La digitalizzazione dei processi aziendali porta con sé la necessità di una corretta gestione e conservazione digitale a norma dei documenti. La conservazione a norma rappresenta un aspetto fondamentale per garantire l’integrità, l’autenticità e la disponibilità dei documenti elettronici nel lungo termine. Esploriamo insieme l’importanza di questo processo, con focus sulla conservazione a norma del protocollo informatico e dei messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Cos’è la Conservazione digitale a norma?
La conservazione digitale a norma è un insieme di pratiche, processi, tecnologie e regolamenti progettati per garantire che i documenti digitali siano conservati in modo sicuro, integro e conforme alle normative vigenti. Questo processo consente di sostituire gli archivi cartacei con sistemi digitali sicuri ed efficienti, mantenendo inalterata la validità legale e fiscale dei documenti.
L’adozione di soluzioni per la conservazione a norma offre svariati vantaggi:
- Integrità e immodificabilità garantite dalla tecnologia;
- Rispetto della normativa vigente: conformità alle normative italiane ed europee, come il Regolamento eIDAS, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), le Linee Guida AgID;
- Sicurezza e accessibilità: protezione contro perdita, furto e corruzione dei dati, garantendo anche al contempo la loro consultazione nel tempo;
- Riduzione dei costi: eliminazione delle spese legate alla gestione degli archivi cartacei, alla stampa e allo stoccaggio.
Conservazione protocollo informatico
Il protocollo informatico è il sistema di gestione e registrazione dei documenti in entrata e in uscita nelle organizzazioni pubbliche e private. Ogni documento protocollato può essere conservato a norma per garantirne l’integrità e la rintracciabilità nel tempo.
I documenti protocollati devono rispettare alcuni criteri fondamentali:
- Segnatura di protocollo univoca, mediante numero di protocollo e data;
- Integrità e immodificabilità garantite dalla firma digitale e dalla marca temporale;
- Accessibilità e consultabilità nel rispetto della normativa sulla conservazione digitale.
Utilizzare un software come Arcadoc permette di automatizzare la gestione del protocollo informativo, archiviando i documenti in modo sicuro e conforme alla normativa vigente sulla conservazione digitale a norma.
–> Approfondiamo il protocollo informatico! Leggi anche “Gestione Protocollo Informatico”
Conservazione PEC
La PEC è un servizio di posta elettronica che garantisce l’invio e la ricezione di messaggi con valore legale. Infatti, i messaggi di Posta Elettronica Certificata hanno valore legale equivalente a una raccomandata con ricevuta di ritorno: ogni messaggio inviato tramite PEC è accompagnato da una ricevuta che attesta l’avvenuta consegna, rendendolo opponibile a terzi in sede legale. La conservazione a norma delle email PEC è essenziale per garantire che queste comunicazioni mantengano il loro valore probatorio nel tempo.
- Autenticazione e immodificabilità: i messaggi devono essere conservati inalterati.
- Tracciabilità e opponibilità a terzi: garantisce che la comunicazione sia sempre verificabile e valida a livello legale.
- Disponibilità nel tempo: l’archiviazione sicura dei messaggi consente di recuperare le comunicazioni quando necessario.
Arcadoc offre strumenti per l’archiviazione che per la conservazione a norma delle PEC, assicurando la piena conformità alle disposizioni normative e riducendo i rischi di perdita o alterazione delle comunicazioni ufficiali.
Quali altri documenti devono essere conservati a norma?
Non solo protocolli e PEC. La conservazione digitale a norma dei documenti è obbligatoria nel caso di fatture elettroniche e di documenti fiscalmente rilevanti e, in linea generale, in tutti quei casi di documenti nativamente digitali (digitali ab origine) a rilevanza civilistica.
– Fatture
– DDT
– Ricevute fiscali e scontrini fiscali
– Dichiarazioni fiscali
– Bilanci d’esercizio
– Pagamenti con i modelli F23 e F24
– Registri contabili
– CUD.
Arcadoc: la soluzione per la conservazione digitale a norma
Arcadoc è un software di gestione documentale progettato per rispondere alle esigenze di conservazione a norma di documenti digitali, come protocolli informatici e PEC. Grazie alle sue funzionalità avanzate, garantisce un sistema sicuro, efficiente e conforme alla normativa vigente.
Come funziona Arcadoc?
Ogni documento conservato tramite Arcadoc viene “bloccato” attraverso l’uso di firme digitali e marche temporali. La firma digitale assicura che il documento non possa essere modificato dopo la sua archiviazione, preservandone la forma e il contenuto. La marca temporale, d’altra parte, certifica la data e l’ora esatte in cui il documento è stato creato, garantendone l’autenticità.
Questo processo trasforma il documento digitale in un’evidenza informatica con valore probatorio, opponibile a terzi in sede legale e fiscale. Inoltre, i documenti conservati tramite Arcadoc non sono soggetti a deterioramento, garantendo la loro disponibilità e integrità nel lungo termine
Infatti, alcune funzionalità di Arcadoc comprendono:
- Gestione documentale avanzata: consente di organizzare, ricercare e recuperare i documenti in modo rapido ed efficace.
- Conformità normativa: aggiornato costantemente per aderire alle normative vigenti.
- Protocollo informatico: facilita la gestione e la conservazione dei documenti protocollati.
- Gestione PEC: permette di proteggere le comunicazioni certificate.
I Vantaggi della Conservazione digitale a norma
L’adozione di Arcadoc per la gestione documentale e la conservazione digitale a norma offre numerosi benefici:
- Eliminazione degli archivi cartacei, con conseguente riduzione dei costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
- Migliore efficienza operativa, grazie alla gestione automatizzata dei documenti.
- Accesso rapido e sicuro ai documenti digitali.
- Protezione contro la perdita e la corruzione dei dati.
- Rispetto delle normative vigenti, garantendo la validità legale e fiscale dei documenti conservati.
- Disponibilità costante: I documenti conservati tramite Arcadoc sono sempre accessibili, migliorando l’efficienza operativa dell’azienda.
- Personalizzazione: costruisce il tuo Arcadoc, scegliendo tra i vari moduli disponibili in base alle tue esigenze.
La conservazione digitale a norma dei documenti, in particolare dei protocolli informatici e le PEC, è un processo essenziale per le aziende e Pubbliche Amministrazioni che vogliono garantire la sicurezza, l’integrità e la conformità normativa della propria documentazione.
L’utilizzo di soluzioni avanzate come Arcadoc consente di facilitare la gestione documentale, ridurre i costi operativi e garantire la validità legale e fiscale dei documenti.
Adottare un sistema di conservazione digitale a norma conforme alle normative è una scelta strategica che migliora l’efficienza aziendale e garantisce la protezione dei dati nel tempo. La digitalizzazione non è solo un’opportunità, ma una necessità per le organizzazioni.
