Archiviazione e conservazione digitale: cosa sono e perché sono fondamentali
La gestione documentale in formato elettronico è oggi un elemento strategico per le aziende: non solo per rispettare la legge, ma anche per ridurre i costi, aumentare l’efficienza e garantire la continuità operativa.
In questo contesto, è importante distinguere due processi spesso confusi: archiviazione digitale e conservazione digitale a norma.
- L’archiviazione riguarda l’organizzazione e il reperimento rapido dei documenti digitali per le attività quotidiane.
- La conservazione a norma assicura, nel lungo periodo, che i documenti mantengano autenticità, integrità, leggibilità e valore legale.
Questa differenza è stabilita dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005) e dalle Regole tecniche del DPCM 3 dicembre 2013, che impongono l’adozione di soluzioni certificate.
Cos’è l’archiviazione digitale
L’archiviazione è l’insieme di procedure volte a raccogliere, organizzare, memorizzare e rendere facilmente accessibili i documenti informatici, supportando i flussi operativi aziendali.
Obiettivi principali dell’archiviazione digitale
- Reperibilità immediata: grazie a sistemi di indicizzazione, metadati e filtri di ricerca avanzati.
- Efficienza dei processi: integrazione con i workflow aziendali per automatizzare approvazioni e distribuzione.
- Sicurezza di base: backup regolari e gestione degli accessi per prevenire perdite o accessi non autorizzati.
Importante: l’archiviazione non equivale alla conservazione digitale a norma, perché non prevede firma digitale, marca temporale o pacchetti di conservazione certificati.
Cos’è la conservazione digitale a norma
La conservazione a norma è un processo regolato dalla legge italiana che conferisce pieno valore giuridico e fiscale ai documenti informatici, equiparandoli ai documenti cartacei.
Secondo l’art. 44 del CAD, un sistema di conservazione deve garantire:
- Autenticità – certezza dell’origine del documento.
- Integrità – immutabilità del contenuto tramite funzioni di hash e controlli.
- Affidabilità – procedure documentate e certificate.
- Leggibilità nel tempo – migrazione e aggiornamento dei formati per mantenerne l’accessibilità.
- Reperibilità – individuazione e recupero immediato del documento.
Normativa di riferimento
| Normativa | Contenuto |
|---|---|
| D.Lgs. 82/2005 (CAD) | Definisce documento informatico, firma digitale e valore legale. |
| DPCM 3 dicembre 2013 | Regole tecniche per autenticità, integrità e leggibilità. |
| Linee Guida AgID 2020 | Norme unificate per formazione, gestione e conservazione. |
Fasi di un sistema di archiviazione digitale
- Acquisizione
- Scansione dei documenti cartacei.
- Importazione di file nativi digitali.
- Classificazione e indicizzazione
- Assegnazione di metadati (tipo documento, autore, data).
- Organizzazione in fascicoli digitali.
- Storage
- On-premise: controllo completo, ma costi e gestione interni più alti.
- Cloud certificato AgID: scalabile, sicuro e aggiornato.
- Gestione degli accessi
- Permessi differenziati per consultazione, modifica e cancellazione.
- Ricerca e fruizione
- Motori di ricerca interni con filtri avanzati.
Fasi della conservazione digitale a norma
- Creazione dell’hash – impronta digitale per verificare l’integrità dei documenti.
- Preparazione dell’Indice di Pacchetto di Archiviazione (IPDA) – elenco dei file con metadati e hash.
- Firma digitale dell’IPDA – certifica autenticità e immodificabilità.
- Marca temporale – sigilla data e ora opponibili a terzi.
Secondo il paragrafo 4.6 delle Linee Guida AgID, è obbligatorio predisporre un Manuale di conservazione sia per enti pubblici che per privati (obbligati o volontari).
Arcadoc: il software per archiviazione e conservazione a norma
Un software di gestione documentale come Arcadoc permette di integrare in un’unica piattaforma archiviazione e conservazione a norma, garantendo conformità, sicurezza e riduzione dei costi.
Perché scegliere Arcadoc
- Firma digitale e marca temporale integrate – assicurano autenticità, integrità e validità legale.
- Accessibilità e sicurezza – documenti sempre disponibili e protetti da accessi non autorizzati.
- Riduzione dei costi – eliminazione delle spese per archiviazione fisica e processi manuali.
- Conformità normativa – pieno rispetto delle disposizioni AgID e CAD.
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