On-premise vs Cloud: quale gestionale scegliere?

On-Premise vs Cloud: come scegliere il modello di gestione documentale più adatto con Arcadoc Negli ultimi anni il mondo della gestione documentale ha attraversato una trasformazione radicale, spinta dall’evoluzione tecnologica e dalle nuove esigenze di sicurezza, efficienza e conformità normativa. Le aziende che devono archiviare, organizzare e conservare documenti in modo sicuro si trovano oggi di fronte a una scelta strategica: optare per una soluzione on-premise oppure adottare un modello cloud. Il dibattito on-premise vs cloud non è soltanto una questione tecnica, ma coinvolge aspetti economici, normativi, organizzativi e strategici. Da un lato, le piattaforme on-premise offrono un controllo totale sull’infrastruttura e sui dati; dall’altro, il cloud propone flessibilità, scalabilità e un approccio “as-a-service” che riduce l’onere di gestione interna. In questo articolo analizzeremo in profondità tutti i fattori da valutare nella scelta on-premise vs cloud per la gestione documentale, prendendo come esempio la piattaforma Arcadoc, che offre entrambe le modalità di deployment.

Criteri principali per la scelta On-Premise vs Cloud

Quando si valuta se adottare una piattaforma documentale in modalità on-premise oppure cloud, è fondamentale considerare i seguenti elementi:

Requisiti normativi: rispetto delle normative su privacy, sicurezza e conservazione a norma.
Budget: costi iniziali, spese ricorrenti e sostenibilità nel lungo termine.
Performance: velocità di accesso e capacità di gestire grandi volumi di dati.
Scalabilità: possibilità di aumentare le risorse in base alle esigenze aziendali.
Sicurezza e controllo: gestione dei dati sensibili e protezione da minacce informatiche.

Analisi dei costi: On-Premise vs Cloud

Struttura dei costi

On-Premise L’adozione di un sistema on-premise richiede un investimento iniziale significativo: acquisto di server, licenze software, configurazione del data center e assunzione o potenziamento del personale IT. A questo si aggiungono i costi ricorrenti per manutenzione, backup, aggiornamenti e sostituzione dell’hardware obsoleto. Questo modello comporta una spesa di capitale (CAPEX) elevata, ma può risultare più conveniente nel lungo periodo se l’azienda dispone già di un’infrastruttura adeguata.
Cloud Il modello cloud prevede un canone periodico (mensile o annuale) in abbonamento, spesso basato sul consumo effettivo (pay-per-use). Non sono richiesti grandi investimenti iniziali e l’azienda paga solo per le risorse effettivamente utilizzate. Il costo comprende aggiornamenti, manutenzione, supporto tecnico e storage, riducendo drasticamente le spese di capitale e spostando il peso finanziario sul budget operativo (OPEX).

Esempio applicato ad Arcadoc

Arcadoc On-Premise: prevede l’acquisto di una licenza, l’installazione su server interni e la gestione diretta da parte del reparto IT. È la scelta ideale per aziende con un’infrastruttura esistente e un team tecnico già operativo.
Arcadoc Cloud: viene fornito come servizio in abbonamento, con storage flessibile e possibilità di aumentare le risorse su richiesta. È particolarmente indicato per realtà che desiderano tempi di attivazione rapidi e prevedibilità dei costi.

Sicurezza e compliance nel confronto On-Premise vs Cloud

Controllo sui dati

On-Premise: il vantaggio principale è il controllo totale, sia fisico che logico, sui server e sui dati. Tutte le informazioni restano all’interno del perimetro aziendale, riducendo il rischio di accesso da parte di soggetti esterni.
Cloud: i provider applicano standard di sicurezza certificati (ISO 27001, SOC 2, conformità GDPR), ma parte del controllo operativo viene delegata a un soggetto terzo. È essenziale verificare i contratti di servizio (SLA) e la presenza di sistemi di crittografia end-to-end.

Conservazione a norma

Con Arcadoc, la conservazione legale dei documenti è garantita sia nella versione on-premise sia in quella cloud. Entrambe includono firme digitali, marche temporali e tracciamento completo delle operazioni (audit trail), in conformità alle linee guida AgID.

Aggiornamenti e patch

On-Premise: il reparto IT aziendale deve occuparsi di scaricare, testare e installare ogni aggiornamento, pianificando eventuali fermi macchina.
Cloud: il provider gestisce in autonomia patch e aggiornamenti, spesso senza interrompere il servizio, riducendo il rischio di vulnerabilità.

Prestazioni e affidabilità: On-Premise vs Cloud

On-Premise Offre una latenza molto bassa e prestazioni costanti, indipendenti dalla connessione Internet. Tuttavia, l’affidabilità dipende dalla solidità dell’infrastruttura interna e dalla capacità di mantenere operativi i server.
Cloud Garantisce accesso ai documenti da qualsiasi luogo connesso a Internet e offre alta disponibilità grazie alla ridondanza geografica dei data center. I migliori provider assicurano SLA del 99,9% o superiore.

Arcadoc in cloud è ottimizzato per garantire prestazioni elevate anche con carichi variabili, mentre la versione on-premise sfrutta la rete interna per fornire tempi di risposta istantanei.

Scalabilità e flessibilità

On-Premise: la scalabilità è di tipo verticale, ovvero richiede l’aggiornamento fisico dei server o l’acquisto di nuove macchine. Questa operazione richiede pianificazione e un investimento significativo.
Cloud: la scalabilità è orizzontale e on-demand: è possibile aumentare storage e potenza di calcolo in pochi minuti, adattandosi a picchi stagionali o a progetti temporanei.

Arcadoc

In Cloud: offre autoscaling di archiviazione e workflow, con possibilità di espandere lo spazio senza interruzioni.
On-Premise: consente espansioni pianificate tramite moduli aggiuntivi e licenze incrementali.

Efficienza operativa e manutenzione

On-Premise L’azienda è responsabile della manutenzione hardware, del backup e delle procedure di disaster recovery. Il reparto IT deve dedicare tempo e risorse alla gestione dell’infrastruttura.
Cloud La manutenzione infrastrutturale è interamente a carico del provider. Il team IT aziendale può concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come l’ottimizzazione dei processi documentali.

Disaster Recovery

Cloud: include spesso meccanismi di DR già pronti, come repliche su più data center e snapshot automatici.
On-Premise: richiede la creazione di cluster di failover o di siti secondari, con costi aggiuntivi.

Esempi reali di scelta Arcadoc On-Premise vs Cloud

Azienda A: possiede un reparto IT strutturato e vuole mantenere i dati sensibili nei propri server. Opta per Arcadoc On-Premise.
Azienda B: ha più sedi distribuite sul territorio e necessita di accesso remoto senza investire in server interni. Sceglie Arcadoc Cloud.
Azienda C: avvia un progetto pilota in cloud e, dopo la fase di test, decide se migrare on-premise o restare in cloud.

Tabella comparativa On-Premise vs Cloud con Arcadoc

Criterio	On-Premise	Cloud
Costi iniziali	Elevati	Bassi (subscription)
TCO a lungo termine	Variabile, potenzialmente più alto	Prevedibile, spesso inferiore
Sicurezza	Controllo totale	Standard elevati con terza parte
Scalabilità	Limitata e pianificata	On-demand e immediata
Manutenzione	A carico interno	Delegata al provider
Performance	Bassa latenza costante	Dipende dalla connettività

Come decidere tra On-Premise e Cloud

Per scegliere in modo consapevole tra on-premise vs cloud con Arcadoc, è importante valutare:

Budget iniziale e ricorrente
Competenze IT interne
Requisiti di sicurezza e compliance
Tempi di implementazione
Necessità di scalabilità rapida

In sintesi:

Se desideri controllo totale, massima personalizzazione e hai un reparto IT interno competente, la soluzione on-premise è la più indicata.
Se cerchi flessibilità, riduzione dei costi di manutenzione e rapidità di avvio, il cloud è la scelta ideale.

La flessibilità di Arcadoc

Arcadoc offre la possibilità di scegliere liberamente tra deployment on-premise e cloud, mantenendo in entrambi i casi la piena conformità normativa e garantendo sicurezza, performance e facilità d’uso. La vera forza sta nella possibilità di partire con un modello e, se necessario, passare all’altro senza compromettere la continuità operativa. 📌 Consiglio finale: prima di decidere tra on-premise vs cloud, analizza il volume dei documenti da gestire, i requisiti normativi della tua azienda e il budget disponibile. Vuoi scoprire quale opzione è la più adatta al tuo business? Richiedi subito una demo personalizzata di Arcadoc e valuta con i nostri esperti il modello migliore per le tue esigenze. Contattaci per una demo gratuita!

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