Il flusso documentale aziendale con Arcadoc
Se lavori all’interno di un’azienda saprai bene quanto la digitalizzazione sia importante, quasi imprescindibile. Così, la possibilità di digitalizzare e semplificare il ciclo di vita dei documenti risulta essere uno dei tasselli fondamentali.
Il flusso documentale aziendale di Arcadoc si presenta come la soluzione ideale per ottimizzare, semplificare e mettere in sicurezza la gestione dei documenti. Approfondiamo insieme!
Cos’è il flusso documentale aziendale e perché scegliere il flusso documentale di Arcadoc
Il
flusso documentale aziendale è l’insieme delle fasi — acquisizione, protocollazione, archiviazione, condivisione, firma, conservazione — attraverso cui un documento transita ed esiste all’interno di un’organizzazione. Un flusso strutturato e digitalizzato permette di:
- Ridurre drasticamente i tempi di ricerca e gestione.
- Eliminare errori manuali e duplicazioni.
- Assicurare la conformità alle normative (AgID, GDPR).
- Migliorare la collaborazione tra reparti e sedi remote.
In questo scenario, il
flusso documentale con Arcadoc garantisce un percorso end‑to‑end, integrando tutti i moduli necessari in un’unica piattaforma intuitiva, modulare e scalabile.
Architettura e moduli del flusso documentale aziendale di Arcadoc
Arcadoc si compone di diversi moduli, ciascuno dedicato a uno specifico step del
flusso documentale con Arcadoc. Vediamoli nel dettaglio:
Gestione documentale
Il primo mattone del
flusso documentale aziendale con Arcadoc è la gestione documentale:
- Organizzazione e fascicolazione per cartelle virtuali.
- Definizione di permessi di accesso e modifica.
- Ricerca avanzata full‑text e metadati.
Protocollo informatico
Il modulo di protocollo garantisce la registrazione automatica di:
- Documenti in entrata, uscita e interni.
- Barcode per tracciabilità univoca.
- Data e ora certificate, indispensabili per il flusso documentale aziendale conforme.
Firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale
Per conferire valore legale, il
flusso documentale aziendale di Arcadoc integra:
- Firma digitale.
- Marca temporale.
- Sigillo aziendale.
Così ogni documento rispetta la normativa e rimane immodificabile.
PEC Manager
Il
flusso documentale aziendale di Arcadoc include la gestione delle caselle di Posta Elettronica Certificata (PEC) e Posta Ordinaria (PEO):
- Archiviazione automatica di messaggi e ricevute.
- Protocollazione integrata di incoming/outgoing mail.
- Integrazione completa con il workflow e la conservazione.
Workflow documentale
Cuore pulsante del
flusso documentale aziendale, il Workflow Manager consente di:
- Definire flussi approvativi personalizzati.
- Assegnare attività e notifiche automatiche.
- Monitorare lo stato di avanzamento in tempo reale.
Conservazione a norma
Un elemento imprescindibile per il
flusso documentale aziendale con Arcadoc è la conservazione a norma, che assicura:
- Integrità, leggibilità e reperibilità per 10 anni (o più).
- Archiviazione legale conforme alle linee guida AgID.
- Firma e marca temporale applicate automaticamente.
Fatturazione elettronica
Infine, il
flusso documentale aziendale con Arcadoc si completa con la fatturazione elettronica:
- Ricezione automatica da Sistema di Interscambio (SDI).
- Conservazione digitale integrata.
- Collegamento diretto con workflow e protocollazione.
Implementare il flusso documentale aziendale con Arcadoc: passo dopo passo
Per realizzare un
flusso documentale aziendale davvero efficace, è consigliabile seguire queste fasi:
Fase 1: Analisi preliminare
- Mappatura dei processi documentali esistenti.
- Identificazione dei colli di bottiglia.
- Definizione degli obiettivi (tempi, costi, compliance).
Fase 2: Configurazione del sistema
- Selezione dei moduli necessari (Es. Workflow Manager, PEC Manager).
- Creazione di utenti, ruoli e permessi.
- Impostazione di template documentali e fascicoli.
Fase 3: Formazione
- Sessioni di training per utenti chiave.
- Test di un progetto pilota su un dipartimento.
- Raccolta di feedback e ottimizzazione del flusso documentale con Arcadoc.
Fase 4: Monitoraggio e miglioramento continuo
- Dashboard e report su tempi di lavorazione.
- Analisi delle eccezioni e interventi correttivi.
- Aggiornamenti periodici sulla base delle nuove normative.
Best practice per massimizzare i vantaggi
- Standardizzare i metadati: definire tassonomie univoche per tipologia, data e responsabile.
- Automatizzare protocolli: sfruttare al massimo il barcode per ridurre interventi manuali.
- Integrare PEC e conservazione: chiusura automatica del ciclo documentale.
- Monitorare KPI: ad esempio numero di documenti gestiti, tempi di approvazione, riduzione costi cartacei.
- Aggiornare il workflow: rivedere regolarmente i passaggi per eliminare ridondanze.
Con queste best practice, il
flusso documentale con Arcadoc diventa un asset strategico per l’azienda.
Vantaggi concreti del flusso documentale aziendale di Arcadoc
Implementare il
flusso documentale aziendale porta a benefici misurabili:
- Riduzione dei tempi di gestione documenti fino al 60%.
- Taglio dei costi legati a stampa, spazio d’archivio e errori manuali.
- Aumento della sicurezza con permessi granulare e cifratura.
- Conformità garantita, sempre allineata alle evoluzioni normative.
- Scalabilità: si adatta a 10 o 10.000 utenti senza impatti sulle performance.
- Accesso ovunque grazie alla fruizione cloud e mobile.
Ogni vantaggio sostiene l’obiettivo di un
flusso documentale con Arcadoc ottimizzato, efficiente e sicuro.
Il
flusso documentale con Arcadoc è molto più di un semplice gestionale: è una piattaforma completa che accompagna ogni fase del ciclo di vita dei documenti, garantendo efficienza, sicurezza e conformità normativa. Dalla protocollazione alla conservazione a norma, passando per la firma digitale e il workflow, Arcadoc unisce semplicità d’uso e potenza funzionale.
Se stai cercando di digitalizzare il tuo patrimonio documentale e di migliorare significativamente i tuoi processi, il
flusso documentale aziendale è la scelta strategica ideale.
