Se lavori in azienda – piccola, media o grande che sia – e ti trovi a maneggiare ogni giorno decine di messaggi di Posta Elettronica Certificata, avrai già capito che la gestione PEC aziendale non è solo un’attività tecnica: è un tassello strategico per la conformità, la sicurezza e l’efficienza dei flussi comunicativi. Ecco perché è fondamentale affidarsi a uno strumento progettato ad hoc: il Pec Manager di Arcadoc.
Immagina di essere un responsabile amministrativo o un professionista legale: ogni mattina entri in ufficio, colleghi al sistema le caselle PEC aziendali, apri tre o quattro client, verifichi ricevute, assegni attività, protocolli… e spesso manca il tempo per controllare che nulla sfugga. Ecco, la gestione PEC aziendale così diventa un fardello. Il Pec Manager, integrato in Arcadoc, cambia completamente il risultato: centralizza le caselle PEC e PEO in un unico ambiente, garantendo visibilità, controllo e automazione.
Arcadoc: un’unica cabina di controllo per la gestione PEC aziendale
Grazie al Pec Manager, la gestione PEC aziendale si svolge su una dashboard unica: tutte le caselle certificate e ordinarie sono raccolte lì, con filtri smart, notifiche intelligenti e ricerca avanzata. In questo modo, puoi capire subito se c’è una PEC urgente in arrivo, tracciare ogni messaggio o inoltrarlo, il tutto senza saltare tra client multipli.
Permessi e accessi gestiti per ruolo
Niente più password condivise o dubbi su chi ha visto cosa: con il Pec Manager decidi chi può accedere alle caselle e quali operazioni può compiere (lettura, protocollazione, cancellazione, esportazione). La gestione PEC aziendale diventa trasparente e sicura, ogni azione è registrata e tracciabile, e il log si presta perfettamente a riscontri in caso di audit.
Protocollazione automatica, metadati e integrazione
I messaggi PEC gestiti con Pec Manager vengono protocollati nella piattaforma Arcadoc, integrata con il modulo del protocollo informatico. In entrata o in uscita, ogni PEC diventa un documento ufficiale, etichettato con metadati e barcode, pronto per essere ricercato, collegato a un fascicolo o conservato (arcadoc).
Ricevute, tracciabilità e validità legale
Sai che la PEC è valida legalmente perché genera ricevute di accettazione e consegna. Pec Manager ne tiene conto: associa automaticamente ricevute e messaggi, li archivia, li rende rintracciabili in ogni momento. Con la gestione PEC aziendale via Pec Manager, hai la certezza che nulla venga perso e che ogni comunicazione resti opponibile a terzi.
Conservazione digitale a norma di legge
Ma un messaggio PEC non deve solo essere tracciato: deve essere conservato, per legge, per almeno 10 anni. Grazie alla funzione di conservazione digitale integrata in Arcadoc, la gestione PEC aziendale diventa compliant: firma digitale, marca temporale, archiviazione certificata, conformità AGID – tutto all’interno della stessa infrastruttura.
Workflow documentale integrato: smista, notifica, velocizza
Ogni PEC in arrivo può essere instradata automaticamente verso l’ufficio competente (legale, acquisti, HR) grazie al modulo di workflow documentale. Ogni destinatario riceve alert, può gestire il messaggio e passarlo avanti o chiuderlo, con la gestione PEC aziendale che segue logica automatica ed efficace (arcadoc).
Vero guadagno operativo: efficienza, controllo, risparmio
In concreto, la gestione PEC aziendale con Pec Manager porta a una riduzione dei tempi operativi fino al 70 %, azzera gli errori di protocollazione manuale e rende compliance e audit un processo naturale. Nessuna battuta d’arresto: se arriva una PEC urgente fuori orario, il flusso la gestisce comunque, e il sistema aggiorna protocolli e archiviazione automaticamente.
Un giorno tipico con Pec Manager
Immagina di arrivare il lunedì mattina. Entri nel sistema, e trovi un alert: “PEC urgente da fornitore”. In un clic apri il messaggio, lo protocolli, il sistema smista automaticamente la comunicazione all’ufficio acquisti, genera notifica interna e archivia il messaggio con ricevute e marca temporale. Gli utenti coinvolti ricevono alert via email o dashboard: nessun passaggio manuale. Tutto è tracciato: chi ha aperto il messaggio, quando, qual è stata la durata della lettura, se è stato inoltrato o chiuso. E se domani serve una prova legale, basta cercare nel log.
Se poi vuoi esportare un pacchetto di PEC, lo selezioni e lo esporti, o lo conservi direttamente come fascicolo nella piattaforma. Oppure vuoi replicare il flusso su dieci diverse caselle: lo fai con un click, massivamente. È la gestione PEC aziendale su cui contare davvero.
Chi beneficia di questa infrastruttura digitale?
- PMI che vogliono organizzare processi documentali senza crescere in complessità.
- Grandi aziende con molte caselle PEC e reparti interni separati.
- Pubbliche amministrazioni, per protocolli ufficiali e rigidità normativa.
- Studi professionali o legali, dove ogni comunicazione PEC ha valore legale e reputazionale.
Perché Pec Manager ha senso solo in una visione integrata
Arcadoc non è una semplice casella centralizzata: è un ecosistema. Pec Manager si integra con:
- Protocollo informatico: protocollazione unificata con barcode e metadati.
- Gestione documentale: annotazioni, versioning, ricerca full-text.
- Conservazione digitale: firma, marca, sigillo.
- Workflow documentale: smistamento flessibile e dinamico.
- Firma digitale, marca temporale e sigillo: aderenza totale alla normativa.
- Fatturazione elettronica: ciclo completo, dal documento alla conservazione.
La gestione PEC aziendale con Pec Manager
La gestione PEC aziendale è fatta di processi, ruoli, responsabilità legali e tecnologiche. Pec Manager non è solo una risposta tecnica: è la piattaforma che trasforma la PEC da possibile criticità organizzativa in asset strategico. Risponde a tutte le esigenze:
- centralizza le caselle,
- regola gli accessi e i permessi,
- protocolla, traccia e conserva,
- smista automaticamente ogni comunicazione,
- resta conforme alle normative AGID,
- registra ogni click e ogni lettura.
Arcadoc: tutto ciò di cui hai bisogno in un unico software
Alla fine, il Pec Manager è solo un esempio della potenza di una visione. Arcadoc, prodotto di Aeffegroup Srl, è un sistema modulare che fa bene molte cose, tutte integrate, tutte connesse, tutte conformi:
- Gestione documentale: da documenti cartacei a fascicoli digitali, con ricerca full-text, versioni, tag e annotazioni.
- Protocollo informatico: protocollazione efficace, etichette con barcode, protocollazione offline.
- Pec Manager: il cuore di questo approfondimento, per fare della gestione PEC aziendale una linea guida quotidiana.
- Workflow documentale: flussi rapidi, approvazioni semplificate, notifiche intelligenti.
- Conservazione digitale a norma: firma digitale, marca temporale, archiviazione legale.
- Firma digitale, sigillo, marca temporale: certificano l’integrità di ogni elemento.
- Fatturazione elettronica: flusso documentale completo fino alla conservazione.
- Cloud e On-Premise: scegli la modalità giusta per la tua azienda.
- Sicurezza e compliance AGID: crittografia, log, permessi, audit trail sempre attivi.
Scegliere Arcadoc significa dotarsi di una cassetta degli attrezzi completa per la gestione PEC aziendale, la digitalizzazione dei processi documentali, la sicurezza normativa e una produttività vera. Per scoprire come può trasformare il tuo modo di lavorare – e i tuoi flussi PEC – contatta Aeffegroup Srl, o visita la sezione contatti sul sito: troverai un team pronto a darti una consulenza mirata e una dimostrazione personalizzata.
