Con quante informazioni aziendali ha a che fare un’azienda? Fatture, contratti, email, documenti tecnici, pratiche amministrative. Un software di gestione documentale aiuta a trasformare questa mole di file in un patrimonio organizzato, ricercabile e sicuro. In questo articolo spieghiamo perché archiviare correttamente, come funziona la ricerca all’interno di un repository documentale, quali standard e obblighi normativi è importante rispettare e — in chiusura — presentiamo Arcadoc come opzione concreta per gestire archiviazione e ricerca. arcadoc
Perché archiviare e rendere ricercabili i documenti
Un software di gestione documentale consente di:
ridurre tempi di ricerca e costi operativi,
tracciare versioni e responsabilità su un documento,
garantire integrità, autenticità e reperibilità dei documenti nel tempo,
migliorare collaborazione e workflow interni.
Questi benefici non sono teorici: passare da archivi cartacei a un sistema digitale ben progettato aumenta l’efficienza e la compliance aziendale, riducendo errori e rischi legali
Norme e principi di riferimento (perché contano)
La conservazione e la ricerca dei documenti non sono solo scelte tecnologiche: sono soggette a normative e standard internazionali che definiscono come i documenti devono essere creati, conservati e resi disponibili.
Linee guida AgID: il sistema di conservazione deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti, come previsto anche dal Codice dell’Amministrazione Digitale. Qualsiasi progetto di archiviazione deve tenerne conto. AgID
GDPR e principi di conservazione: i dati personali devono essere conservati per il tempo necessario agli scopi per cui sono raccolti; occorre applicare il principio di minimizzazione e predisporre procedure di cancellazione o anonimizzazione quando non più necessari. Questo influisce sulle politiche di retention del software.
Standard ISO (es. ISO 15489): definisce concetti e principi per la gestione dei record — metadata, responsabilità, controlli e processi per creare e mantenere registri affidabili nel tempo — utili per progettare archivi coerenti e scalabili.
eIDAS e firma elettronica: per i documenti che richiedono valore legale, le regole europee su identificazione elettronica e servizi fiduciari (eIDAS) stabiliscono i requisiti per firme elettroniche qualificate e servizi di conservazione con valore probatorio.
Questi riferimenti normativi stabiliscono il “cosa” e il “perché”: il software di gestione documentale implementa il “come” operativo e tecnico per rispettare tali principi.
Funzionalità chiave per archiviazione e ricerca
Un buon software di gestione documentale integra più aree funzionali che lavorano insieme:
Indicizzazione e metadata
L’indicizzazione strutturata con metadata (autore, data, tipo documento, cliente, codice pratica, ecc.) è la base della ricerca efficace: permette query mirate e filtri precisi. Il metadata design va pensato in funzione dei processi aziendali.OCR e riconoscimento del testo
Per trasformare PDF scansionati in contenuti ricercabili è fondamentale l’OCR (Optical Character Recognition). L’OCR consente di cercare dentro i documenti non nativi digitali.Versioning e tracciamento (audit trail)
Controllo delle versioni, log di accesso e modifiche, e firme digitali rendono i documenti affidabili e conformi alle pratiche di conservazione a norma.Ricerca full-text avanzata e filtri
Ricerca full-text, ricerca booleana, fuzzy search, faceting per metadata: funzionalità indispensabili per trovare rapidamente documenti anche in archivi grandi.Controllo accessi e sicurezza
Permessi per ruoli, autenticazione forte e crittografia dei dati in transito e a riposo garantiscono riservatezza e integrità — requisiti fondamentali anche per il GDPR.Conservazione digitale a norma
Un modulo (o integrazione) per la conservazione sostitutiva secondo le linee AgID è necessario per attribuire valore legale e mantenere la disponibilità nel tempo.Workflow e automazione
Automazioni per protocollazione, assegnazione, approvazione e scarto (ciclo di vita) riducono l’errore umano e velocizzano i processi aziendali.
Come progettare archivi e ricerca
Per sfruttare al meglio un software di gestione documentale segui queste raccomandazioni pratiche:
Definisci il modello dei metadata prima di digitalizzare: coerenza = ricerca efficace.
Classificazione e tassonomie: adotta una tassonomia aziendale che rispecchi i processi (es. contabilità, contratti, risorse umane). arcadoc
Politiche di retention chiare: allinea tempi di conservazione a obblighi normativi e a esigenze di business (GDPR, archiviazione fiscale, ecc.).
Testa la ricerca con casi reali: misura tempi di recupero, percentuale di risultati rilevanti e migliora metadata/OCR dove necessario.
Formazione e governance: assegna ruoli (custode archivi, responsabile conservazione) e forma gli utenti su procedure e sicurezza. Questo è anche un principio ISO per la gestione dei record. iso.org
Cloud o on-premise? Come scegliere
La scelta tra software di gestione documentale in cloud (SaaS) e on-premise dipende da vincoli tecnici, economici e normativi.
Cloud (SaaS): vantaggi in scalabilità, aggiornamenti centralizzati, accesso ovunque e costi iniziali ridotti. Spesso ideale per PMI che desiderano rapidità di implementazione e flessibilità.
On-premise: preferibile se l’azienda ha requisiti di isolamento, policy interne stringenti o necessità di integrazione profonda con sistemi locali; richiede però competenze IT per gestione e manutenzione.
Alcuni fornitori offrono soluzioni ibride o la possibilità di deployare lo stesso software di gestione documentale sia in cloud che on-premise: utile per chi ha esigenze miste.
Implementazione pratica (passi operativi)
Analisi dei processi e requisiti: mappare i processi documentali critici.
Scelta del modello di deploy: cloud, on-premise o ibrido.
Progettazione metadata e tassonomie: definire campi obbligatori, standard di naming e versioning.
Migrazione e digitalizzazione: scannerizzazione, OCR, importazione massiva e riconciliazione.
Test su ricerca e recupero: check delle performance con casi reali.
Avvio e monitoraggio: dashboard su accessi, integrità e processi di conservazione.
Misurare il successo
Indicatori utili per valutare il ritorno dall’investimento in un software di gestione documentale:
riduzione tempo medio di ricerca (minuti per documento),
numero di documenti digitalizzati per mese,
percentuale di documenti con metadata completi,
conformità alle policy di retention,
riduzione dei costi di archiviazione fisica.
Monitorare questi KPI aiuta a migliorare continuamente il sistema e la qualità delle ricerche. arcadoc
Arcadoc come opzione per archiviare e ricercare documenti
Se stai valutando soluzioni sul mercato, Arcadoc rappresenta un’opzione completa: è presentato come software di gestione documentale che supporta sia deployment in cloud (SaaS) sia on-premise, offre funzionalità di archiviazione, ricerca avanzata, protocollazione e conservazione a norma. Arcadoc è pensato per PMI e per la Pubblica Amministrazione, con attenzione a compliance e sicurezza.
Caratteristiche rilevanti di Arcadoc per archiviazione e ricerca:
Archiviazione centralizzata: permette di conservare documenti digitali con metadata coerenti per una ricerca rapida.
Ricerca avanzata e full-text: ricerche su metadata e contenuti (OCR) per recupero veloce.
Conservazione a norma: moduli e procedure che assistono nella conservazione digitale secondo le linee guida vigenti.
Opzioni di deployment: cloud per accessibilità e on-premise per esigenze di isolamento.
Focus su PA e compliance: Arcadoc è inoltre proposto come soluzione per amministrazioni, con accorgimenti per requisiti di sicurezza e protocollazione.
Se il tuo obiettivo è dotare l’azienda di un software di gestione documentale che semplifichi archiviazione, renda la ricerca immediata e sia coerente con le normative (AgID, GDPR, eIDAS, ISO), Arcadoc merita attenzione come candidato da valutare in prova o in pilot.
Archiviare e rendere ricercabili i documenti non è solo una questione di spazio digitale: è una strategia per aumentare efficienza, ridurre rischi e rispettare normative. Un software di gestione documentale implementato correttamente — con metadata coerenti, OCR, controlli di accesso, conservazione a norma e workflow automatici — trasforma i documenti in risorse immediatamente disponibili per il business. Per le aziende e la PA che cercano una soluzione concreta, Arcadoc offre funzionalità e modalità di deploy (cloud e on-premise) che rispondono a queste esigenze.
