Metadati del protocollo informatico: cosa sono e quali sono

Metadati del protocollo informatico: cosa sono, quali sono e a cosa servono

Un file chiamato documento_finale_v3.pdf può contenere dieci pagine perfettamente leggibili, una firma digitale e informazioni importanti per un procedimento. Il nome, tuttavia, non dice quasi nulla al sistema che deve gestirlo.

Chi lo ha trasmesso? Quando è stato acquisito? Qual è il suo oggetto? A quale registrazione e fascicolo appartiene? È riservato? Esistono altri documenti collegati?

Il contenuto del file, da solo, non sempre permette di rispondere.

I metadati del protocollo informatico sono informazioni strutturate che consentono di identificare, descrivere e contestualizzare un documento all’interno del sistema di gestione documentale.

Per la registrazione di protocollo nella Pubblica Amministrazione, il nucleo fondamentale è stabilito dall’articolo 53 del DPR 445/2000: numero e data di protocollo, mittente o destinatario, oggetto, eventuali riferimenti del documento ricevuto e, nei casi previsti, impronta del documento informatico.

Le regole sulla gestione documentale prevedono ulteriori metadati che permettono di descrivere le caratteristiche del documento e le sue relazioni con gli altri elementi dell’archivio.

Cosa sono i metadati del protocollo informatico

I metadati sono dati che descrivono altri dati. Nella gestione documentale forniscono le informazioni necessarie per identificare e organizzare i documenti, indipendentemente dal loro contenuto.

I metadati del protocollo informatico possono indicare, per esempio:

• chi ha inviato il documento e chi ne è il destinatario;

• quando è stato registrato;

• quale numero di protocollo gli è stato assegnato;

• quale oggetto ne descrive il contenuto;

• a quale tipologia documentale appartiene;

• come è classificato e in quale fascicolo è inserito;

• quanti allegati possiede;

• quale formato utilizza;

• quali limitazioni di accesso lo riguardano.

Queste informazioni descrivono l’identità, la provenienza, la collocazione e le relazioni del documento.

La loro utilità emerge soprattutto quando occorre recuperare un documento a distanza di mesi o anni dalla sua acquisizione. Una ricerca basata esclusivamente sul nome del file o sulle parole contenute al suo interno può essere insufficiente.

Mittente, data, oggetto, classificazione, fascicolo e altri dati strutturati permettono invece di interrogare l’archivio attraverso criteri precisi.

Metadati del protocollo informatico: cosa prevede l’Allegato 5 delle Linee guida AgID

Le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici comprendono uno specifico allegato tecnico dedicato ai metadati: l’Allegato 5 – I metadati.

Gli allegati costituiscono parte integrante delle Linee guida. In particolare, l’Allegato 5 descrive i metadati relativi al documento informatico, al documento amministrativo informatico e alle aggregazioni documentali informatiche, tra cui fascicoli e serie.

Non si tratta, quindi, di un semplice elenco dei campi obbligatori della registrazione di protocollo.

Per ciascuna categoria documentale vengono descritti i metadati, gli eventuali sottocampi, i valori ammessi, il tipo di dato, le condizioni di obbligatorietà e le modalità di utilizzo.

Lo schema distingue tra:

• Metadati obbligatori, che devono essere presenti secondo quanto previsto per la specifica tipologia documentale.

• Metadati obbligatori al verificarsi di determinate condizioni, richiesti in relazione alle caratteristiche del documento o al contesto.

• Metadati facoltativi, che possono completare le informazioni disponibili.

Per individuare i dati obbligatori della registrazione di protocollo occorre partire dal DPR 445/2000 e dalle relative disposizioni delle Linee guida.

L’Allegato 5 permette di inquadrare i metadati del protocollo informatico all’interno di uno schema documentale più ampio, che comprende anche informazioni relative alla formazione, alla gestione e alla conservazione dei documenti.

Quali sono i dati obbligatori della registrazione di protocollo

Il riferimento normativo fondamentale per la Pubblica Amministrazione è l’articolo 53 del DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Per ogni documento ricevuto o spedito, la registrazione di protocollo prevede la memorizzazione delle seguenti informazioni:

1. Numero di protocollo: generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile.

2. Data di registrazione di protocollo: assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile.

3. Mittente o destinatario: mittente per i documenti ricevuti, oppure destinatario o destinatari per quelli spediti, registrati in forma non modificabile.

4. Oggetto del documento: registrato in forma non modificabile.

5. Data e protocollo del documento ricevuto: se disponibili.

6. Impronta del documento informatico: quando il documento è trasmesso per via telematica, registrata in forma non modificabile.

Le Linee guida AgID riprendono queste informazioni nel capitolo dedicato alla registrazione e alla segnatura di protocollo.

I dati elencati rappresentano il nucleo della registrazione, ma non esauriscono l’insieme dei metadati del protocollo informatico che possono accompagnare il documento durante il suo ciclo di vita.

File, documento informatico e metadati: quali sono le differenze

File, documento informatico e metadati sono concetti distinti.

Un PDF, un XML o un’immagine sono file. Il documento informatico, nel significato giuridico previsto dall’ordinamento, è invece la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

I metadati costituiscono un ulteriore livello informativo: descrivono il documento e permettono al sistema di collocarlo nel corretto contesto documentale.

Non sarebbe quindi corretto sostenere che un file privo di metadati non esiste.

Il file può esistere tecnicamente e il documento rappresentato può avere rilevanza giuridica. Una metadatazione insufficiente compromette, invece, la capacità di gestirlo correttamente all’interno dell’archivio.

Senza informazioni adeguate diventa più difficile identificarlo, recuperarlo, classificarlo, collegarlo ad altri documenti e ricostruirne il contesto.

I metadati del protocollo informatico non determinano, dunque, l’esistenza tecnica del file, ma contribuiscono alla corretta identificazione e gestione del documento nel sistema documentale.

Registrazione e segnatura di protocollo: qual è la differenza

Registrazione e segnatura sono operazioni strettamente collegate, ma non coincidono.

Le Linee guida AgID definiscono la registrazione di protocollo come l’insieme dei metadati che il registro deve memorizzare per garantire l’identificazione univoca e certa dei documenti interessati.

La segnatura di protocollo consiste, invece, nell’associazione permanente e non modificabile al documento delle informazioni necessarie alla sua identificazione.

Le due operazioni vengono effettuate contemporaneamente.

Per distinguere correttamente i diversi concetti occorre considerare tre elementi.

Metadati del documento

Descrivono identità, caratteristiche e contesto del documento.

Comprendono, per esempio, soggetti, tipologia documentale, oggetto, registrazione, classificazione, formato e allegati.

Registrazione di protocollo

Memorizza nel registro le informazioni previste per identificare il documento protocollato.

Comprende numero, data, mittente o destinatario, oggetto, dati del protocollo ricevuto e impronta nei casi previsti.

Segnatura di protocollo

Associa permanentemente al documento le informazioni fondamentali della protocollazione.

Comprende progressivo, data e identificazione dell’amministrazione o dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO).

Questa distinzione è necessaria per comprendere correttamente i metadati del protocollo informatico e non confondere il numero progressivo con l’intera struttura di identificazione documentale.

Identificativo del documento: perché il numero di protocollo non basta

Il numero progressivo di protocollo costituisce una delle informazioni fondamentali della registrazione, ma non rappresenta, da solo, l’intera struttura di identificazione documentale.

L’articolo 55 del DPR 445/2000 individua come informazioni minime della segnatura:

• il progressivo di protocollo;

• la data di protocollo;

• l’identificazione sintetica dell’amministrazione o dell’Area Organizzativa Omogenea.

La segnatura permette di associare stabilmente al documento le informazioni necessarie alla sua individuazione inequivocabile.

Nello schema dei metadati del documento amministrativo informatico compare inoltre l’IdDoc, una struttura destinata all’identificazione del documento.

Questa comprende anche l’impronta crittografica, l’indicazione dell’algoritmo utilizzato, l’identificativo definito dal sistema e, nel caso di documento protocollato, la segnatura.

Quando si analizzano i metadati del protocollo informatico, è quindi necessario distinguere il numero progressivo dall’identificativo documentale e dagli ulteriori elementi che contribuiscono all’identificazione del documento.

Impronta del documento informatico: a cosa serve

Due file possono avere entrambi il nome contratto.pdf e contenere informazioni completamente diverse. Il nome del file, infatti, non è sufficiente per identificarne il contenuto.

L’impronta crittografica viene ottenuta applicando una funzione di hash al documento. Il risultato è un valore legato al suo contenuto.

Nella metadatazione del documento amministrativo informatico, l’impronta viene registrata insieme all’indicazione dell’algoritmo utilizzato.

È importante distinguere l’impronta dalla firma digitale.

L’impronta crittografica consente di rappresentare sinteticamente il contenuto ed è utilizzata nei processi che richiedono verifiche di integrità.

La firma digitale è uno strumento distinto, che aggiunge le funzioni e le garanzie previste dalla disciplina delle firme elettroniche.

Protocollare un documento non equivale, quindi, a firmarlo e non trasforma la registrazione di protocollo in una certificazione del suo contenuto sostanziale.

L’impronta è uno dei metadati del protocollo informatico previsti nei casi indicati dall’articolo 53 del DPR 445/2000 e contribuisce all’identificazione del contenuto del documento.

Metadati del protocollo informatico: quali informazioni descrivono il documento

I dati della registrazione rappresentano soltanto una parte delle informazioni utilizzate nella gestione documentale.

Lo schema dei metadati del documento amministrativo informatico comprende infatti ulteriori elementi, tra cui tipologia documentale, soggetti, chiave descrittiva, allegati, classificazione, formato, riservatezza e collegamenti con le aggregazioni documentali.

Ciascuna informazione svolge una funzione specifica nell’organizzazione e nella gestione dell’archivio.

Tipologia documentale

Il formato e la tipologia documentale descrivono due caratteristiche differenti.

Sapere che un file è un PDF permette di identificarne il formato tecnico. Sapere che è una determina, una fattura, una delibera o un’altra tipologia prevista dall’organizzazione permette invece di riconoscere la natura del documento.

La tipologia documentale consente di organizzare e ricercare i contenuti attraverso categorie coerenti con le attività dell’ente o dell’organizzazione.

Tra i metadati del protocollo informatico, questo elemento contribuisce a distinguere documenti che potrebbero avere lo stesso formato, ma funzioni completamente differenti.

Oggetto e parole chiave

L’oggetto è uno dei campi fondamentali della registrazione di protocollo. La sua compilazione incide direttamente sulla possibilità di identificare e recuperare il documento.

Indicazioni generiche come “Richiesta”, “Documentazione”, “Comunicazione” o “Invio allegati” forniscono informazioni insufficienti a descriverne il contenuto.

Un oggetto adeguato deve permettere di comprendere quale richiesta, comunicazione o documentazione sia stata registrata.

Nello schema AgID, la chiave descrittiva comprende l’oggetto e può essere completata con parole chiave.

Per queste ultime viene richiamata anche la possibilità di utilizzare thesauri o vocabolari controllati, in modo da ridurre le ambiguità e migliorare la ricerca.

La compilazione dell’oggetto influisce, quindi, sulla qualità delle informazioni disponibili nell’archivio e sull’efficacia dei metadati del protocollo informatico utilizzati per la ricerca documentale.

Soggetti

Mittente e destinatario sono informazioni centrali nella registrazione di protocollo, ma il contesto documentale può richiedere l’identificazione di altri soggetti coinvolti.

Lo schema dei metadati del documento amministrativo informatico contempla ruoli differenti, tra cui:

• autore;

• mittente;

• destinatario;

• assegnatario;

• operatore;

• Responsabile Unico del Procedimento (RUP).

La scheda documentale può così rappresentare non soltanto la provenienza e la destinazione del documento, ma anche ulteriori responsabilità e relazioni connesse alla sua gestione.

I metadati del protocollo informatico relativi ai soggetti permettono di associare al documento informazioni utili a ricostruirne il contesto amministrativo e organizzativo.

Classificazione e fascicolazione: organizzare correttamente i documenti

Registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione svolgono funzioni distinte.

La registrazione identifica il documento protocollato.

La classificazione individua la funzione o l’attività dell’organizzazione alla quale appartiene.

La fascicolazione consente di inserirlo nell’aggregazione documentale appropriata, insieme agli altri documenti con cui è collegato.

Nelle Pubbliche Amministrazioni, le Linee guida AgID definiscono la classificazione come un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’AOO.

Si applica ai documenti prodotti e acquisiti, indipendentemente dal fatto che siano sottoposti o meno a registrazione di protocollo.

La classificazione organizza logicamente i documenti attraverso il piano di classificazione, mentre la fascicolazione permette di inserirli nelle aggregazioni documentali appropriate.

I metadati del protocollo informatico devono essere considerati anche in relazione a queste informazioni: il numero di registrazione consente di individuare il documento protocollato, mentre classificazione e fascicolazione permettono di comprenderne la collocazione all’interno dell’archivio.

Per approfondire questi aspetti è possibile consultare le funzionalità di gestione documentale e fascicolazione di Arcadoc.

Allegati, formato e riservatezza: ulteriori metadati documentali

Anche gli allegati, il formato e la riservatezza contribuiscono alla corretta gestione del documento.

Nel modello dei metadati sono previste informazioni relative agli allegati, compreso il loro numero e, quando presenti, gli elementi necessari a identificarli e descriverli.

Il formato permette di rappresentare le caratteristiche tecniche del documento e, quando disponibili, ulteriori informazioni sul software con cui è stato prodotto.

La riservatezza consente invece di governare il livello di accesso al documento all’interno del sistema.

Queste informazioni completano i metadati del protocollo informatico e permettono di descrivere caratteristiche che non possono essere rappresentate attraverso il solo numero di registrazione.

La scheda documentale deve consentire di ricostruire anche la struttura del documento, i collegamenti con gli altri elementi dell’archivio e le condizioni secondo le quali può essere gestito.

Metadati modificabili e immodificabili: come viene conservata la storia della registrazione

La registrazione di protocollo è soggetta a precise regole di immodificabilità e tracciabilità.

Le Linee guida AgID richiedono al sistema di protocollo informatico di assicurare il tracciamento e la storicizzazione delle operazioni, comprese quelle di annullamento, attribuendole all’operatore che le ha effettuate.

Per oggetto, mittente e destinatario non è prevista la possibilità di sostituire silenziosamente il valore originario.

Gli eventuali interventi devono essere gestiti attraverso la procedura prevista per l’annullamento, mantenendo disponibili e confrontabili le informazioni coinvolte.

Le Linee guida precisano inoltre che assegnazione interna e classificazione sono le informazioni della registrazione che possono essere modificate secondo le regole del sistema.

La distinzione tra metadati modificabili e immodificabili è fondamentale nella gestione dei metadati del protocollo informatico: il sistema deve conservare non soltanto le informazioni disponibili, ma anche la storia delle operazioni rilevanti effettuate su di esse.

Perché i metadati del protocollo informatico migliorano la ricerca documentale

La ricerca full-text consente di individuare parole ed espressioni all’interno del contenuto dei documenti, ma non sostituisce una metadatazione coerente.

Interrogare il testo di migliaia di PDF è diverso dal ricercare informazioni attraverso la struttura dell’archivio.

Utilizzando correttamente i metadati del protocollo informatico, è possibile impostare ricerche basate su criteri specifici, individuando per esempio tutti i documenti:

• ricevuti in un determinato intervallo temporale;

• provenienti da uno specifico soggetto;

• appartenenti a una determinata classificazione;

• collegati a un particolare fascicolo;

• appartenenti a una specifica tipologia documentale.

La ricerca attraverso i metadati consente di individuare i documenti anche quando non si conosce il nome del file o non si ricordano le parole esatte contenute al suo interno.

La qualità della metadatazione incide direttamente sulla possibilità di recuperare le informazioni nel tempo, senza dipendere dalla conoscenza individuale degli operatori.

Metadati e conservazione digitale: preservare il contesto documentale

Un documento deve continuare a essere identificabile e interpretabile anche quando cambiano gli operatori, il software utilizzato o l’organizzazione degli uffici.

Per questo gli schemi dei metadati sono stati elaborati da AgID tenendo conto anche delle informazioni necessarie alla conservazione a lungo termine, dell’interoperabilità e della possibilità di recuperare gli oggetti digitali nel tempo.

I metadati del protocollo informatico contribuiscono a preservare le informazioni che descrivono l’identità del documento e il contesto nel quale è stato formato, acquisito e gestito.

La sola disponibilità del file non garantisce infatti che, a distanza di anni, siano ancora presenti tutte le informazioni necessarie a interpretarlo correttamente.

La conservazione deve quindi essere considerata anche in relazione ai metadati e alle informazioni documentali associate.

Per approfondire le disposizioni tecniche, il riferimento è costituito dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Dai metadati ai workflow documentali

I metadati possono svolgere anche una funzione operativa all’interno dei sistemi di gestione documentale.

Tipologia documentale, classificazione, soggetti, assegnazioni e altre informazioni strutturate possono essere utilizzati per facilitare lo smistamento, la ricerca, la gestione delle autorizzazioni e i workflow.

Un documento appartenente a una determinata classificazione può essere indirizzato verso specifiche attività. Una particolare tipologia documentale può richiedere un determinato percorso operativo, mentre l’assegnazione può individuare il soggetto incaricato della presa in carico.

Questo non significa che la normativa imponga uno specifico workflow automatico.

I metadati del protocollo informatico, quando sono strutturati e coerenti, possono essere riutilizzati dal software per supportare le successive attività di gestione, riducendo gli interventi manuali.

Le informazioni raccolte durante la protocollazione possono quindi essere utilizzate anche nelle fasi successive del processo documentale.

Metadati del protocollo informatico: come vengono gestiti in Arcadoc

In Arcadoc, il protocollo informatico fa parte di un sistema di gestione documentale più ampio, nel quale le informazioni associate al documento continuano a essere utilizzate anche dopo la registrazione.

I documenti in entrata, in uscita e interni possono essere gestiti insieme ai relativi metadati, classificati, inseriti nei fascicoli e recuperati attraverso ricerche avanzate e filtri.

Informazioni come oggetto, soggetti, classificazione e altri attributi documentali possono essere utilizzate per organizzare e interrogare l’archivio.

Il sistema permette inoltre di gestire i livelli di accesso e le autorizzazioni in funzione dei permessi assegnati, regolando le possibilità di consultazione e gestione dei documenti.

La continuità delle informazioni riguarda anche i diversi canali attraverso cui i documenti entrano nel sistema.

Le funzionalità dedicate ai documenti cartacei, con acquisizione tramite etichette e barcode, e il protocollo di emergenza permettono di mantenere una gestione strutturata anche quando il documento nasce fuori dal normale flusso digitale o il sistema ordinario non è temporaneamente disponibile.

L’integrazione con PEC Manager consente di inserire i documenti ricevuti tramite posta elettronica certificata nel processo di protocollazione, evitando che la casella PEC diventi un archivio separato dalla gestione documentale.

Attraverso il modulo Workflow documentale, le informazioni associate ai documenti possono essere utilizzate anche per attività successive, assegnazioni e percorsi operativi.

I metadati del protocollo informatico permettono così alle diverse funzionalità di Arcadoc di lavorare sullo stesso contesto informativo.

Protocollo, fascicoli, ricerca, PEC, autorizzazioni e workflow operano all’interno di un sistema integrato, nel quale le informazioni associate al documento restano disponibili durante le diverse fasi della gestione.

Per maggiori dettagli sulle funzionalità è possibile consultare la pagina dedicata al software di protocollo informatico Arcadoc.

Cosa verificare in un software di protocollo informatico quando si parla di metadati

Quando si valuta un sistema di protocollo e gestione documentale, la corretta assegnazione del numero di protocollo costituisce soltanto uno degli aspetti da considerare.

Occorre verificare anche come vengono raccolti, organizzati e utilizzati i metadati del protocollo informatico durante il ciclo di vita documentale.

In particolare, è utile controllare se il sistema:

• gestisce correttamente i dati obbligatori della registrazione;

• associa registrazione e documento in modo stabile;

• distingue numero di protocollo, segnatura e identificativo documentale;

• conserva la storia delle operazioni e degli annullamenti;

• consente di classificare i documenti e collegarli ai fascicoli;

• gestisce allegati, soggetti e livelli di accesso;

• permette ricerche strutturate attraverso i metadati;

• utilizza le informazioni documentali nei successivi flussi di lavoro;

• mantiene sufficientemente ricco il contesto del documento durante il suo ciclo di vita.

Il numero dei campi presenti nella schermata di protocollazione non costituisce, da solo, un criterio sufficiente per valutare il sistema.

È necessario considerare quali informazioni vengono effettivamente raccolte, come sono strutturate e in che modo possono essere utilizzate nelle successive attività di gestione documentale.