digitalizzato da un supporto cartaceo. Con Arcadoc, la scansione automatica e l’associazione di barcode rendono immediata l’integrazione del documento nel sistema di gestione documentale.
Classificazione e protocollazione L’apposizione di metadati e di un numero di protocollo univoco consente di identificare e rintracciare il documento lungo tutto il suo ciclo di vita, garantendo conformità alle specifiche del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Gestione e condivisione quotidiana Grazie all’archiviazione documentale e a processi di workflow di Arcadoc, i documenti sono accessibili in cloud, condivisibili e sottoposti a processi automatizzati di approvazione e inoltro.
Conservazione a norma Superata la fase operativa, i documenti, se effettuati appositi step, entrano in un sistema di conservazione a norma, che ne assicura autenticità, integrità e reperibilità nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica.
Scarto Al termine del periodo di conservazione previsto dal piano di conservazione (che può variare in base a normative interne o obblighi di legge), il pacchetto di conservazione può essere scartato secondo procedure formalizzate.

Il sistema di gestione documentale vs. il sistema di conservazione

È fondamentale distinguere due ambiti diversi ma complementari:

Sistema di gestione documentale (DMS): si occupa della cattura, organizzazione, ricerca e condivisione dei documenti nel corso delle attività quotidiane. Arcadoc offre un DMS cloud-based o on-premise intuitivo e sicuro.
Sistema di conservazione digitale a norma: è un processo separato, dedicato esclusivamente a preservare nel lungo periodo i documenti informatici secondo le regole tecniche del CAD e delle Linee guida AgID. Solo un conservatore accreditato può gestire legalmente questo servizio per le Pubbliche Amministrazioni e per le imprese che ne delegano l’esternalizzazione.

Linee guida AgID e obblighi normativi

Secondo l’art. 44 del CAD e le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici:

Autenticità e integrità: garantite tramite firma digitale e marca temporale
Affidabilità e leggibilità: mediante formati aperti e standard
Reperibilità: attraverso indici e metadati.

Il sistema di conservazione deve inoltre prevedere un piano di conservazione che definisce i tempi minimi di conservazione, oltre ai meccanismi di scarto al termine di tali periodi.

Che succede ai documenti “dimenticati”?

Quando un documento non viene più ricercato o utilizzato, non sparisce nel nulla. Procede invece verso:

Archiviazione fredda (cold storage): le copie restano accessibili ma non sono protagoniste dei processi operativi.
Piano di conservazione: definisce il periodo minimo di mantenimento in base a normative fiscali, legali e aziendali. Scaduti i termini, i pacchetti possono essere scartati con procedure tracciate e documentate, evitando perdite o cancellazioni non autorizzate.
Politiche di retention e scarto: implementate attraverso workflow automatizzati, segnalano automaticamente l’avvicinarsi della data di scarto e ne gestiscono la cancellazione sicura.

Vantaggi dell’archiviazione documentale digitale

Risparmio di spazio e costi: eliminati gli archivi cartacei ingombranti e costosi da mantenere.
Sostenibilità ambientale: riduce drasticamente il consumo di carta e la produzione di rifiuti cartacei.
Ricerca immediata: grazie a metadata, full-text search e barcode, ogni documento è rintracciabile in pochi clic.
Conformità normativa: il rispetto del CAD e delle Linee guida AgID è garantito da certificazioni e audit periodici.
Sicurezza: protezione tramite crittografia, firme digitali, marca temporale e controllo accessi multilivello.

Come Arcadoc gestisce i documenti quando “nessuno li cerca più”

Arcadoc combina più moduli per coprire l’intero ciclo di vita:

Gestione documentale (DMS): archivia, classifica e rende disponibili i documenti in cloud.
Protocollo informatico: assicura la protocollazione a norma AgID anche in modalità offline e su più AOO.
Workflow documentale: automatizza scadenze, approvazioni e processi di scarto.
Firma digitale e marca temporale: forniscono validità legale e data certa ai documenti archiviati.
Conservazione a norma: esternalizzabile a conservatori accreditati, garantisce il mantenimento dei documenti per decenni.
Pec Manager: integra anche la gestione di email PEC/PEO, evitando che comunicazioni importanti vadano “dimenticate” in caselle separate.

Quando un documento non viene più cercato, non finisce in un limbo digitale: prosegue il suo percorso nel sistema di conservazione a norma, dove rimane disponibile per gli anni previsti e, al termine, può essere scartato in modo sicuro e tracciato. Adottare un software di gestione documentale come Arcadoc e implementare un’efficace strategia di conservazione documentale digitale significa trasformare i documenti “dimenticati” in risorse gestite, conformi e protette, riducendo rischi, costi e impatti ambientali. Per approfondire le soluzioni e scoprire come Arcadoc possa rivoluzionare il ciclo di vita dei tuoi documenti, visita il sito e richiedi una consulenza gratuita!

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