Software Gestione Documentale

Software Gestione Documentale – Cloud

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Il software di gestione documentale in cloud rappresenta una soluzione moderna per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei propri documenti.

Arcadoc è il software di gestione documentale sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione dei documenti in cloud riducendo rischi e costi operativi.

Grazie alla sua natura basata su cloud, questo tipo di software offre una serie di vantaggi, tra cui l’accessibilità da qualsiasi dispositivo e posizione, la sicurezza dei dati e la semplificazione dei flussi di lavoro.

Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali. Arcadoc, grazie alle funzionalità di workflow documentale supportate, permette una rapida gestione dei flussi di lavoro aziendali e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni.

La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

La gestione dei documenti aziendali è più semplice con Arcadoc.

L’utilizzo di sistemi di gestione documentale efficienti aiuta qualunque realtà aziendale a gestire in maniera più produttiva le risorse disponibili. Il software di gestione documentale Arcadoc è stato sviluppato sia per rendere immediatamente utilizzabili le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano, sia per un controllo più accurato dell’accesso a queste informazioni aziendali.

Attraverso questo controllo è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura, anche con quale livello di autorizzazione (in modifica o sola lettura) in modo semplice ed intuitivo. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti.

Gestione Documentale

Facile da usare
Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
Struttura gerarchica dei permessi di accesso
Gestione delle contese su modifiche simultanee
Possibilità di autenticazione attraverso Active Directory o protocollo LDAP
Personalizzabile

Il software di gestione documentale Arcadoc ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva.

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

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Gestione Pec | Pec Manager

Conservare le PEC (Posta Elettronica Certificata) a norma è importante per garantire la loro validità giuridica e probatoria in caso di eventuali contestazioni legali.

Le PEC sono infatti considerate equivalenti alla raccomandata con ricevuta di ritorno, in quanto garantiscono l’integrità del messaggio e l’identità del mittente e del destinatario. Tuttavia, per garantire la validità giuridica della PEC, è necessario conservarla in modo corretto e conforme alle normative vigenti.

La normativa italiana prevede che le PEC debbano essere conservate per un periodo di almeno 10 anni, e che la conservazione debba essere effettuata in modo sicuro e conforme alle specifiche tecniche previste dalle normative. In particolare, la conservazione a norma prevede l’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di conservazione a norma (SCN), che garantiscono la sicurezza e l’integrità delle PEC nel lungo termine.

Inoltre, la conservazione a norma delle PEC permette di semplificare la gestione documentale e di ridurre i costi associati alla conservazione dei documenti cartacei. In questo modo, le organizzazioni possono migliorare l’efficienza e la produttività, ridurre i rischi legali e garantire la conformità alle normative e alle leggi vigenti.

In sintesi, la conservazione a norma delle PEC è importante per garantire la validità giuridica e probatoria dei messaggi e semplificare la gestione documentale, rispettando le normative e le leggi vigenti.

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PEC Manager si presenta come modulo perfettamente integrato in Arcadoc, per fornire una soluzione unificata che permetta agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale. Questa integrazione permette di realizzare una soluzione che risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale.

Conservazione a norma dei messaggi e del loro contenuto
• Identificazione dell’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi

Arcadoc permette di distribuire in azienda e di conservare a norma sia i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) che quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

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Archiviazione digitale | Digitalizzazione processi aziendali

Aarchiviazione digitale – Digitalizzazione processi aziendali

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Il termine “archiviazione digitale” indica la registrazione, su un idoneo supporto magnetico o ottico, di documenti digitali, originariamente cartacei o già informatici, identificati univocamente tramite un codice di riferimento. In tal modo i documenti, riducendo drasticamente il consumo di materiale cartaceo, vengono salvati e rimangono disponibili per tempi lunghissimi, senza alcun rischio di deterioramento o danneggiamento.

Arcadoc è un software di gestione documentale che rende facile ed intuitiva l’archiviazione digitale permettendo così una ricerca della documentazione da qualunque browser anche su dispositivo mobile.

Per un’azienda odierna è infatti fondamentale la corretta conservazione dei documenti che costituiscono una parte essenziale della vita lavorativa dell’azienda stessa. L’archiviazione digitale porta numerosi vantaggi poiché riduce le perdite di tempo nella ricerca di informazioni, migliorando di conseguenza le attività di gestione dei dati e del lavoro d’ufficio.

Inoltre l’archiviazione digitale garantisce una sicurezza massima poiché rende possibile il controllo degli accessi e delle attività sui documenti archiviati. Il fine ultimo dell’archiviazione digitale è il miglioramento delle relazioni con clienti, fornitori e collaboratori.

Arcadoc è il software sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

Da una corretta archiviazione digitale secondo opportune procedure che seguono le normative vigienti (ex Cnipa oggi DigitPA) si può passare alla conservazione sostitutiva del documento

Archiviazione Digitale

Aumenta la sicurezza
Riduce la carta
Riduce tempi di ricerca
Aumenta la disponibilità informazioni

Arcadoc ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.

In questo modo, è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo e le eventuali problematiche. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

Struttura gerarchica dei permessi di accesso
Gestione priorità di accesso su modifiche simultanee
Riduzione costi operativi
Personalizzabile

Arcadoc aumenta la sicurezza del sistema consentendo di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente. Gli amministratori possono configurare e specificare centralmente le regole per ogni struttura o gruppo dell’azienda.

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