Software gestione Protocollo informatico

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Software gestione Protocollo informatico

Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale tramite un software documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software di protocollo informatico.

Il Responsabile del servizio si occupa quindi della coordinazione di tali procedure e tecnologie. Tutto ciò viene regolato e documentato nel manuale di gestione del protocollo informatico.

La protocollazione dei documenti mira alla dematerializzazione di tutti i flussi documentali. Questo obiettivo comporta, infatti, numerosi vantaggi.

Protocollo informatico, i vantaggi.

Attraverso lo strumento del protocollo informatico si intendono perseguire diversi obiettivi che, sostanzialmente, si concretizzano in diversi vantaggi:

  • Eliminare i registri cartacei.
  • Ridurre gli uffici di protocollo.
  • Rendere più snello e sicuro il flusso documentale.
  • Utilizzare software di gestione documentale che permettano l’accesso agli utenti al fine di visualizzare documenti e workflow per avere sempre un quadro completo e trasparente dell’amministrazione dell’organizzazione.

 

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
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    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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    Archivio e Protocollo Online – Sistema gestione documentale

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    Gestione documentale Arcadoc: Archivio e Protocollo Online

    Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando ad ognuno un codice di identificazione (sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita), nel momento dell’inserimento nel sistema gestione documentale Arcadoc .

    Software gestione Protocollo informatico

    La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. Le regole tecniche per il protocollo informatico (con tale definizione si fa riferimento all’insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale) definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.

     

     

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      Conservazione A Norma

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      Conservazione a Norma – Software

      La conservazione digitale dei documenti è il processo di preservazione e gestione di documenti e informazioni in formato digitale. Consiste nell’adozione di misure per garantire l’integrità, l’accessibilità e la durabilità a lungo termine dei documenti elettronici, al fine di conservarli nel tempo e renderli disponibili per consultazione futura.

      Qualche vantaggio? Il risparmio di spazi per gli archivi, dei sistemi di sicurezza, del personale per il matenimento degli archivi…

      a conservazione digitale dei documenti comprende diverse attività e considerazioni, tra cui:

      1. Formato e standard: È importante selezionare formati di file e standard aperti, diffusi e supportati a lungo termine. In questo modo, si riduce il rischio di obsolescenza tecnologica e si favorisce la possibilità di aprire e leggere i documenti anche in futuro.
      2. Gestione dei metadati: I metadati, ovvero le informazioni che descrivono i documenti (come titolo, autore, data di creazione, etc.), sono fondamentali per la loro gestione e reperibilità nel tempo. È importante associare metadati accurati e completi ai documenti digitali per facilitarne l’identificazione e la ricerca.
      3. Conservazione sicura: I documenti digitali devono essere conservati in ambienti sicuri, al riparo da minacce come perdita di dati, danni fisici o accessi non autorizzati. Questo può comportare l’utilizzo di sistemi di archiviazione ridondanti, backup regolari e misure di sicurezza informatica per proteggere i documenti da potenziali rischi.

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      Conservazione di fatture elettroniche

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      Conservazione di fatture elettroniche

      Con l’avvento della fatturazione elettronica, le aziende sono passate dalla gestione cartacea dei documenti alla conservazione di fatture elettroniche.

      Questa transizione ha portato numerosi vantaggi, come la riduzione dei costi di stampa e spedizione, l’accelerazione dei processi di fatturazione e la diminuzione degli errori umani.

      Tuttavia, è fondamentale comprendere che la conservazione di fatture elettroniche richiede una solida strategia di gestione documentale.

      La corretta conservazione offre numerosi vantaggi alle aziende.

      Innanzitutto, consente di risparmiare spazio fisico, eliminando la necessità di archiviare grandi quantità di documenti cartacei.

      Inoltre, la conservazione digitale semplifica la ricerca e il recupero delle fatture, consentendo un accesso rapido alle informazioni e riducendo i tempi di risposta ai clienti.

      Inoltre, la gestione documentale elettronica offre un livello superiore di sicurezza. Le soluzioni di conservazione delle fatture elettroniche possono implementare protocolli di sicurezza avanzati, come la crittografia dei dati e la gestione delle autorizzazioni degli utenti, per proteggere le informazioni sensibili da accessi non autorizzati.

      La conservazione delle fatture elettroniche è diventata un aspetto cruciale della gestione documentale delle aziende moderne. Le normative legali e l’importanza di un accesso rapido alle informazioni richiedono un approccio strategico e professionale alla gestione documentale. Investire in una solida soluzione e seguire le best practice per l’organizzazione e la protezione dei documenti assicurerà che le aziende siano conformi alle normative, efficienti e protette nell’era digitale in cui operano.

      Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti. Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”. La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile. Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

      Attraverso la conservazione a norma il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi.

       

       

       

       

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        Come Archiviare e Conservare le Fatture Elettroniche

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        Come Archiviare e Conservare le Fatture Elettroniche

        Nel mondo digitale odierno, le fatture elettroniche sono diventate una pratica comune per le aziende. Ma come possiamo assicurarci di archiviarle e conservarle correttamente?

        Innanzitutto i Vantaggi

        Prima di addentrarci nella questione dell’archiviazione e conservazione delle fatture elettroniche, è importante comprendere i vantaggi che offrono rispetto alle tradizionali fatture cartacee.

        Le fatture elettroniche riducono l’utilizzo della carta, semplificano i processi di emissione e ricezione, migliorano l’efficienza e consentono una migliore tracciabilità delle transazioni. Inoltre, offrendo un notevole risparmio di tempo e denaro, oltre a promuovere l’ecosostenibilità aziendale.

        Una buona organizzazione e indicizzazione delle fatture elettroniche semplifica enormemente la gestione dei documenti aziendali.

        Creare una struttura di cartelle o un sistema di archiviazione digitale coerente e intuitivo permette di trovare rapidamente le fatture quando necessario.

        L’utilizzo di software di gestione documentale avanzato può automatizzare questo processo, semplificando la ricerca e il recupero delle fatture.

        Arcadoc e la Conservazione a Norma

        Con i nostri software e le nostre soluzioni, la conservazione dei documenti è facile ed economica.

        La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine.

        Come Archiviare e Conservare le Fatture Elettroniche

        La conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS). Inoltre, la conservazione a norma prevede l’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di archiviazione digitale (DAS), che permettono di conservare i documenti digitali in modo sicuro e di garantire la loro disponibilità e recuperabilità nel lungo termine.

         

        Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione a norma dei documenti. Ogni documento “archiviato” attraverso Arcadoc viene inserito in un lotto e “bloccato” attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”. La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile. Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

        Attraverso la conservazione a norma il documento informatico acquista valore probatorio sia ai fini legali che fiscali ed è opponibile a terzi. Inoltre non è deteriorabile, quindi è disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

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          Cloud Archiviazione fattura elettronica

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          Cloud Archiviazione Fattura Elettronica

          L’archiviazione delle fatture elettroniche è diventata una pratica sempre più diffusa per le aziende che desiderano semplificare il processo di gestione dei documenti contabili. In questo contesto, l’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud sta guadagnando sempre più popolarità, offrendo vantaggi significativi in termini di efficienza, sicurezza e conformità legale.

          Protocollare i documenti in ingresso ed in uscita della tua azienda è ormai facilissimo.

          L’importanza dell’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud

          L’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud rappresenta un approccio moderno ed efficiente per la gestione dei documenti contabili. Grazie al cloud, le aziende possono archiviare in modo centralizzato le fatture elettroniche, eliminando la necessità di conservare documenti cartacei o di gestire file digitali su server locali. Ciò semplifica notevolmente la ricerca, l’accesso e il recupero delle fatture, risparmiando tempo e risorse preziose.

          Con i nostri software e le nostre soluzioni, la protocollazione dei documenti è facile ed economica.

          Vantaggi dell’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud

          L’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud offre numerosi vantaggi alle aziende. Innanzitutto, promuove l’efficienza operativa. Le fatture archiviate in cloud possono essere facilmente accessibili da diversi dispositivi e da diverse sedi aziendali, consentendo una gestione centralizzata e condivisa dei documenti contabili. Ciò semplifica la collaborazione tra dipartimenti e riduce la necessità di trasferire manualmente i documenti tra i vari uffici.

          Inoltre, l’archiviazione delle fatture elettroniche in cloud garantisce un alto livello di sicurezza dei dati. Ciò contribuisce a ridurre i rischi di perdita o furto delle fatture, fornendo una solida protezione dei dati aziendali.

          Arcadoc e l’Archiviazione Documentale

          Arcadoc è il nostro software creato proprio in funzione delle esigenze delle aziende di piccola, media e grande gestione.

          Contestualmente alla generazione del protocollo, il sistema permette facilmente di recuperare i documenti oggetto di conservazione, organizzandoli in viste ordinate e fornendo all’utente un’efficiente interfaccia di ricerca; permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

          Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web.

           

           

           

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            La Conservazione Digitale A Norma

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            La Conservazione Digitale a Norma

            La conservazione digitale a norma rappresenta un elemento fondamentale per le aziende che desiderano gestire in modo efficace i propri documenti e rispettare le disposizioni normative. In un’era in cui la quantità di dati digitali cresce esponenzialmente, è fondamentale adottare strategie e soluzioni che permettano di conservare in modo sicuro, affidabile e a norma i documenti. digitali.

            L’importanza della Conservazione Digitale a Norma

            La conservazione digitale a norma è essenziale per garantire la validità legale dei documenti digitali e per soddisfare le richieste delle normative in materia di conservazione dei dati. Le aziende devono essere in grado di archiviare, gestire e recuperare i documenti digitali in modo accurato, sicuro e conforme alle disposizioni normative. La mancata conformità può comportare gravi conseguenze legali e finanziarie. Archiviare un documento cartaceo elettronicamente e fruirne tramite tecnologie informatiche è ormai facilissimo, grazie alle nuove tecnologie.

            I Vantaggi della Conservazione Digitale a Norma

            La conservazione digitale a norma offre numerosi vantaggi alle aziende.

            Innanzitutto, consente di ridurre il consumo di carta e di spazio fisico necessario per l’archiviazione dei documenti, promuovendo l’adozione di pratiche sostenibili e riducendo i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.

            Secondo di poi facilita l’accesso e il recupero dei documenti. Grazie alle tecnologie di indicizzazione e ricerca avanzate, è possibile trovare rapidamente i documenti necessari, risparmiando tempo e migliorando l’efficienza operativa.

            Inoltre, l’archiviazione digitale consente di evitare problemi legati alla perdita o all’usura dei documenti cartacei, garantendo la loro conservazione a lungo termine.

             

            Per implementare con successo la conservazione digitale a norma, è necessario seguire alcuni consigli pratici. Innanzitutto, è fondamentale adottare un software di gestione documentale che offra funzionalità avanzate di conservazione, come l’indicizzazione, la categorizzazione e la protezione dei documenti. È consigliabile scegliere una soluzione che supporti i formati di file più comuni e che consenta di configurare le regole di conservazione in base alle esigenze aziendali e alle normative vigenti.

             

            Con i nostri software e le nostre soluzioni, la conservazione a norma è facile ed economica.

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            Questo ed altro potrebbe convincerti che la conservazione a norma è ormai un’opportunità irrinunciabile. Con il modulo software per la conservazione sostitutiva di Arcadoc vogliamo offrirvi la soluzione più semplice a questi problemi.

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              Conservazione a Norma delle PEC

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              Conservazione a Norma delle PEC

              La posta elettronica certificata, nota come PEC, rappresenta uno strumento fondamentale per le comunicazioni aziendali. Tuttavia, è altrettanto importante garantire la conservazione a norma delle comunicazioni effettuate tramite PEC, al fine di preservare la validità legale dei messaggi e la sicurezza delle informazioni.

              L’importanza della Conservazione a Norma della PEC

              La conservazione a norma della PEC è un requisito fondamentale per le aziende che utilizzano questo strumento di comunicazione. Le comunicazioni effettuate tramite PEC hanno valore legale, quindi è necessario preservarne l’integrità e la validità per eventuali dispute legali, controlli fiscali ,…. La mancata conservazione a norma può portare a conseguenze legali e finanziarie significative, oltre a compromettere la reputazione dell’azienda.

              Per garantire la conservazione a norma della PEC, è essenziale adottare le giuste soluzioni tecnologiche. Le aziende possono optare per software specializzati nella gestione e conservazione delle comunicazioni elettroniche, in grado di garantire l’integrità e la tracciabilità dei messaggi inviati e ricevuti tramite PEC. È importante scegliere una soluzione affidabile, in grado di soddisfare i requisiti specifici del proprio paese o settore.

              Inoltre, le soluzioni di conservazione a norma della PEC devono offrire funzionalità avanzate di archiviazione, indicizzazione e ricerca dei messaggi. Questo permette di accedere facilmente alle comunicazioni archiviate quando necessario, risparmiando tempo e semplificando le attività di controllo e verifica.

              I vantaggi della Conservazione a Norma della PEC

              La conservazione a norma della PEC offre numerosi vantaggi alle aziende. Innanzitutto, garantisce la conformità legale e normativa.

              Inoltre, la conservazione a norma della PEC contribuisce alla protezione dei dati sensibili e della privacy.

              Le soluzioni di conservazione adeguata offrono funzionalità avanzate di sicurezza, ciò garantisce che le comunicazioni archiviate siano accessibili solo a persone autorizzate e riduce il rischio di accessi non autorizzati o violazioni della privacy.

              Arcadoc e la PEC

               

              Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

              Grazie al modulo di Gestione PEC e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

              Come conservare la Posta elettronica certificata

               

               

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                Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
                On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

                Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

                Funzionalità accessorie
                Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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                Conservazione digitale PEC, Conservare a norma le PEC, Conservazione a norma delle PEC, Conservazione digitale dei messaggi PEC, Servizio di Conservazione Digitale delle PEC, Servizio di Conservazione Digitale delle PEC, Conservazione digitale PEC, Come conservare la PEC, Come conservare la Posta elettronica certificata, Conservazione a norma della PEC 

                Conservazione Digitale PEC

                da

                Conservazione digitale PEC

                Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

                Grazie al modulo di Gestione PEC e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

                Le PEC sono infatti considerate equivalenti alla raccomandata con ricevuta di ritorno, in quanto garantiscono l’integrità del messaggio e l’identità del mittente e del destinatario. Tuttavia, per garantire la validità giuridica della PEC, è necessario conservarla in modo corretto e conforme alle normative vigenti.

                Come conservare la Posta elettronica certificata

                Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

                Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

                Per Maggiori informazioni:

                Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
                Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
                Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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                  Tipo di Installazione

                  Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
                  On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

                  Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

                  Funzionalità accessorie
                  Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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                  Archiviazione documentale in Cloud

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                  Archiviazione documentale in Cloud

                  Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

                  Arcadoc è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).

                  Può essere utilizzato per archiviazione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

                  Sono disponibili funzioni di Arcadoc Cloud con i seguenti moduli:

                  • il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;

                  • il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);

                  • il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Regitri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

                  E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

                  Archiviazione e Gestione Documentale

                  Per Maggiori informazioni:

                  Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
                  Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
                  Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

                    Il tuo nome (richiesto)

                    Ragione Sociale

                    La tua email (richiesto)

                    Telefono

                    Tipo di Installazione

                    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
                    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

                    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

                    Funzionalità accessorie
                    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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                    Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Chiave.

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