Come gestire il “ciclo di vita” di ogni documento

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Come gestire il “ciclo di vita” di ogni documento

Come gestire il ciclo di vita di ogni documento? Il Workflow documentale ti da questa possibilità rendendo il lavoro più efficiente.

Un documento può essere quindi acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato ottimizzando tutti i processi.

Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di Workflow Documentale

Arcadoc diventa la soluzione più semplice per la gestione dei documenti aziendali.

Cosa significa per Arcadoc “ottimizzare i processi”?

Ottimizzare i costi, ottimizzare il tempo, innalzare il livello di sicurezza degli accessi alle informazioni, diminuire il rischio di errori e smarrimenti permettendo di aumentare i profitti dell’azienda.

Quali sono i punti di forza del Workflow documentale di Arcadoc?

  • Facile da usare: ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.
  • Editor visuale processi: è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.
  • Automazione processi: i documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.
  • Gestione stato di avanzamento lavori: facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori

La gestione del Workflow non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc.

Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

 

 

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Arcadoc e la gestione documentale sicura e semplice

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Arcadoc e la gestione documentale sicura e semplice

Arcadoc è la soluzione per la gestione documentale sicura e semplice e più facile sia per la sua installazione che per il suo utilizzo.

I suoi punti di forza sono:

  • SEMPLICITA’

  • Facile da usare
  • Intuitivo
  • Utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
  • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine
  • Flessibilità modulare.

  • SICUREZZA

  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione priorità di accesso su modifiche simultanee
  • Possibilità di autenticazione su Active Directory

 

  • FLESSIBILITA’

  • Accessibile via web
  • Possibilità di archiviazione delle immagini anche su Enterprise Content Management System (ECMS)
  • Espandibilità modulare delle funzionalità (gestione del protocollo informatico, fatturazione elettronica, conservazione a norma, gestione del workflow documentale)

 

  • SAAS QUALIFICATO AGID

          Arcadoc è un SaaS (Software as a Service) qualificato AGID

I dati del software sono conservati sul territorio stato Italiano.

 

La soluzione per la gestione documentale trovata con Arcadoc aumenta la sicurezza degli archivi consentendo di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente. Gli amministratori possono dettare le regole per ogni struttura o gruppo dell’azienda. Ogni utente/gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido

 

I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

 

“La creazione di un archivio digitale è inutile senza un software che lo gestisca in maniera efficiente.”

 

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Cuore.

     

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    A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

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    A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

    La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico

    Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta.

    Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

    Conservazione Sostitutiva documenti contabili

     

    Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.-

    Arcadoc permette di eliminare la carta

    Sono disponibili anche altre funzioni attivando i seguenti moduli:

    • Pec Manager (si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita)
    • Workflow Documentale (rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici)
    • Conservazione a Norma dei documenti (permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge)

    Per Maggiori informazioni:

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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      Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
      On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

      Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

      Funzionalità accessorie
      Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

      Il tuo messaggio

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      Conservazione sostitutiva, Conservazione sostitutiva dei documenti, Conservazione sostitutiva per aziende, Conservazione a norma dei documenti, Archivio digitale, Gestione documentale, Protocollo informatico, Arcadoc

      Conservare a norma le PEC con Arcadoc

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      Conservare a norma le PEC con Arcadoc

      La Conservazione PEC è il processo necessario per garantire che il valore legale dei messaggi di posta certificata rimanga inalterato nel corso del tempo. I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, devono perciò essere conservati per minimo 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

      Articolo che dice “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione…Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

      AgID ha poi definito il concetto di documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

      Conservare la PEC quindi è obbligatorio proprio perché è un documento informatico giuridicamente rilevante.

      Arcadoc Cloud permette di conservare a norma le PEC con le relative ricevute di notifica. Grazie alla marcatura temporale della conservazione digitale si prolunga di fatto la validità nel tempo della PEC.

      Le possibilità che ci apre Arcadoc sono svariate:

      • Archiviare messaggi PEC
      • Conservare digitalmente messaggi PEC
      • Liberare spazio dalla casella di posta PEC
      • Le PEC conservate possono essere cancellate manualmente dall’utente oppure in modalità automatica da parte del servizio.

      Il servizio controlla lo stato di ricezione delle nuove PEC direttamente nella casella PEC. Almeno una volta al giorno, tramite una connessione IMAP o POP3, prende in carico i messaggi presenti nella INBOX e si occupa di produrre i rispettivi pacchetti da versare al sistema di conservazione.

      Conservazione Pec Sostitutiva

      Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

       

       

      Per Maggiori informazioni:

      Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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      La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

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      La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

       

      La conservazione di fatture elettroniche a norma equipara i documenti cartacei a quelli elettronici e permette ad aziende dotate di infrastrutture informatiche di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione, permette inoltre di archiviare e classificare al meglio i documenti.

       

      La conservazione a norma digitale per sostituire gli archivi cartacei

       

      Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per la conservazione di fatture elettroniche a norma . Ogni documento “archiviato” viene inserito in un lotto e bloccato attraverso la “firma digitale” e la “marca temporale”. La “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento rendendolo non più modificabile; la marca temporale rende certa la data e l’ora di creazione.

      Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentend0 di eliminare la carta. Grazie al Modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, tutto questo anche da dispositivo mobile.

      Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi più il filo

       

      La Conservazione di Fatture Elettroniche a Norma risulterà facile e veloce!

       

      Nello specifico Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

       

      E’ possibile inoltre  in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

       

      Per Maggiori informazioni:

      Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
      Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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      I documenti visti come risorsa con Arcadoc

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      I documenti visti come risorsa con Arcadoc

      Iniziamo chiarendo che cos’è.

      La Gestione Documentale è l’insieme di soluzioni software che consentono alle aziende di gestire e organizzare, anche a distanza, i flussi di dati e di documenti utili per la propria attività.

      In sostanza è un Sistema basato su software che tiene traccia delle varie versioni del documento, originale e con modifiche apportate, gestisce e archivia documenti in uscita, riceve, spedisce e gestisce procedure e flussi documentali (workflow).

      Perchè proprio Arcadoc?

      Arcadoc, la soluzione più semplice per la Gestione Documentale

      Arcadoc è un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.

      Appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” , in italiano “sistema di Gestione dei documenti”

      Arcadoc permette di capire chi sta utilizzando un documento, definire un processo, controllarne lo stato d’avanzamento e le eventuali problematiche facilitando lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori, questo è possibile grazie al suo sistema di workflow documentale integrato e alla creazione di archivi condivisi.

      Arcadoc e il suo sistema di Workflow

      Ogni utente gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido.

      Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale

      • semplicità
      • sicurezza
      • flessibilità
      • saac qualificato igid

      I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

       

      Per Maggiori informazioni:

      Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
      Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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        I flussi di lavoro con Arcadoc

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        I flussi di lavoro con Arcadoc

        La gestione del flusso di lavoro non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc

        Un workflow, tradotto lettarlmente in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività, dette task, che si svolgono una di conseguenza all’altra.

        Un Workflow documentale aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità dei prodotti/servizi e anche di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

        Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di flusso di lavoro .

         

        I documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.

        Con l’editor visuale è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

        Quali sono i vantaggi del workflow documentale?

        • Completa automazione dei processi documentali aziendali
        • Controllo dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei tempi di evasione
        • Ottimizzazione dei processi aziendali e quindi efficienza
        • Minimizzazione  degli errori e dei ritardi

        Con Arcadoc abbiamo ulteriori vantaggi:

        • Facile da usare
        • Editor visuale processi

        Vantaggi non di poco conto nella frenetica quotidianeità lavorativa.

        Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

        Per Maggiori informazioni:

        Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
        Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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          Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
          On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

          Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

          Funzionalità accessorie
          Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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          Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

          Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Aeroplano.

           

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          Aumentare la produttività con Arcadoc

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          Aumentare la produttività con Arcadoc

          Gestione flussi di lavoro aziendale

          “La gestione documentale è un processo informatico dei documenti,  processo che può essere suddiviso in 3 fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma”.

          Ma cosa intendiamo nello specifico?

          Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, poichè all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire. La gestione documentale diventa quindi un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda soprattutto quindi se consideriamo l’aumento esponenziale dei dati e delle normative sulla privacy.

          Arcadoc permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

          Il software di Arcadoc è stato sviluppato dai professionisti di Aeffegroup per soddisfare le esigenze delle piccole, medie e grandi imprese. L’obiettivo è quello di  rendere utilizzabili nell’immediato le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano e di avere un controllo più minuzioso dell’accesso da parte dei collaboratori a queste informazioni aziendali.

          Attraverso la gestione elettronica dei documenti possiamo ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

          La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

          Gestire i documenti per migliorare la produttività

           

          Una corretta gestione documentale consente di eliminare il disordine, ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Attraverso questa gestione documentale è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti .

          In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

          Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. Inoltre la gestione documentale in Arcadoc ha un’ interfaccia grafica semplice ed intuitiva che ti smartizza ancora di più il lavoro.

          Riassumendo le caratteristiche principali della gestione documentale con Arcadoc

          • Facile da usare
          • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
          • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
          • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
          • Gestione delle contese su modifiche simultanee
          • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
          • Personalizzabile

          Per Maggiori informazioni:

          Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
          Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
          Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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          La gestione dei documenti in cloud con Arcadoc

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          La gestione dei documenti in cloud con Arcadoc

          La gestione dei documenti è una componente importante in ogni azienda. Sempre più aziende stanno ora adottando la gestione dei documenti in cloud questo per rendere efficacie l’organizzazione, la condivisione e la conservazione dei dati.

          Quale i vantaggi della gestione dei documenti in cloud

          La gestione dei documenti in cloud da innanzitutto la possibilità di accedervi da qualsiasi luogo e dispositivo, grazie all’archiviazione su server remoti, consentendo un lavoro flessibile e collaborativo. Con la Pandemia il lavoro da remoto ha preso un grande sopravvento, quindi questo tipo di gestione risulta particolarmente per non bloccare il lavoro.

          In secondo luogo consente una condivisione rapida, veloce e sicura dei file permette ai collaboratori di lavorare insieme in tempo reale, apportando modifiche e tenendo traccia delle versioni precedenti dei documenti.

          I tecnici di Aeffegroup hanno creato un software per dare la possibilità alle piccole e medie imprese di te gestire al meglio i loro documenti in cloud.

          Arcadoc è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).

          Ma cos’è il Software as a Service?

          “Un insieme di mezzi, servizi e competenze che consente alle aziende di esternalizzare completamente alcuni aspetti del loro sistema informativo e sostituirlo con un costo di funzionamento piuttosto che con un investimento vero e proprio.” 

          Arcadoc è un software di gestione documenti disponibile anche su piattaforma Cloud

          La versione Cloud di gestione dei documenti in Arcadoc è ancora più smart!

           

          Arcadoc in versione Cloud è quindi accessibile e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è quindi un esempio reale di Software as a Service (SaaS)

          Questo viene fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).

          Il software di gestione elettronica dei documenti Arcadoc permette una rapida gestione del flusso di lavoro aziendale e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi che delle piccole organizzazioni.

          Il Data Center Arcadoc è stato progettato e realizzato adottando tecnologie innovative che garantiscono agli utenti il più elevato livello di servizio.

          La versione Cloud permette una gestione documentale ancora più efficiente!

           

          Arcadoc SaaS presenta molti vantaggi tipo:

          • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati
          • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto
          • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
          • conservazione a norma, sulla fatturazione elettronica e sul protocollo informatico
          • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
          • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo
          • protezione sicura degli accessi attraverso la tecnologia di crittografia ssl

          La versione Cloud di Arcadoc è ancora più smart, in un periodo storico come questo essere smart sicuramente aiuta molto in campo lavorativo!

           

          Per Maggiori informazioni:

          Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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            Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
            On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

            Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

            Funzionalità accessorie
            Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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            Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Bandiera.

             

             

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            Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PEC

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            Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PEC

            Arcadoc Cloud permette una Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PEC creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

            Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

             

            Gestione sicura delle Pec aziendali

             

             

            Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati. Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

            Per Maggiori informazioni:

            Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
            Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
            Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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              Tipo di Installazione

              Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
              On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

              Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

              Funzionalità accessorie
              Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

              Il tuo messaggio

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              Prova che sei umano selezionando l'icona corrispondente a Camion.

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