Conservazione a norma CAD: tutto quello che devi sapere

Conservazione a norma CAD

La conservazione digitale a norma è la procedura che garantisce nel tempo la validità legale e probatoria dei documenti digitali, mettendo in cassaforte il loro contenuto, l’autenticità e la data di riferimento. Questa disciplina è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e da specifiche Linee Guida AgID, ed è indispensabile per tutte quelle aziende e per le Pubbliche Amministrazioni che devono conservare documenti a fini fiscali, giuslavoristici o civilistici.

In questo articolo ci soffermeremo, in particolare, sulla normativa legata al CAD.

Il quadro normativo: conservazione a norma CAD

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) è il fulcro dell’innovazione normativa italiana per la gestione dei documenti digitali. Promulgato con il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e continuamente aggiornato, il CAD è stato riformato dalle novità introdotte dal Decreto Legislativo 179/2016 (ammodernamento delle PA) e recepisce le disposizioni del Regolamento eIDAS (UE) e delle direttive europee in materia di firma elettronica e documenti digitali.

Evoluzione del CAD

• 2005: pubblicazione del D.Lgs. 82/2005, primo corpus normativo italiano per la digitalizzazione della PA.
• 2012: introduzione del CAD 2.0 con l’integrazione delle New Public Management e prime linee guida AgID.
• 2016: Decreto Legislativo 179/2016 semplifica il processo e rafforza le tutele per la validità giuridica dei documenti digitali in conformità al Regolamento eIDAS (UE)
• 2018-2024: rilascio delle Linee guida AgID per conservazione, firma, PEC.
  
  
  

  Principi fondamentali

  Il CAD stabilisce i principi che le Pubbliche Amministrazioni e le società private devono rispettare per la conservazione a norma CAD:

  1. Valore probatorio: il documento digitale, debitamente conservato secondo le regole del CAD, è equiparato al documento cartaceo, con pari efficacia probatoria in ambito giudiziario.
  2. Digital first: priorità alla produzione, gestione e conservazione in formato digitale, riducendo l’uso della carta.
  3. Neutralità tecnologica: nessuna restrizione su tecnologie o fornitore, purché rispettino gli standard tecnici definiti dall’AgID.
  4. Interoperabilità: obbligo di utilizzare formati aperti (ad es. PDF/A) e metadati standard per garantire lo scambio e l’archiviazione a lungo termine.

Disposizioni chiave del CAD

• • • Art. 43 – Conservazione ed esibizione: definisce che la conservazione a norma CAD soddisfa gli obblighi di legge se si attengono alle Linee guida AgID, equiparando i documenti informatici a quelli cartacei.
    • Art. 44 – Requisiti: elenca autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità come requisiti imprescindibili per la conservazione a norma CAD.
    • Art. 71 – Linee guida AgID: attribuisce all’Agenzia per l’Italia Digitale la definizione dei requisiti tecnici e organizzativi per la conservazione.
    • Art. 71-bis: prevede l’adozione di formati digitali aperti e l’obbligo di interoperabilità per facilitare l’accesso e il riutilizzo dei dati.
      
      

• Connessione con il Regolamento eIDAS

  Il CAD recepisce il Regolamento UE 910/2014 (eIDAS), che definisce le regole per:

  • Firma elettronica qualificata: necessaria per la sottoscrizione dei pacchetti di conservazione.
  • Servizi di marcatura temporale: disciplinati secondo standard europei, opponibili a terzi.
  • Servizi fiduciari: fornitori di servizi di certificazione digitale, iscritti nell’elenco UE.

  Questa sinergia normativa garantisce che la conservazione a norma CAD sia riconosciuta non solo in Italia, ma in tutta l’Unione Europea, agevolando le transazioni transfrontaliere.

Linee guida AgID: regole tecniche per la conservazione a norma CAD

Come abbiamo visto, il CAD rimanda ad AgID per la definizione dei requisiti tecnici ed organizzativi.
Le Linee guida AgID aggiornate a maggio 2024 dettagliano i passaggi operativi per la conservazione a norma CAD, in particolare:

1. Formazione e gestione: per ogni documento creativo digitale devono essere raccolti metadati obbligatori (data, autore, tipologia, AOO, ecc.), fondamentali per garantire la reperibilità e la provenienza del documento.
2. Indice di Pacchetto di Documenti da Archiviare (IPDA): creazione di un file XML o PDF/A-3 contenente l’elenco dei documenti, i metadati, gli hash crittografici e le informazioni necessarie per la verifica futura. L’IPDA è il cuore del processo di conservazione a norma CAD.
3. Firma digitale e marcatura temporale: apposizione della firma digitale qualificata sul pacchetto IPDA e successiva marcatura temporale qualificata, opponibile a terzi e valida per il riconoscimento legale.
4. Deposito in sistema accreditato: i pacchetti firmati e marcati devono essere depositati in un sistema di conservazione accreditato AgID, che offra backup, ridondanza geografica e audit trail automatico.
5. Verifiche periodiche: controlli annuali dell’integrità del pacchetto e allineamento alle eventuali evoluzioni normative o tecniche.

Queste linee guida sono vincolanti: senza il rispetto dei requisiti tecnici e operativi, la conservazione a norma CAD non è efficace né riconosciuta legalmente.

Requisiti tecnici e operativi

Per garantire la conservazione a norma CAD, un sistema deve implementare:

• Hash crittografico: per ogni documento, calcolo e memorizzazione dell’hash che assicura l’integrità e l’immutabilità del file.
• Formato PDF/A: standard obbligatorio per la conservazione, garantisce leggibilità e non modificabilità.
• Firma digitale qualificata del pacchetto IPDA: garantisce l’autenticità e il non ripudio.
• Marcatura temporale qualificata: attribuisce una data certa e opponibile a terzi, certificata da una TSA accreditata AgID.
• Sistema di conservazione accreditato AgID: infrastruttura che offre sicurezza, backup e ridondanza.
• Audit trail e log: registrazione automatica di tutte le operazioni (caricamento, firma, accessi), fondamentale per la tracciabilità.
• Verifica dell’integrità periodica: controllo annuale degli hash per verificare che non vi siano state alterazioni.

Questi elementi tecnici sono imprescindibili per una vera conservazione a norma.

Processo operativo con Arcadoc

Arcadoc è una piattaforma completa per la conservazione a norma CAD, integrando tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti:

Digitalizzazione e caricamento

• • Scansione massiva di documenti cartacei e import di documenti nativi.
  • Associazione automatica dei metadati essenziali (data, autore, tipologia, AOO).

Creazione dell’IPDA e calcolo hash

• • • Generazione automatica dell’Indice di Pacchetto (IPDA) con tutti i metadati e l’hash crittografico.

Firma digitale qualificata

• • • Integrazione con i principali Certificatori Digitali per firmare il pacchetto IPDA, assicurando autenticità e non ripudio.

Apposizione della marca temporale

• • • Interfaccia con TSA accreditate AgID per la marcatura temporale qualificata sul pacchetto.

Deposito in ambiente certificato

• • • • Conservazione in storage sicuro (cloud o on-premise) certificato AgID, con backup e ridondanza geografica.

Monitoraggio e verifica

• • • • • Audit trail completo: ogni operazione è tracciata e disponibile in report periodici.
        • Controllo annuale dell’integrità dei pacchetti, con notifiche automatiche per eventuali anomalie.

Ricerca e consultazione

• • • • • • Motore full-text e filtri per metadati: recupero immediato dei documenti.
          • Gestione permessi e AOO per accessi sicuri.

Grazie a queste funzionalità, Arcadoc garantisce una conservazione a norma CAD semplice, sicura e conforme alle normative.

Vantaggi di una conservazione a norma CAD con Arcadoc

• Conformità normativa garantita: Arcadoc è accreditato AgID e rispetta pienamente il CAD per la conservazione a norma CAD.
• Riduzione costi e spazio: elimina gli archivi cartacei, riduce costi di stampa, logistica e gestione manuale.
• Sicurezza e ridondanza: storage certificato, backup automatici e ridondanza geografica.
• Efficienza operativa: workflow integrati, ricerca full-text, gestione metadati e AOO.
• Scalabilità e flessibilità: piattaforma cloud o on-premise, adatta a PMI e grandi imprese.
• Integrazioni avanzate: moduli per protocollo informatico, PEC Manager, fatturazione elettronica e workflow documentale.

Grazie a Arcadoc, la conservazione a norma diventa un processo automatizzato, trasparente e privo di rischi.

La conservazione a norma è un obbligo normativo ma anche un’opportunità per digitalizzare e ottimizzare i processi documentali. Grazie a Arcadoc, il processo di conservazione sostitutiva si svolge in modo automatico e sicuro, garantendo:

• Conformità al CAD e alle Linee guida AgID.
• Validità legale dei documenti informatici.
• Massima sicurezza e integrità nel tempo.
• Efficienza operativa e riduzione dei costi.

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