La gestione delle e-mail aziendali in Sicurezza

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La gestione delle e-mail aziendali in Sicurezza

La conservazione dei messaggi di PEC è fondamentale per garantire l’integrità delle comunicazioni e la loro validità legale nel tempo. La conservazione viene solitamente effettuata mediante l’archiviazione dei messaggi su server sicuri e protetti. I fornitori di servizi PEC devono rispettare determinati requisiti di sicurezza e privacy per garantire la protezione dei dati dei propri utenti.

Gestione sicura delle pec aziendali

Se desideri gestire la conservazione della posta elettronica certificata (PEC) in proprio, è importante seguire alcune linee guida e adottare le precauzioni necessarie per garantire l’integrità e la validità legale delle comunicazioni nel tempo. Ecco alcuni punti da considerare.
La Posta Elettronica Certificata (PEC) fornisce una prova legale della consegna e del contenuto dei messaggi inviati. La conservazione dei messaggi di PEC per un determinato periodo di tempo è una parte essenziale del servizio, garantendo l’integrità e la validità legale delle comunicazioni nel tempo.

Arcadoc Cloud è un prodotto che permette una Gestione sicura delle pec aziendali

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Pec Manager – la gestione sicura delle pec aziendali

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Software gestione documentale e PEC Manager

Un software di PEC Manager è progettato per gestire le comunicazioni tramite PEC (Posta Elettronica Certificata). La PEC è un sistema di posta elettronica che fornisce una validità legale alle comunicazioni inviate e ricevute. Un PEC Manager offre funzionalità per semplificare la gestione e l’organizzazione delle PEC, consentendo agli utenti di inviare, ricevere, archiviare e monitorare le comunicazioni PEC in modo efficiente.

Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti aziendali, tra cui il PEC Manager, ovvero la gestione della corrispondenza e posta elettronica certificata (PEC) , creando un archivio digitale e consentendo in più, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Il Modulo base è indispensabile per il funzionamento degli altri moduli, tra cui PEC Manager

PEC Manager con Arcadoc

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata (PEC) e posta elettronica ordinaria (PEO) in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Archiviazione e ricerca

Il software di PEC Manager offre funzionalità di archiviazione delle PEC per consentire agli utenti di conservare copie dei messaggi inviati e ricevuti. Inoltre, fornisce strumenti di ricerca avanzati per recuperare rapidamente le PEC archiviate in base a criteri specifici come mittente, destinatario, data o parole chiave.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Innovativo sistema di gestione documentale cloud

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Innovativo Sistema di Gestione Documentale in Cloud

L’utilizzo di servizi di archiviazione e gestione documentale in cloud può comportare una riduzione dei costi operativi rispetto ai sistemi tradizionali. Eliminando la necessità di acquistare, mantenere e aggiornare l’hardware e il software locali, le aziende possono ridurre i costi associati all’archiviazione e alla gestione dei documenti.

Software gestione documentale e archiviazione in Cloud

E’ un prodotto che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati. Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Accessibilità e condivisione

I servizi di gestione documentale in cloud consentono di organizzare i documenti in modo strutturato attraverso cartelle, tag o metadati. Queste funzionalità facilitano la ricerca e il recupero dei documenti in modo rapido ed efficiente. Inoltre, alcune piattaforme offrono anche funzionalità avanzate come l’OCR (Optical Character Recognition) per la scansione e l’indicizzazione automatica dei contenuti dei documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Software Gestione Documentale in Cloud

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Software gestione documentale in Cloud

L’archiviazione e la gestione documentale in cloud sono metodi di conservazione e organizzazione dei documenti che sfruttano le risorse e le infrastrutture di archiviazione basate su cloud computing. Questa approccio offre numerosi vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi di archiviazione fisica o alle soluzioni di archiviazione locali.

Ecco alcune informazioni chiave sull’archiviazione e la gestione documentale in cloud:

Conservazione dei documenti: Nel contesto dell’archiviazione in cloud, i documenti vengono digitalizzati e archiviati in forma elettronica su server remoti, accessibili attraverso Internet. Questo elimina la necessità di conservare fisicamente documenti cartacei o di mantenere server locali dedicati.
Accessibilità e condivisione: L’archiviazione dei documenti in cloud consente un accesso praticamente istantaneo ai documenti da qualsiasi posizione geografica, purché si abbia una connessione Internet. Gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti tramite dispositivi come computer, smartphone o tablet. Inoltre, la condivisione di documenti tra team o collaboratori diventa molto più semplice, consentendo una collaborazione efficiente.
Sicurezza dei dati: I servizi di archiviazione e gestione documentale in cloud di solito offrono robuste misure di sicurezza per proteggere i dati. Ciò può includere la crittografia dei dati in transito e a riposo, l’autenticazione a due fattori, i controlli di accesso granulari e la registrazione delle attività degli utenti. Inoltre, i provider di servizi cloud spesso implementano backup e procedure di ripristino per garantire la continuità delle operazioni e la protezione dei dati in caso di eventi imprevisti.

Tuttavia, è importante considerare alcuni aspetti come la sicurezza dei dati sensibili, la conformità normativa e la disponibilità della connessione Internet per l’accesso ai documenti.

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Software Conservazione Documenti

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Software Conservazione Documenti

La conservazione dei documenti è un aspetto cruciale per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza. Un’adeguata conservazione dei documenti non solo garantisce la conformità legale, ma contribuisce anche a migliorare l’efficienza operativa e a proteggere le informazioni sensibili.

La gestione e la conservazione dei documenti sono aspetti essenziali per le aziende che desiderano mantenere un ambiente organizzato e sicuro. Il software di conservazione documentale offre un approccio digitale alla conservazione dei documenti, eliminando la dipendenza dai supporti cartacei e semplificando i processi di archiviazione e recupero delle informazioni. Con la crescita esponenziale dei dati aziendali, la gestione e la conservazione documentale diventano sempre più complesse, rendendo indispensabile l’adozione di un software dedicato.

Arcadoc è un software di conservazione documenti che permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Software conservazione documenti e archiviazione

La scelta del software di conservazione documentale più adatto alle esigenze aziendali è una decisione strategica. È importante considerare diversi fattori, come la scalabilità del sistema, l’integrazione con altri strumenti aziendali, la facilità d’uso dell’interfaccia e la sicurezza dei dati. È consigliabile effettuare una valutazione approfondita delle diverse opzioni disponibili, prendendo in considerazione le specifiche esigenze aziendali e le funzionalità offerte dal software.

L’adozione di un software di conservazione documentale offre numerosi vantaggi alle aziende.

In primo luogo, consente di garantire l’integrità dei documenti nel tempo. I documenti digitali sono archiviati in modo sicuro e protetti da alterazioni o perdite accidentali. Inoltre, il software di conservazione documentale offre funzionalità avanzate di gestione dei versionamenti, permettendo di tracciare le modifiche apportate ai documenti nel corso del tempo.

Oltre all’integrità dei documenti, il software di conservazione documentale semplifica anche l’accesso alle informazioni. Grazie a funzioni di ricerca avanzata, indicizzazione dei contenuti e organizzazione strutturata dei documenti, gli utenti possono trovare rapidamente i documenti desiderati, riducendo i tempi di ricerca e migliorando la produttività aziendale.

Un altro vantaggio significativo è la sicurezza dei dati. Il software di conservazione documentale offre funzionalità di crittografia avanzata, controllo degli accessi e tracciabilità delle azioni sugli documenti. Ciò garantisce la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla privacy.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Conservazione a norma

Conforme normativa vigente
Riduce costi archiviazione e ricerca documenti
Riduce rischi di deterioramento dati sensibili
Sempre disponibile

Riduce utilizzo di carta
Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
Riduzione costi operativi
Personalizzabile

L’adozione di un software di conservazione documentale rappresenta una scelta strategica per le aziende che desiderano garantire l’integrità, l’accessibilità e la sicurezza dei propri documenti. La gestione efficace dei documenti digitali consente di semplificare i processi aziendali, migliorare la produttività e ridurre i rischi associati alla conservazione cartacea. Scegliere la soluzione giusta e implementarla correttamente può portare a numerosi vantaggi, contribuendo al successo e alla crescita dell’azienda. Non sottovalutare l’importanza del software di conservazione documentale per preservare e proteggere il patrimonio informativo della tua azienda.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Gestire documenti in Cloud

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La gestione dei documenti in cloud risulta una gestione ancora più efficiente.

Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma cloud. Permette una rapida gestione del flusso di lavoro aziendale e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Arcadoc in versione Cloud è accessibile e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è quindi un esempio reale di Software as a Service (SaaS). Il Data Center Arcadoc è stato progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

Il Software as a Service (SaaS) è “un insieme di mezzi, servizi e competenze che consente alle aziende di esternalizzare completamente alcuni aspetti del loro sistema informativo e sostituirlo con un costo di funzionamento piuttosto che con un investimento vero e proprio.”

Arcadoc SaaS presenta determinati vantaggi quali:

possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati
accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
conservazione a norma, sulla fatturazione elettronica e sul protocollo informatico
azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo
protezione sicura degli accessi attraverso la tecnologia di crittografia ssl

Per Maggiori informazioni:

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Gestione Archivi e Documenti per Aziende

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Gestione Archivi e Documenti per Aziende

La gestione degli archivi e dei documenti rappresenta un aspetto cruciale per le aziende di ogni settore. Un’adeguata gestione degli archivi consente di organizzare e conservare in modo efficiente documenti importanti, garantendo una rapida accessibilità e una corretta tracciabilità.

L’elemento chiave per la gestione dei documenti

La gestione degli archivi e dei documenti rappresenta un elemento chiave per l’organizzazione interna di un’azienda. Un sistema di gestione ben strutturato permette di ottimizzare l’accesso ai documenti, semplificando i processi di ricerca, revisione e condivisione delle informazioni. Inoltre, una corretta gestione archivistica garantisce la conformità alle normative vigenti in materia di conservazione dei documenti e protezione dei dati sensibili.

Per implementare con successo un sistema di gestione archivi e documenti, è fondamentale seguire dei passaggi. In primo luogo, è necessario condurre un’attenta analisi delle esigenze aziendali, identificando i documenti critici da gestire e le modalità di accesso necessarie. Successivamente, occorre definire una struttura di archiviazione chiara e coerente, basata su criteri di classificazione e metadati pertinenti.

È altamente consigliabile utilizzare un software di gestione documentale che offra funzionalità avanzate come la scansione dei documenti, la creazione di workflow automatizzati, il controllo delle versioni e la gestione dei permessi di accesso. Questi strumenti semplificano notevolmente il processo di gestione archivi e documenti, permettendo una maggiore efficienza e riducendo il rischio di errori umani.

Arcadoc, la soluzione adatta alla gestione dei tuoi documenti

L’implementazione di un sistema di gestione archivi e documenti comporta numerosi vantaggi per le aziende. Innanzitutto, consente di ridurre i costi legati alla gestione di archivi fisici, come spazio di archiviazione, materiali di consumo e manutenzione. I documenti digitali possono essere archiviati in modo sicuro e accessibile, eliminando la dipendenza dalla carta e favorendo l’ottimizzazione delle risorse aziendali.

I vantaggi di un software come Arcadoc

Un sistema di gestione archivi e documenti consente di migliorare l’efficienza operativa. La ricerca e il recupero dei documenti diventano più rapidi e semplici, grazie a funzionalità di ricerca avanzate e all’indicizzazione dei contenuti. Ciò porta a una maggiore produttività dei dipendenti, che possono dedicare meno tempo alla ricerca manuale dei documenti e più tempo all’effettiva realizzazione dei compiti.

Un sistema di gestione archivi e documenti contribuisce alla sicurezza dei dati aziendali.

La gestione archivi e documenti rappresenta un aspetto cruciale per le aziende che desiderano ottimizzare l’efficienza operativa e garantire la sicurezza dei propri dati. L’implementazione di un sistema di gestione archivi e documenti ben strutturato consente di organizzare e conservare i documenti in modo efficace, semplificando i processi di ricerca, condivisione e conservazione. Non sottovalutare l’importanza di una corretta gestione archivistica per il successo e la crescita della tua azienda.

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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Software gestione e archiviazione documentale

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Software gestione e archiviazione documentale

Il software di gestione e archiviazione documentale rappresenta uno strumento essenziale per le aziende che desiderano ottimizzare l’organizzazione, la ricerca e la sicurezza dei propri documenti. Grazie alle sue funzionalità avanzate, questo tipo di software consente di gestire in modo efficiente il ciclo di vita dei documenti, semplificando i flussi di lavoro, migliorando la collaborazione e garantendo una maggiore sicurezza dei dati sensibili.

Un efficace software di gestione e archiviazione documentale consente alle aziende di organizzare e gestire in modo strutturato i propri documenti. Con la crescita esponenziale dei dati aziendali, è fondamentale adottare uno strumento che semplifichi la ricerca, la condivisione e la conservazione dei documenti. Il software di gestione e archiviazione documentale permette di eliminare l’uso di supporti fisici e di organizzare i documenti in modo digitale, migliorando l’accessibilità e la collaborazione tra i membri del team.

La scelta del software di gestione e archiviazione documentale più adatto alle esigenze aziendali è un passo fondamentale.

Arcadoc la soluzione più smart per i tuoi documenti

Noi di Aeffegroup per far fronte a queste esigenze di piccole, medie e grandi aziende abbiamo sviluppato Arcadoc.

L’implementazione di un software di gestione e archiviazione documentale offre numerosi vantaggi alle aziende. In primo luogo, permette di ridurre l’utilizzo di spazio fisico per l’archiviazione dei documenti cartacei, eliminando il rischio di smarrimenti o danneggiamenti. I documenti digitalizzati possono essere facilmente organizzati, cercati e recuperati in pochi clic, consentendo un accesso rapido alle informazioni necessarie.

Arcadoc favorisce la collaborazione tra i membri del team.

Più persone possono accedere, visualizzare e lavorare sui documenti contemporaneamente, facilitando la revisione, l’approvazione e la condivisione delle informazioni. Ciò porta a un miglioramento dei flussi di lavoro e a una maggiore produttività aziendale

Tutti i dati in sicurezza

Un altro vantaggio importante è la sicurezza dei dati. I software di gestione e archiviazione documentale offrono funzionalità avanzate di crittografia, controllo degli accessi e tracciabilità delle azioni sugli documenti. Ciò garantisce la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla privacy.

Non sottovalutare l’importanza di un software di gestione e archiviazione documentale ben strutturato per garantire l’efficienza e il successo della tua azienda.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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Omat Forum – Firenze

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AEFFEGROUP sarà protagonista dell’intervento “Le attività del Titolare del Trattamento previste dal nuovo regolamento UE, in un’ottica di gestione e conservazione della documentazione. Dalla teoria alla pratica.”, a cura di Riccardo Camiciottoli / Technical Manager AEFFEGROUP e Alberto Befani / Consulente Privacy

Nel corso dell’intervento verranno forniti cenni e spunti di riflessione in materia delle seguenti incombenze del Titolare del trattamento, previste dal Regolamento UE 679/2016, anche sotto il profilo documentale:

Misure di sicurezza adeguate
Valutazione di impatto sulla protezione dei dati
Registri del trattamento
Data retention

Protocollo Informatico e Workflow Documentale

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Protocollo Informatico e Workflow Documentale

Il workflow documentale e il protocollo informatico rappresentano due elementi chiave per garantire un’efficiente gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione. L’adozione di un workflow documentale strutturato e la messa in atto di un protocollo informatico adeguato consentono di ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la tracciabilità dei documenti e garantire la conformità alle normative.

Perchè sono così importanti all’interno di una organizzazione

Il workflow documentale rappresenta il processo che guida la gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione, mentre il protocollo informatico stabilisce le regole e le procedure per l’archiviazione, la classificazione e la conservazione dei documenti. Un’efficace combinazione di workflow documentale e protocollo informatico permette di ottimizzare la gestione dei documenti, garantendo un flusso di lavoro strutturato, una tracciabilità accurata e una conformità alle norme di archiviazione.

I vantaggi

In primo luogo, consentono di migliorare l’efficienza dei flussi di lavoro, riducendo i tempi di elaborazione dei documenti.

Grazie alla definizione di un processo strutturato e alla tracciabilità dei documenti, è possibile individuare eventuali ostacoli e intervenire tempestivamente per garantire una gestione rapida ed efficace.

Inoltre, il protocollo informatico assicura una corretta classificazione e archiviazione dei documenti, semplificando la loro ricerca e recuperabilità. Ciò favorisce una maggiore produttività e una migliore collaborazione tra i membri del team.

Un altro vantaggio significativo è la conformità alle normative. Grazie alla corretta applicazione del protocollo informatico, le aziende possono garantire la sicurezza e la riservatezza dei documenti, nonché rispettare gli obblighi normativi in termini di conservazione dei documenti.

È consigliabile adottare un software di gestione documentale che supporti sia il workflow documentale che il protocollo informatico. Questi strumenti permettono di automatizzare i flussi di lavoro, assegnare compiti, monitorare lo stato dei documenti e garantire la corretta applicazione del protocollo informatico.

Arcadoc mette in salvo i vostri documenti ed è facile da usare

Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, rispecchia queste esigenze.

I documenti inseriti nel sistema seguiranno i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente. Questo consente una completa automazione dei processi documentali aziendali, controlla lo stato di avanzamento delle lavorazioni, i tempi di evasione e ottimizza i processi aziendali e quindi l’efficienza, minimizzando gli errori e i ritardi.