Cos’è la gestione documentale in azienda e perché è fondamentale
La gestione documentale in azienda consiste nell’organizzare, archiviare, recuperare e proteggere i documenti digitali e cartacei di un’azienda. L’obiettivo è garantire:
- Accesso rapido e sicuro: con ricerca avanzata e permessi personalizzati.
- Tracciabilità: versioning e log delle modifiche.
- Conformità: rispetto delle normative (es. GDPR, AGID).
- Efficienza: riduzione dei tempi di ricerca e dei processi manuali.
Senza un sistema robusto, il rischio di smarrimento, duplicazione, perdita di dati e violazioni della sicurezza aumenta significativamente.
Criticità nella gestione documentale in azienda cartacea vs digitale
| Aspetto |
Cartacea |
Digitale |
| Ricerca |
Lenta, manuale |
Veloce, full-text search |
| Spazio di archiviazione |
Ingombrante, costi crescenti |
Virtuale, scalabile |
| Sicurezza |
Rischio furto e incendio |
Backup, crittografia, permessi granulari |
| Versioning |
Difficile tracciare revisioni |
Versioning automatico |
| Workflow |
Passaggio manuale tra uffici |
Workflow documentale automatizzato |
La digitalizzazione permette di superare molte delle criticità legate alla carta, ma richiede l’adozione di un
software gestione documentale in grado di coprire tutte le esigenze.
Funzionalità chiave del software per la gestione documentale in azienda
Un software gestione documentale in azienda per essere completo deve includere:
Indicizzazione e ricerca avanzata
Ogni documento viene indicizzato con metadati personalizzabili (data, autore, categoria). La ricerca full-text e per filtri semplifica il recupero veloce.
Versioning e fascicolazione
Il
versioning tiene traccia di tutte le modifiche, consentendo di recuperare revisioni precedenti. La
fascicolazione raggruppa documenti correlati in un unico fascicolo elettronico.
Permessi e sicurezza
Permessi granulari per utente/gruppo, autenticazione a più fattori e crittografia garantiscono che solo i soggetti autorizzati possano accedere ai documenti sensibili.
Workflow documentale e automazione
I flussi di lavoro automatizzati (workflow documentale) indirizzano i documenti alle persone giuste per approvazione, revisione o firma, riducendo i tempi e gli errori.
Integrazione con strumenti esterni
Integrazione nativa con sistemi ERP, CRM, posta elettronica (incl.
PEC Manager) e applicativi di firma digitale.
Conservazione a norma
Il modulo di
conservazione a norma assicura il rispetto delle linee guida AGID per l’archiviazione sostitutiva, inclusi log, marca temporale e firma elettronica qualificata.
Il protocollo informatico: cosa serve e come funziona nella gestione documentale in azienda
Il
protocollo informatico è il sistema di registrazione e gestione dei documenti in ingresso e uscita di un’organizzazione pubblica o privata. Garantisce trasparenza, tracciabilità e tempestività nella lavorazione:
- Registrazione: acquisizione del documento e assegnazione del numero di protocollo.
- Classificazione: attribuzione dei metadati (data, oggetto, mittente/destinatario).
- Smistamento: instradamento ai referenti interni tramite workflow.
- Conservazione: archiviazione a norma.
Un software gestione documentale integra il protocollo informatico, semplificando ogni passaggio.
Il ruolo della firma digitale e marca temporale nella gestione documentale in azienda
La
firma digitale è una firma elettronica basata su un certificato qualificato, che garantisce autenticità, integrità e non ripudio dei documenti. La
marca temporale attesta l’esistenza di un documento in un preciso istante, aggiungendo valore legale.
- Valore legale: firma digitale e marca temporale rendono il documento equivalente a quello cartaceo firmato a mano.
- Integrità: qualsiasi modifica dopo la firma invalida la sigla.
L’integrazione tra software gestione documentale e moduli di firma digitale/marca temporale è essenziale per procedure paperless a norma di legge.
PEC Manager: centralizzare la posta certificata nella gestione documentale in azienda
Il
PEC Manager è un modulo che centralizza la gestione delle caselle PEC/PEO in un’unica interfaccia, permettendo:
- Ricezione automatica in dossier elettronici.
- Indicizzazione e ricerca delle comunicazioni.
- Collegamento ai flussi di protocollo.
Così, la posta certificata diventa parte integrante del sistema documentale.
Conservazione a norma: definizione e procedure AGID
La
conservazione a norma è un processo regolato dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), che definisce le modalità di archiviazione sostitutiva:
- Preparazione: validazione dei documenti e applicazione di firma e marca temporale.
- Versamento: trasferimento al sistema di conservazione.
- Gestione: monitoraggio e gestione dei flussi di versamento periodici.
- Esibizione: estrazione dei documenti a fini probatori.
Un software gestione documentale conforme AGID guida l’utente in ogni fase.
Confronto: cloud vs on‑premise nella gestione documentale in azienda
| Caratteristica |
Cloud (SaaS) |
On‑Premise |
| Costo iniziale |
Basso (abbonamento) |
Alto (licenze + infrastruttura) |
| Scalabilità |
Elevata |
Limitata alla capacità hardware |
| Aggiornamenti |
Automatici |
Manuali |
| Controllo dati |
Gestito dal provider |
Totale (locale) |
| Compliance |
Fornitori certificati (ISO, AGID) |
Dipende dall’implementazione interna |
La scelta dipende da
budget,
competenze IT e
policy di sicurezza.
